Obravnava prijave
3:48 · · Slovenščina · s podnapisi
Za obravnavalce prijav. Izmišljena zadeva v EthicsPortal od prejema do zaključka: dodelite nepristranskega obravnavalca, potrdite prejem, ocenite tveganje, postavite vprašanja, notranje zaznamke vodite ločeno, pravočasno dajte povratno informacijo in zadevo zaključite s popolno evidenco.
Poglavja in prepis
Obravnavajte prijavo od prejema do zaključka in vodite popolno evidenco. To so minimalna pravila EU. Veljajo tudi vaš postopek in nacionalno pravo.
Vpišite se s svojim računom. Izberite pravo organizacijo. Odprite »Prijave«. Preverite, katere zadeve čakajo na potrditev prejema, kateri roki se iztekajo in v katerih zadevah so novi odgovori. Preden ukrepate, preberite celotno prijavo in vse datoteke.
Najprej preverite morebitno navzkrižje interesov. Skrbnik izbere obravnavalca in doda udeležence. Dostop dajte samo pooblaščenim osebam. Skrbniki in opazovalci vidijo vse zadeve. Dodelitev zadeve pred njimi ne skrije.
Izberite »Potrdi prejem«. S tem zabeležite prejem in obvestite prijavitelja. Minimum EU je sedem dni. Preverite nacionalna pravila. Potrditev prejema potrjuje samo prejem. Ne pomeni, da je očitek dokazan.
Preverite neposredna varnostna tveganja, povračilne ukrepe in dokaze, ki lahko izginejo. Nujna tveganja posredujte pristojni nujni ali specializirani službi. Odločite, ali se postopek uporablja in kdo bo preiskoval. Vsak očitek obravnavajte kot nedokazan.
V razdelku »Sporočila« vprašajte za manjkajoča dejstva. Tu vprašamo za dobavitelja in datum dobave. Nato izberite »Pošlji prijavitelju«. Sprašujte nevtralno. Nikoli ne sprašujte po identiteti prijavitelja. Nikoli ga ne prosite, naj dokaze zbira nezakonito. Pojasnite naslednji korak, vendar ne obljubljajte izida.
Svojo oceno zapišite v razdelek »Zaznamki«. Prijavitelj zaznamkov nikoli ne vidi. Zapišite dokaze, odločitev, razloge in naslednji korak. Vključite samo potrebne osebne podatke. Revizijska sled beleži dogodke v zadevi. Ne nadomešča vaše evidence o preiskavi.
V razdelku »Sporočila« prijavitelju sporočite, kateri ukrepi so bili sprejeti ali so načrtovani, in zakaj. Zaščitite identitete, tretje osebe in preiskavo. Če se delo nadaljuje, sporočite napredek in datum naslednjega obvestila. Preiskave ni treba končati do roka za povratno informacijo.
Povratna informacija je potrebna v treh mesecih od potrditve prejema. Če prejem ni bil potrjen, je rok tri mesece po izteku prvih sedmih dni. EthicsPortal upošteva zgodnejši datum. Zapoznela potrditev prejema roka nikoli ne podaljša.
Ko daste povratno informacijo, izberite »Zabeleži poslano povratno informacijo«. To samo označi korak. Odgovora ne napiše. Ko je primerno, izberite razlog zaključka in ali se je sum potrdil. Izid in razloge pošljite, preden zadevo zaključite. Zaključena zadeva ne dokazuje skladnosti.
Preglejte revizijsko sled. Zadevo hranite v zakonskem roku hrambe. Pri odgovorni osebi preverite zadržanje izbrisa in brisanje. Vsak preneseni PDF obravnavajte kot občutljiv. Ko pridejo nova dejstva, zadevo znova odprite. Še naprej se odzivajte na povračilne ukrepe.