Politika zasebnosti #

Datum začetka veljavnosti: 17. februar 2026 Zadnja posodobitev: 28. oktober 2026

1. Uvod #

EthicsPortal (»mi«, »nas«, »naš«) je tržno ime, ki ga uporablja Yaroslav Shmarov, samostojni podjetnik (jednoosobowa działalność gospodarcza), registriran na Poljskem (NIP: 5272755790), na naslovu ul. Obrzeżna 1A, 02-691 Varšava, Poljska. Ta politika zasebnosti opisuje, kako zbiramo, uporabljamo, hranimo in varujemo vaše osebne podatke, ko uporabljate EthicsPortal na naslovu ethicsportal.eu (»storitev«).

To obvestilo pojasnjuje našo obdelavo; ni zahteva za privolitev. Na privolitvi temelji le pošiljanje neobvezne trženjske e-pošte, za katero privolitev date ločeno in jo lahko kadar koli prekličete.

Stik: privacy@ethicsportal.eu

Izhodiščne informacije o pogodbeni stranki so objavljene na strani zaupanje.

2. Podatki, ki jih zbiramo #

2.1 Podatki o računu #

Ob ustvarjanju računa zbiramo:

• E-poštni naslov
• Prikazno ime (če je navedeno)
• Jezikovno nastavitev

Osebje se vpiše brez gesla — uporabljamo čarobne povezave (enkratne kode, poslane na vašo e-pošto), zato gesel osebja ne zbiramo in ne hranimo. Prijavitelj, ki želi svojo prijavo spremljati na spletu, prejme geslo, ki ga ustvari sistem in je shranjeno le kot izvleček bcrypt.

Podatke o viru registracij uporabljamo za razumevanje, kako stranke odkrijejo EthicsPortal, in merjenje učinkovitosti našega trženja.

2.2 Plačilni podatki #

Naročniška in obračunska plačila potekajo prek storitev Checkout in Billing Portal, ki ju gosti Stripe. Stripu posredujemo e-poštni naslov računa ter interne identifikatorje organizacije in stranke, potrebne za ustvarjanje in upravljanje naročnine. Stripe neposredno zbira ime plačnika, naslov za obračun, davčno številko in podatke o načinu plačila. Celotnih številk kartic ali bančnih računov ne prejemamo in ne hranimo.

Pri izvedbi plačil Stripe obdeluje osebne podatke v našem imenu. Nekatere podatke Stripe obdeluje tudi kot samostojen upravljavec za namene, ki jih določi sam, vključno s preprečevanjem goljufij, regulativno skladnostjo in delovanjem plačilnega omrežja. Te dejavnosti ureja politika zasebnosti Stripa.

2.3 Dnevniki strežnika #

Naši strežniki ob dostopu do storitve samodejno zabeležijo podatke, med njimi:

• Naslov IP
• Vrsto in različico brskalnika
• Obiskane strani in časovne žige
• Napotitveni naslov URL

Dnevniki strežnika se uporabljajo za spremljanje varnosti in razhroščevanje. Ne uporabljajo se za oglaševanje ali sledenje.

Posebej za pot za prijavo dnevniki aplikacije ne vsebujejo naslovov IP prijaviteljev. Posredniški strežnik TLS pred aplikacijo iz varnostnih razlogov vodi kratkotrajne dnevnike povezav, vključno z naslovi IP.

2.4 Podatki o prijavah nepravilnosti #

Ko prijavitelj odda prijavo prek poti za prijavo organizacije, zbiramo:

• Opis, kategorijo in vir prijave
• Ime in kontaktne podatke prijavitelja (če jih prostovoljno navede)
• Sporočila, izmenjana med prijaviteljem in organizacijo

Opisi prijav, imena prijaviteljev, kontaktni podatki prijaviteljev in vsebine sporočil so v podatkovni bazi šifrirani s šifriranjem na ravni aplikacije. Naslovi IP prijaviteljev se ne shranjujejo s prijavami, sporočili ali revizijskimi vnosi. Omejevanje pogostosti uporablja psevdonimiziran zgoščeni zapis naslova IP s ključem, ki se hrani samo v oknu omejevanja pogostosti. Dnevniki aplikacije za pot za prijavo ne vsebujejo naslovov IP.

2.5 Osebni podatki tretjih oseb, imenovanih v prijavah #

Prijava nepravilnosti lahko vsebuje osebne podatke o drugih osebah — na primer o osebi, ki jo prijava zadeva, ali o pričah. Za te podatke o prijavi EthicsPortal nastopa kot obdelovalec v imenu organizacije stranke, ki je upravljavec. Organizacija je odgovorna za zakonitost te obdelave in za zagotovitev informacij, ki jih zadevnim posameznikom zahteva člen 14 GDPR.

Skladno s členom 14(5)(b) GDPR in zahtevami glede zaupnosti iz direktive EU o zaščiti prijaviteljev (2019/1937) je obveščanje imenovanega posameznika lahko odloženo ali omejeno, kadar bi to škodovalo preiskavi ali ogrozilo zaščito identitete prijavitelja.

3. Kako uporabljamo vaše podatke in pravna podlaga #

Kadar se opiramo na zakoniti interes, lahko kadar koli ugovarjate (8. razdelek). Vaših osebnih podatkov ne prodajamo. Vaših podatkov ne uporabljamo za prilagojeno oglaševanje. Ne uporabljamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev, ki bi imelo za vas pravne učinke ali bi na vas podobno znatno vplivalo.

4. Storitve tretjih oseb #

Podatke delimo z naslednjimi storitvami tretjih oseb, izključno v obsegu, potrebnem za zagotavljanje storitve:

Vsako storitev tretje osebe ureja njena lastna politika zasebnosti. Priporočamo, da jih pregledate.

5. Piškotki in analitika spletnega mesta #

Aplikacija (secure.ethicsportal.eu) uporablja samo lastne piškotke, potrebne za vpis, ohranjanje vpisa in shranjevanje vaših nastavitev:

Sledilnih ali oglaševalskih piškotkov tretjih oseb ne uporabljamo.

Javno spletno mesto ne nastavlja piškotkov. Njegovo merjenje obiskanosti (Plausible, 4. razdelek) deluje brez piškotkov, svoje obiske v tem brskalniku pa lahko izključite:

6. Hramba in varnost podatkov #

• Lokacija strežnika: osnovni podatki aplikacije gostujejo pri Hetznerju v Nürnbergu v Nemčiji (Evropska unija)
• Šifriranje pri prenosu: vse povezave uporabljajo HTTPS/TLS
• Šifriranje pri hrambi: podatki o prijavah nepravilnosti (opisi, imena prijaviteljev, kontaktni podatki, sporočila) so v podatkovni bazi šifrirani z Active Record Encryption
• Vpis osebja brez gesla: osebje uporablja čarobne povezave, zato se gesla osebja ne hranijo. Gesla prijaviteljev ustvari sistem in so shranjena le kot izvleček bcrypt
• Nadzor dostopa: dostop do podatkovne baze je omejen na pooblaščeno osebje

Čeprav za zaščito vaših podatkov izvajamo razumne ukrepe, noben način prenosa ali hrambe ni stoodstotno varen. Če odkrijete varnostno ranljivost, se obrnite na security@ethicsportal.eu.

7. Hramba podatkov #

• Podatki o računu se hranijo, dokler je vaš račun aktiven
• Podatki organizacije se hranijo, dokler je vaša organizacija aktivna
• Prijave nepravilnosti — zaključene ali zavržene prijave se samodejno izbrišejo po dobi hrambe, ki jo nastavi organizacija stranka (12, 24, 36, 48 ali 60 mesecev). Aktivne prijave v teku se hranijo do zaključka; prijava brez dejavnosti 18 mesecev se samodejno zaključi, s čimer se začne doba hrambe
• Zapisi o pošiljanju e-pošte — za povabila in obvestila zaposlenim: šifriran naslov prejemnika, vrsta sporočila in čas pošiljanja, nikoli zadeva ali vsebina. Zapisi, povezani z organizacijo, se izbrišejo skupaj z njo; zapisi, ki niso povezani z nobeno organizacijo, se izbrišejo 90 dni po pošiljanju. Sporočila za prijavo v račun in sporočila prijaviteljem se ne beležijo
• Dnevniki strežnika se prepišejo, ko se napolnijo. Dnevnik posredniškega strežnika (proxy), ki vsebuje naslove IP, se trenutno prepiše po približno dveh dneh. Dnevniki aplikacije ne vsebujejo naslovov IP
• Plačilne evidence se hranijo, kot to zahtevajo veljavni davčni in računovodski predpisi
• Revizijski dnevniki — določeni dogodki v zvezi s prijavami in računi se hranijo zaradi skladnosti, vključno s tem, kateri obravnavalec si je ogledal katero prijavo (en zapis na obravnavalca, prijavo in 24 ur); ogledi drugih strani se ne beležijo. Revizijski vnosi se hranijo, dokler organizacija obstaja, in se izbrišejo skupaj z njo

Ko zaprete svoj račun, se podatki za dostop do računa odstranijo. Omejeni pripisani zapisi lahko ostanejo na podlagi dokumentiranih navodil upravljavca o hrambi, veljavnih zakonskih obveznosti ali uveljavljanja, izvajanja oziroma obrambe pravnih zahtevkov. 9. razdelek določa, kaj ostane in zakaj.

8. Vaše pravice po GDPR #

Ker imamo sedež v Evropski uniji, se uporablja Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR). Imate pravico do:

• Dostopa — zahtevati kopijo osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas
• Popravka — zahtevati popravek netočnih podatkov
• Izbrisa — zahtevati izbris svojih podatkov (»pravica do pozabe«)
• Omejitve — zahtevati, da omejimo obdelavo vaših podatkov
• Prenosljivosti podatkov — zahtevati svoje podatke v strukturirani, strojno berljivi obliki
• Ugovora — ugovarjati obdelavi svojih podatkov
• Preklica privolitve — kadar koli preklicati privolitev, kadar obdelava temelji na privolitvi
• Vložitve pritožbe — vložiti pritožbo pri nadzornem organu za varstvo podatkov, zlasti v državi EU, v kateri živite ali delate (v Sloveniji je to Informacijski pooblaščenec), ali pri našem vodilnem nadzornem organu, predsedniku poljskega Urada za varstvo osebnih podatkov (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varšava)

Kako uveljavljate svoje pravice: večino svojih podatkov lahko upravljate neposredno v nastavitvah računa. Za izbris računa obiščite stran z nastavitvami računa. Za vse druge zahteve nam pišite na privacy@ethicsportal.eu.

Če ste oddali prijavo nepravilnosti: upravljavec te prijave je organizacija, katere pot za prijavo ste uporabili, EthicsPortal pa nastopa kot njen obdelovalec. Do celotne kopije svoje prijave lahko kadar koli dostopate in jo prenesete prek spletnega obrazca za prijavo z oznako zadeve in geslom. Za popravek podatkov dodajte sporočilo k svoji prijavi; za vse druge zahteve se obrnite na organizacijo (kot obdelovalec ji bomo pomagali). Izbris je lahko omejen z dokumentirano odločitvijo upravljavca o hrambi ter katero koli veljavno zakonsko obveznostjo ali izjemo zaradi pravnih zahtevkov.

Stik za varstvo podatkov: poizvedbe o naših praksah varstva podatkov lahko naslovite na privacy@ethicsportal.eu.

9. Izbris računa in podatkov #

Svoj račun lahko kadar koli zaprete v nastavitvah računa. Vaš e-poštni naslov se nadomesti z neuporabnim nadomestkom, vaši prijavni podatki za dvostopenjsko preverjanje, aktivne seje, žetoni API, jezikovna nastavitev in tržne nastavitve pa se trajno odstranijo. Prijava ni več mogoča in prek storitve vas ne moremo več kontaktirati.

Če vaš račun v organizaciji ni nikoli deloval, se zapis računa izbriše v celoti. Če je, se vaša članstva deaktivirajo namesto izbrišejo, zaznamki o zadevah, sporočila in revizijski vnosi, pripisani tem članstvom, pa ostanejo, da se v evidenci skladnosti organizacije ohrani pripisljivost. Dobo hrambe določi upravljavec po svojih dokumentiranih navodilih in veljavnem pravu; pravice do izbrisa po GDPR ostajajo predmet morebitnih izjem zaradi zakonskih obveznosti ali pravnih zahtevkov.

Po zaprtju računa zato ostanejo tri stvari:

• Vaša profilna slika se ob zaprtju računa izbriše. Vaše ime ostane ob pripisani dejavnosti, dokler zadevna organizacija to evidenco skladnosti hrani. Hrani se izključno zato, da je razvidno, kdo je izvedel zabeleženo dejavnost, ne za overitev ali za stik.
• Revizijski vnosi za avtenticirana dejanja ohranijo vaše ime, e-poštni naslov in naslov IP zahteve. Naslovi IP prijaviteljev so izključeni. Skrbniki organizacije revizijske sledi, v katero je mogoče samo dodajati, ne morejo urejati ali posamično brisati; vnosi se izbrišejo skupaj z organizacijo.
• Izvozi podatkov, ustvarjeni pred vašo zahtevo, obstanejo do 7 dni, nato se samodejno izbrišejo.

Izbris je zavrnjen, dokler ste lastnik organizacije, njen edini skrbnik ali njen imenovani zaupnik. Najprej prenesite ali predodelite vlogo.

10. Zasebnost otrok #

Računi strank niso namenjeni otrokom, mlajšim od 16 let. Pot za prijavo organizacije lahko kljub temu prejme prijavo mladoletne osebe, kadar organizacija to pot omogoči. Organizacija je upravljavec podatkov o prijavi in odloči, kako se obravnava zahteva za izbris; kot obdelovalec ji pri tem pomagamo. Za osebne podatke, ki jih upravljamo neposredno, se obrnite na privacy@ethicsportal.eu in zahtevo bomo ocenili ter po njej ukrepali skladno z veljavnim pravom.

11. Mednarodni prenosi podatkov #

Osnovni podatki o prijavah nepravilnosti se hranijo na strežnikih v Nemčiji (EU). Javna trženjska stran se dostavlja prek Cloudflare (Združene države); pot za prijavo in portal za obravnavalce ne. Ta obdelava na javni strani je zunaj verige obdelave podatkov o prijavah po navodilih stranke, ki jo pokriva pogodba o obdelavi podatkov. Za prenose podatkov z javne strani iz EGP v Združene države Cloudflare navaja, da se opira na okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov, in če njegova certifikacija poteče ali ni veljavna, na standardna pogodbena določila z dopolnilnimi ukrepi po pogodbi Cloudflare o obdelavi podatkov za stranke.

Mailjet in AppSignal imata sedež v EU. Kadar njuni ponudniki obdelujejo podatke zunaj EGP, za te prenose veljajo zaščitni ukrepi iz poglavja V GDPR (glejte pogodbo o obdelavi podatkov).

Našo e-pošto, evidence strank in koledar za rezervacijo predstavitev gosti Zoho v Združenih državah. Za prenose k Zohu veljajo zaščitni ukrepi iz poglavja V GDPR.

Stripe Payments Europe ima sedež na Irskem, vendar lahko Stripe obračunske in plačilne podatke obdeluje v drugih državah. Stripe navaja, da uporablja ustrezne zakonite mehanizme za prenos, vključno s sklepi o ustreznosti in standardnimi pogodbenimi določili, kot je opisano v pogodbi Stripa o obdelavi podatkov.

12. Kandidati za zaposlitev #

Ko se pri nas prijavite na delovno mesto (na primer po e-pošti na careers@ethicsportal.eu), zbiramo in obdelujemo:

• Vaše ime in kontaktne podatke
• Vaš življenjepis, prijavno sporočilo in vse, kar nam sami poveste o svojih izkušnjah
• Zapiske z razgovorov ali pogovorov med izbirnim postopkom

Pravna podlaga: obdelava je potrebna za izvedbo ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe ter za naš zakoniti interes pri ocenjevanju kandidatov in izvedbi poštenega izbirnega postopka. Ne sprašujemo po posebnih vrstah osebnih podatkov (kot so zdravje, veroizpoved ali članstvo v sindikatu) ali po vaši zgodovini plačil na prejšnjih delovnih mestih in prosimo, da jih ne pošiljate.

Hramba: podatke o prijavi hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za oceno vaše prijave in zapolnitev delovnega mesta. Če niste izbrani, podatke o vaši prijavi po zaključku postopka izbrišemo, razen če nas prosite, da jih obdržimo za prihodnja delovna mesta — v tem primeru jih hranimo do 12 mesecev.

Glede podatkov o svoji prijavi imate enake pravice po GDPR, kot so navedene v 8. razdelku. Za njihovo uveljavljanje ali za izbris svoje prijave pišite na privacy@ethicsportal.eu.

13. Spremembe te politike #

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Ob vsebinskih spremembah vas bomo obvestili po e-pošti ali z obvestilom v aplikaciji. Datum »Zadnja posodobitev« na vrhu te strani označuje, kdaj je bila politika nazadnje spremenjena.

Ta politika je obvestilo in ne pogodba ter ne zahteva sprejema. Spremembe veljajo od navedenega datuma začetka veljavnosti oziroma zadnje posodobitve, ob upoštevanju morebitnega obvestila, ki ga zahteva veljavno pravo.

14. Stik #

Če imate vprašanja o tej politiki zasebnosti ali želite uveljaviti svoje pravice glede podatkov, se obrnite na:

Splošno: support@ethicsportal.eu Zasebnost / pravice po GDPR: privacy@ethicsportal.eu Stik za varstvo podatkov: privacy@ethicsportal.eu Varnostna razkritja: security@ethicsportal.eu Pravno / pogodba o obdelavi: legal@ethicsportal.eu Lokacija: Varšava, Poljska

Zadnja posodobitev: 30. oktober 2026