Un canal de raportare conform, operațional în câteva minute #
EthicsPortal furnizează un canal de raportare deja configurat pentru cerințele de bază din Directiva (UE) 2019/1937 și Legea 361/2022. Fără proiect de implementare, fără dezvoltare internă, fără infrastructură separată.
Configurare în 3 pași #
1. Configurați canalul de raportare (2 minute) #
Creați contul, apoi setați:
- Numele organizației și logo-ul — canalul dvs. de raportare, identitatea dvs.
- Categoriile de raportare — fraudă, hărțuire, siguranță sau categorii proprii
- Perioada de retenție — 12, 24, 36 sau 60 de luni, apoi ștergere automată
Canalul dvs. de raportare este disponibil imediat la o adresă unică. Nu există timp de așteptare pentru punerea în funcțiune.
2. Distribuiți linkul (1 minut) #
Fiecare canal de raportare primește un link partajabil și un cod QR. Îl puteți publica în regulamentul intern, în procedura de integrare a noilor angajați, în zonele comune sau în comunicările către personal. Lucrătorii îl accesează din orice browser, fără aplicație și fără cont.
Fiecare canal de raportare are și propria adresă de e-mail. Persoanele care preferă să scrie din propria aplicație de e-mail își trimit raportarea la această adresă, iar aceasta ajunge ca orice alt caz.
Un canal de raportare în producție: secure.ethicsportal.eu/p/R8HXGNHO — al EthicsPortal.
3. Începeți gestionarea cazurilor #
Când intră o raportare, organizația primește notificare și gestionează toate cazurile într-o singură vizualizare:
- Atribuiți și triaționați — direcționați cazul către responsabilul potrivit și stabiliți o prioritate (Scăzută, Normală, Ridicată, Urgentă) la evaluare
- Filtrați și căutați — găsiți cazuri după stare, categorie sau termen
- Raportări prin e-mail — e-mailurile trimise la adresa canalului devin automat cazuri. Responsabilii de caz nu văd niciodată adresa expeditorului, iar persoana care raportează primește ID-ul cazului și o parolă pentru căsuța securizată. Este activat implicit, iar organizația îl poate dezactiva. Cum funcționează
- Înregistrați raportări primite offline — telefonic, prin scrisoare sau în persoană. Dacă persoana care raportează dorește să urmărească cazul online, EthicsPortal generează o parolă de unică folosință, pe care i-o transmiteți
Deschideți un caz pentru a-l gestiona de la început până la capăt:
- Citiți raportarea integrală — descriere, categorie și fișiere încărcate
- Confirmați primirea — termenul de 7 zile este urmărit automat
- Comunicați cu persoana care raportează — mesagerie securizată în ambele sensuri, pe care persoana care raportează o deschide cu ID-ul cazului și parola, fără a afișa identitatea responsabilului de caz
- Furnizați feedback — termenul de 3 luni este urmărit automat
- Adăugați note interne — invizibile pentru persoana care raportează, vizibile pentru echipa dvs.
- Exportați dosarul — PDF pentru audit, juridic sau documentație internă
Ce experiență are persoana care raportează #
Un canal funcționează numai dacă oamenii au încredere să îl folosească.
- Fără cont, fără aplicație, fără autentificare. Doar un browser, inclusiv de pe telefon personal.
- Anonimat implicit. Adresele IP ale persoanelor care raportează nu sunt stocate împreună cu raportările sau în jurnalele aplicației, iar metadatele fișierelor sunt eliminate înainte de stocare.
- Dezvăluirea identității este opțională. Numele și datele de contact nu sunt obligatorii.
- Sau trimiteți un e-mail. Persoanele care raportează pot scrie și la adresa canalului. E-mailul nu este anonim, de aceea răspunsul primit indică formularul online pentru cei care au nevoie de anonimat.
- ID-ul cazului și parola. După trimitere, persoana care raportează primește un ID al cazului (
WB-XXXX-XXXX) și o parolă generată de sistem. Ambele sunt necesare pentru a reveni la caz și a răspunde mesajelor responsabilului. - Numele responsabililor de caz nu sunt afișate. Interfața publică arată doar rolul, nu identitatea.
Când persoanele care raportează revin să își verifice cazul, introduc ID-ul cazului și parola și văd doar ce le este necesar: starea, mesajele responsabilului și fișierele încărcate de ele. Identitatea responsabililor rămâne ascunsă în spatele etichetei generice „Responsabil de caz".
Măsuri tehnice relevante #
- Criptare în repaus pentru conținutul raportărilor și al mesajelor, iar fișierele atașate sunt criptate cu o cheie separată pentru fiecare fișier
- Scanare antivirus pentru fișierele încărcate
- Jurnal de audit doar cu adăugare pentru fiecare acțiune
- Urmărire automată a termenelor de 7 zile și 3 luni
- Găzduire în UE pentru datele principale ale raportărilor
- Aprovizionare SCIM 2.0. Conectați furnizorul dvs. de identitate — Okta, Microsoft Entra ID sau orice director SCIM 2.0 — pentru a aproviziona automat responsabilii de caz și a le retrage accesul în momentul în care părăsesc organizația, închizându-le accesul la raportări. Generați și rotiți tokenul de conexiune în setările organizației și stabiliți rolul pe care îl primesc utilizatorii noi
- Autentificare unică (SSO) SAML 2.0. Permiteți echipei să se autentifice prin furnizorul dvs. de identitate — Okta, Microsoft Entra ID sau orice furnizor SAML 2.0. Configurată separat pentru fiecare organizație, pe una sau mai multe domenii de e-mail, cu impunere opțională (obligativitatea SSO pentru aceste domenii) și aprovizionare opțională a membrilor în momentul primei autentificări
- Fără urmărire pe canalul de raportare folosit de avertizori
Pentru cartografierea funcție–articol a modului în care fiecare funcționalitate satisface Directiva, vezi Acoperirea Directivei 2019/1937. Pentru pozițiile interpretative privind dispozițiile ambigue ale Directivei, vezi Interpretări ale Directivei 2019/1937.
Ultima actualizare: