Securitate #

EthicsPortal procesează date sensibile privind raportările interne. Această pagină descrie măsurile tehnice și organizatorice esențiale pentru evaluarea de securitate și conformitate.

Ultima actualizare: 2026-08-28.

Criptare #

Datele sensibile din raportări și din mesaje sunt criptate în repaus. Toate conexiunile la platformă folosesc HTTPS/TLS.

Măsura vizează în special:

descrierea raportării;
identitatea persoanei care raportează, dacă este furnizată;
datele de contact;
conținutul mesajelor dintre persoana care raportează și responsabilul de caz.

Protecția anonimatului #

Portalul public este proiectat pentru a reduce expunerea identității:

raportarea poate fi trimisă fără nume și fără date de contact;
metadatele identificabile din fișiere sunt eliminate înainte de stocare;
interfața publică nu afișează identitatea responsabilului de caz;
persoana care raportează revine în dosar cu un ID de caz și un cod PIN ales la trimitere.

Anonimizarea adreselor IP #

Adresele IP nu sunt stocate în clar pentru raportări, mesaje sau consultarea dosarelor. Limitarea frecvenței folosește un hash unidirecțional cu o cheie secretă rotativă, suficient pentru a detecta abuzul fără a păstra adresa sursă.

Eliminarea metadatelor din fișiere #

Metadatele care pot identifica autorul, inclusiv EXIF, coordonate GPS și proprietățile documentelor, sunt eliminate înainte de stocare. Dacă un fișier nu poate fi procesat în siguranță, acesta nu este pus la dispoziția responsabililor de caz.

Scanare antivirus #

Toate fișierele încărcate sunt scanate automat pentru programe malware cu ClamAV , un motor antivirus open-source. Scanarea are loc pe server, într-un proces de fundal, după încărcare. Fișierele care nu au trecut scanarea sunt blocate de la livrare, iar fișierele infectate sunt eliminate automat.

Fișierele sunt scanate pe infrastructura EthicsPortal — nicio dată din fișiere nu este trimisă către servicii de scanare terțe.

Anonimatul responsabilului de caz #

Persoana care raportează vede mesajele organizației, nu numele sau adresa de e-mail a responsabilului. Comunicarea bidirecțională rămâne separată de identitatea utilizatorilor interni.

Fără urmărire #

Canalul public de raportare nu încarcă module de analiză, pixeli publicitari sau scripturi de amprentare. Cloudflare Web Analytics este limitat la site-ul de marketing și nu setează cookie-uri analitice, dar Cloudflare poate prelucra metadatele cererii, inclusiv adresa IP, conform Politicii de confidențialitate .

Statutul actual al asigurării independente #

EthicsPortal nu pretinde certificare ISO 27001 acreditată și nu are în prezent un test extern independent de penetrare consemnat. Pagina de încredere publică explicit acest statut și va indica domeniul și data atunci când situația se schimbă.

Materiale pentru evaluarea securității #

La cerere, în etapa de achiziție sunt disponibile un DPA semnat, dovezi de înregistrare și fiscale, un chestionar de securitate completat și răspunsuri privind restaurarea copiilor de rezervă, accesul privilegiat și răspunsul la incidente.

Control de acces #

Accesul la dosare este separat pe roluri:

Rol	Poate vedea dosare	Poate modifica setările organizației
Administrator	Da	Da
Responsabil de caz	Doar dosarele la care are acces	Nu
Observator	Doar citire, pentru auditori și consilieri juridici	Nu

Fiecare acțiune importantă este înregistrată în jurnalul de audit.

Autentificarea cu doi factori #

Conturile administratorilor și responsabililor de caz pot activa autentificarea TOTP cu o aplicație standard. După activare, conectarea necesită atât legătura magică, cât și un cod temporar din șase cifre. Persoanele care raportează folosesc separat ID-ul dosarului și codul de acces ales la trimitere; codul este păstrat numai sub forma unui hash bcrypt.

Ciclul de viață al sesiunii #

Fiecare sesiune autentificată înregistrează last_seen_at la fiecare cerere (cu debouncing). Utilizatorii își pot examina sesiunile active, pot vedea când a fost activă fiecare ultima dată, pot revoca individual orice sesiune sau se pot deconecta din toate celelalte sesiuni simultan din setările contului.

Sesiunile expiră automat după 14 zile de inactivitate. Următoarea cerere a unei sesiuni inactive distruge înregistrarea de pe server, șterge cookie-ul și impune reautentificarea printr-un nou link magic. Un job nocturn elimină sesiunile abandonate cu același prag, astfel încât user_agent și ip_address nu sunt păstrate dincolo de fereastra de inactivitate, chiar dacă utilizatorul nu se mai întoarce.

Autentificarea prin link magic limitează aria de impact a sesiunilor de lungă durată: un cookie de sesiune furat nu oferă o credențială reutilizabilă, iar reautentificarea necesită acces la e-mail.

Accesul membrilor și retragerea accesului #

Accesul la organizație este aplicat la limita cererii. Atunci când un membru este dezactivat:

Accesul la organizație este respins imediat, inclusiv pe URL-urile salvate anterior.
Atribuirile raportărilor deschise sunt anulate.
Participările sunt eliminate.
Istoricul jurnalului de audit atribuibil membrului este păstrat.
Membrul dezactivat este notificat.
Reactivarea nu restabilește automat accesul anterior la cazuri.

Ultimul administrator activ și proprietarul organizației nu pot fi dezactivați. Toate evenimentele de dezactivare și reactivare sunt scrise în jurnalul de audit doar pentru adăugare.

Membrii fără amprentă de conformitate (fără înregistrări în jurnalul de audit, fără atribuiri, fără participări) sunt șterși definitiv la eliminare; membrii cu amprentă sunt dezactivați soft astfel încât pista de audit să rămână rezolvabilă.

Ștergerea contului #

Când un membru își închide contul, adresa de e-mail este înlocuită cu una nelivrabilă, iar datele 2FA, sesiunile, tokenurile API și preferințele sunt șterse definitiv. Dacă nu a acționat niciodată într-o organizație, înregistrarea este eliminată. În caz contrar, numele și fotografia rămân asociate dosarelor și jurnalului de audit, iar apartenențele sunt dezactivate pentru a păstra atribuirea cerută de obligațiile de evidență.

Limitarea frecvenței #

Punctele publice sunt limitate pentru a preveni abuzul și enumerarea: 5 raportări în 10 minute și 10 încercări în 3 minute pentru consultarea unui dosar sau trimiterea unui mesaj, calculate per IP anonimizat. Nicio adresă IP reală nu este stocată.

Audit și conformitate #

Jurnal de audit doar cu adăugare #

Fiecare acțiune din EthicsPortal este înregistrată cu:

Marcaj temporal (UTC)
Autor (utilizatorul sau procesul de sistem care a efectuat acțiunea)
Tip de acțiune (raportare creată, schimbare de stare, mesaj trimis, alocare responsabil, vizualizare raportare, export raportare, ștergere raportare etc.)

Intrările din jurnalul de audit sunt doar cu adăugare. Nu pot fi modificate sau șterse de niciun utilizator, inclusiv administratorii organizației. Jurnalul complet de audit este inclus în exporturile PDF ale dosarului pentru revizuirea de către autoritățile de reglementare.

Retenția datelor #

Organizațiile își configurează propria perioadă de retenție: 12, 24, 36, 48 sau 60 de luni după închiderea unei raportări. Când expiră perioada de retenție, raportarea și toate datele asociate (mesaje, anexe, intrări din jurnalul de audit) sunt șterse automat și definitiv de o sarcină de fundal.

Aceasta îndeplinește cerințele de limitare a stocării din GDPR (art. 5(1)(e)) și obligațiile de păstrare a evidenței din Directiva (UE) 2019/1937 (art. 17–18).

Protecție CSRF #

Toate trimiterile de formulare sunt protejate împotriva falsificării cererilor cross-site folosind jetoanele CSRF integrate ale Rails.

Ciclu de dezvoltare securizat #

EthicsPortal urmează un ciclu de dezvoltare documentat pentru modificările care afectează Serviciul. Etapele sunt enunțate aici pentru ca un evaluator de achiziții să le poată corela cu controalele ISO/IEC 27001:2022 A.8.25–A.8.29.

Etapă	Practică
Arhitectură și design	Funcționalitățile care introduc fluxuri noi de date cu caracter personal, subprocesatori sau scopuri de autorizare sunt evaluate înainte de implementare în raport cu angajamentele privind criptarea, controlul accesului și jurnalul de audit documentate pe această pagină.
Revizuirea modificărilor	Modificările aduse în producție sunt revizuite în raport cu o listă de verificare scrisă (acoperirea criptării, scopul de autorizare, emiterea în jurnalul de audit, validarea intrărilor, gestionarea secretelor) înainte de implementare. Aplicarea este automată, nu discreționară: suita completă de teste și analiza statică rulează la fiecare modificare și blochează implementarea în caz de eșec. Suita rulează pe un runner CI găzduit sau pe o stație de lucru de dezvoltare, execuția finalizată fiind înregistrată ca stare a commitului pe care pipeline-ul o verifică înainte de a omite rularea găzduită. Rolurile de aprobare a modificărilor sunt descrise în cadrul revizuirii de achiziție.
Programare securizată	Codul folosește implicit apărări la nivel de cadru — interogări parametrizate via ActiveRecord, parametri puternici, eludare la afișare în view-uri, jetoane CSRF, criptare la nivel de atribut, autorizare Pundit la limita controllerului. Devierile necesită justificare scrisă.
Testare de securitate în dezvoltare	Analiza statică (Brakeman , bundler-audit , `importmap audit`) rulează la fiecare modificare. Testele acoperă căile de autorizare, invarianții criptării în repaus, emiterea în jurnalul de audit și aplicarea limitelor de rată.
Separarea mediilor	Mediile de producție și non-producție sunt izolate. Datele cu caracter personal din producție nu sunt folosite în afara producției; mediile de staging și dezvoltare folosesc date sintetice.
Răspuns la vulnerabilități	Rapoartele sunt confirmate în 2 zile lucrătoare (vezi dezvăluirea responsabilă ). Ținte: probleme critice remediate în 7 zile, majore în 30, medii în 90. Problemele confirmate care afectează clienții implementați sunt raportate prin registrul de incidente când îndeplinesc criteriile registrului.

Gestionarea dependențelor și a actualizărilor #

EthicsPortal nu implementează componente software ajunse la sfârșitul ciclului de viață. Aplicația rulează pe versiuni cu suport activ ale Rails, Ruby, PostgreSQL și ale sistemului de operare subiacent; actualizările de securitate din amonte sunt aplicate continuu.

Dependențele sunt scanate continuu în CI:

Brakeman semnalează vulnerabilitățile specifice Rails la fiecare modificare.
bundler-audit verifică Gemfile-ul față de Ruby Advisory Database la fiecare modificare și, în plus, zilnic conform unui program, astfel încât vulnerabilitățile nou divulgate să fie detectate chiar și fără modificări de cod.
importmap audit scanează importurile JavaScript pentru vulnerabilități cunoscute la fiecare modificare și, în plus, zilnic conform unui program.
Dependabot deschide săptămânal pull request-uri pentru gem-urile Ruby și pentru GitHub Actions învechite, grupate pe actualizări minore/de patch.

Componentele care ajung la sfârșitul ciclului de viață în amonte sunt înlocuite sau actualizate înainte de închiderea ferestrei de suport.

Găzduire și infrastructură #

Datele principale ale raportărilor sunt găzduite în Uniunea Europeană, pe infrastructură Hetzner în Germania. Procesarea plăților este realizată prin Stripe, cu sediul european în Irlanda și posibile prelucrări în alte țări în baza garanțiilor aplicabile descrise în Politica de confidențialitate . E-mailurile tranzacționale sunt livrate prin Mailjet din Franța.

Portalul public de raportare nu folosește scripturi publicitare sau mecanisme de urmărire comercială.

Site-ul de marketing este livrat prin Cloudflare (CDN, Statele Unite); canalul de raportare și interfața responsabililor de caz nu. Această prelucrare separată a site-ului public și garanțiile sale de transfer sunt descrise în Politica de confidențialitate , nu în lista de subprocesatori din DPA.

Copii de rezervă și restaurare #

EthicsPortal operează două straturi complementare de copii de rezervă, ambele păstrate în UE:

Strat	Conținut	Locație	Retenție
Baza de date	Copii zilnice ale bazei de date PostgreSQL, printr-un accesoriu Kamal	Hetzner Object Storage, Nürnberg (UE)	21 de zile pentru versiunile curente; versiunile șterse expiră după încă 7 zile
Server	Instantanee complete ale discului serverului de aplicație	Hetzner Cloud, Nürnberg (UE)	7 zile

Obiective de recuperare. Obiectivul punctului de recuperare (RPO) este de 24 de ore. Obiectivul timpului de recuperare (RTO) este de 4 ore. Aceste obiective apar și în Acordul de nivel de serviciu .

Testarea restaurării. Un exercițiu de restaurare este efectuat automat lunar printr-un flux CI într-un mediu de unică folosință. Prospețimea copiilor de rezervă este monitorizată continuu.

Criptare. Câmpurile criptate de aplicație rămân criptate în copie. Hetzner Object Storage nu criptează implicit obiectele în repaus; criptarea integrală a copiilor și a atașamentelor nu a fost verificată.

Revizuire operațională #

Anumite materiale operaționale sunt partajate în etapa de revizuire pentru achiziții în loc să fie publicate integral pe web deschis, deoarece conțin detalii de infrastructură și de răspuns mai potrivite pentru dezvăluire controlată.

Subiecte disponibile la cerere în etapa de achiziție:

Sumar al accesului privilegiat în producție
Flux de răspuns la incidente și contacte de escaladare
Continuitatea activității și răspunsuri privind dezafilierea/exportul clienților

Dezvăluire responsabilă #

Dacă descoperiți o vulnerabilitate de securitate în EthicsPortal, vă rugăm să o raportați la security@ethicsportal.eu . Vă solicităm să:

Nu divulgați public vulnerabilitatea înainte să o putem aborda.
Oferiți detalii suficiente pentru a reproduce și remedia problema.
Nu accesați și nu modificați datele altor clienți.

Vom confirma raportul dvs. în 2 zile lucrătoare și vom urmări remedierea promptă a vulnerabilităților confirmate.

Fără program de recompense plătite. Nu remunerăm rapoartele de vulnerabilități și nu semnăm acorduri de confidențialitate, nu convenim condiții comerciale și nu susținem apeluri drept condiție prealabilă pentru primirea unui raport. Trimiteți la adresa de mai sus activul afectat, pașii de reproducere și impactul pe care l-ați stabilit.

Ultima actualizare: 23 septembrie 2026