Politică de confidențialitate #

Data intrării în vigoare: 23 aprilie 2026
Ultima actualizare: 28 octombrie 2026

1. Introducere #

EthicsPortal este o denumire comercială utilizată de Yaroslav Shmarov, întreprinzător individual (jednoosobowa działalność gospodarcza) înregistrat în Polonia (NIP: 5272755790), cu adresa la ul. Obrzeżna 1A, 02-691 Varșovia, Polonia. Această politică explică modul în care colectăm, folosim și protejăm datele personale atunci când utilizați site-ul și platforma EthicsPortal.

Această informare explică prelucrarea pe care o efectuăm; nu reprezintă o solicitare de consimțământ. Singura prelucrare întemeiată pe consimțământ este trimiterea opțională de e-mailuri de marketing, la care vă abonați separat și pentru care vă puteți retrage consimțământul oricând.

Pentru întrebări privind protecția datelor: privacy@ethicsportal.eu.

2. Ce date colectăm #

2.1 Datele contului #

Colectăm adresa de e-mail, numele afișat, fotografia opțională, preferința de limbă și preferințele de comunicare necesare administrării contului.

Folosim informații despre sursa înregistrărilor pentru a înțelege cum descoperă clienții EthicsPortal și pentru a măsura eficiența marketingului nostru.

2.2 Datele de plată #

Plățile pentru abonamente și facturare sunt gestionate prin Stripe Checkout și Billing Portal, găzduite de Stripe. Furnizăm către Stripe adresa de e-mail a contului și identificatorii interni ai organizației și clientului necesari pentru crearea și gestionarea abonamentului. Stripe colectează direct numele plătitorului, adresa de facturare, codul fiscal și datele metodei de plată. EthicsPortal primește identificatorii tranzacției, starea abonamentului și ultimele patru cifre ale cardului, dar nu primește și nu stochează numărul complet al cardului sau al contului bancar.

Pentru facilitarea plăților, Stripe prelucrează date personale în numele nostru. Stripe prelucrează, de asemenea, anumite date în calitate de operator independent pentru scopuri stabilite de Stripe, inclusiv prevenirea fraudei, respectarea obligațiilor legale și funcționarea rețelelor de plată. Aceste activități sunt reglementate de Politica de confidențialitate Stripe.

2.3 Jurnalele serverului #

Pentru securitate și depanare, jurnalele pot conține ora cererii, ruta, tipul browserului și adresa URL de referință. Jurnalele nu sunt folosite pentru publicitate sau urmărire. Pentru canalul de raportare, jurnalele aplicației nu conțin adresele IP ale persoanelor care raportează. Proxy-ul TLS din fața aplicației păstrează, în scopuri de securitate, jurnale de conexiune de scurtă durată, inclusiv adrese IP.

2.4 Datele raportărilor #

Colectăm descrierea, categoria și sursa raportării, numele și datele de contact furnizate voluntar, mesajele și fișierele. Descrierile, identitatea, datele de contact și mesajele sunt criptate la nivelul aplicației. Adresele IP ale persoanelor care raportează nu sunt stocate împreună cu raportările, mesajele sau înregistrările de audit. Limitarea frecvenței folosește un hash pseudonimizat al adresei IP, calculat cu o cheie și păstrat doar pe durata ferestrei de limitare. Jurnalele aplicației pentru canalul de raportare nu conțin adrese IP.

2.5 Datele terților menționați în raportări #

O raportare poate conține date despre persoana vizată sau despre martori. Pentru aceste date, EthicsPortal este persoană împuternicită, iar organizația client este operatorul și răspunde de legalitatea prelucrării și de informarea prevăzută la art. 14 GDPR. Informarea poate fi amânată sau limitată conform art. 14(5)(b) atunci când ar prejudicia investigația ori ar compromite identitatea persoanei care raportează.

3. Cum folosim datele și temeiul juridic #

Scop	Date	Temei juridic (art. 6(1) GDPR)
Crearea și administrarea contului dvs. și a spațiului de lucru al organizației dvs.	Datele contului, setările organizației	(b) contract
Trimiterea de e-mailuri despre contul dvs. și despre cazurile organizației dvs.	Adresa de e-mail, numele, conținutul notificării	(b) contract
Facturarea abonamentelor și păstrarea facturilor și a evidențelor de plată	Adresa de e-mail a contului, identificatori de facturare; datele plătitorului colectate de Stripe	(b) contract; (c) obligație legală pentru evidențele fiscale și contabile
Securitatea serviciului și prevenirea fraudei, a abuzului și a accesului neautorizat	Jurnalele serverului, evidențele de autentificare și de sesiune, jurnalele de audit, hash-uri pseudonimizate ale adreselor IP pentru limitarea frecvenței	(f) interes legitim de a proteja serviciul și utilizatorii săi
Ținerea registrului de audit al organizației privind activitatea de gestionare a cazurilor	Intrări de audit cu numele, adresa de e-mail și adresa IP ale persoanei care a efectuat acțiunea, pentru acțiunile autentificate	(f) interesul legitim al organizației client și al EthicsPortal de a dovedi cum au fost gestionate cazurile
Diagnosticarea erorilor și îmbunătățirea serviciului	Rapoarte de erori și metadate ale cererilor (AppSignal)	(f) interes legitim pentru un serviciu funcțional
Trimiterea de noutăți despre produs și de e-mailuri de marketing, numai dacă v-ați abonat	Adresa de e-mail, momentul abonării	(a) consimțământ, care poate fi retras oricând din setările contului
Aflarea modului în care clienții au descoperit EthicsPortal	Sursa înregistrării, etichete de campanie, răspunsul dvs. opțional la întrebarea „Cum ați aflat de noi?”	(f) interes legitim de a măsura eficiența marketingului nostru
Numărarea vizitelor pe site-ul public	Statistici Plausible (secțiunea 5)	(f) interes legitim privind măsurarea audienței; puteți renunța (secțiunea 6)
Răspunsul la cererile de exercitare a drepturilor dvs.	Cererea dvs. și datele necesare pentru verificarea ei	(c) obligație legală
Evaluarea candidaturilor	A se vedea secțiunea 13	(b) demersuri precontractuale; (f) interes legitim

Atunci când ne întemeiem pe interesul legitim, vă puteți opune oricând (secțiunea 8). Nu vindem date personale și nu folosim datele pentru publicitate comportamentală. Nu folosim procese decizionale automatizate care produc efecte juridice asupra dvs. sau care vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

4. Datele din raportări #

Datele sensibile din raportări sunt tratate cu un nivel ridicat de protecție:

conținutul raportărilor și al mesajelor este criptat în repaus;
identitatea persoanei care raportează este opțională;
fișierele sunt curățate de metadate înainte de stocare;
accesul la dosare este restrâns la rolurile autorizate.

O raportare poate conține date personale despre alte persoane (de exemplu, persoana vizată sau martori). Pentru datele din raportări, EthicsPortal acționează ca persoană împuternicită de operator în numele organizației client (operatorul), care este responsabilă de furnizarea informațiilor cerute la articolul 14 din GDPR. În conformitate cu articolul 14 alineatul (5) litera (b) din GDPR și cu cerințele de confidențialitate din Directiva (UE) 2019/1937 privind avertizorii, informarea unei persoane menționate poate fi amânată sau restrânsă atunci când ar prejudicia o investigație ori ar compromite identitatea persoanei care raportează.

5. Furnizori și terți #

EthicsPortal folosește furnizori pentru găzduire, plăți și e-mail tranzacțional, inclusiv:

Hetzner pentru găzduire, baza de date și stocarea fișierelor (Germania): toate datele aplicației, inclusiv fișierele încărcate, și adresele IP ale persoanelor care folosesc aplicația;
Stripe pentru facturarea abonamentelor și plăți, implicând adresa de e-mail a contului și identificatori interni, precum și numele plătitorului, adresa de facturare, codul fiscal și datele metodei de plată colectate direct de Stripe;
furnizori de e-mail tranzacțional;
servicii operaționale limitate pentru administrarea site-ului și monitorizare;
Cloudflare pentru CDN și protecție DDoS ale site-ului public de prezentare; pentru livrare și securitate prelucrează adresa IP a vizitatorului și antetele cererii.
Plausible Analytics (găzduit în UE, Germania) pentru măsurarea audienței site-ului public de prezentare: afișările de pagină, sursa, tipul browserului, țara și evenimente de pe site, cum ar fi programarea unei demonstrații, fără cookie-uri; adresele IP nu sunt stocate. A se vedea politica de date Plausible. Niciunul dintre aceste servicii nu este încărcat în aplicație sau în canalul de raportare.
Zoho pentru e-mail, evidențele privind clienții și calendarul de programare a demonstrațiilor: e-mailurile pe care ni le trimiteți, datele dvs. de contact și programările întâlnirilor.

Acești furnizori primesc doar datele necesare scopului pentru care sunt utilizați.

Aplicația (secure.ethicsportal.eu) folosește doar cookie-uri proprii, necesare pentru a vă autentifica, pentru a vă menține autentificat și pentru a vă reține setările:

Cookie	Scop	Durată
`_ethicsportal_session`	Gestionarea sesiunii (autentificare)	30 de zile
`session_token`	Identificator de sesiune semnat, pentru autentificare persistentă	Sesiunea de pe server expiră după 14 zile de inactivitate
`remembered_email`	Precompletează adresa dvs. de e-mail pe pagina de autentificare (criptat)	1 an
`locale`	Reține limba preferată	1 an
`timezone`	Afișează datele și orele în fusul dvs. orar local	Până la închiderea browserului
`pending_authentication_token`	Leagă o autentificare prin link de unică folosință de browserul care a solicitat-o	15 minute
`pending_two_factor_token`	Menține autentificarea pe parcursul pasului de verificare în doi factori	5 minute
`pending_email_change_token`	Leagă o schimbare a adresei de e-mail de browserul care a solicitat-o	Până la expirarea linkului de verificare
`saml_flow`	Readuce de la furnizorul dvs. de identitate schimbul de autentificare unică (SAML) (criptat)	10 minute

Nu folosim cookie-uri de urmărire sau cookie-uri publicitare ale terților.

Site-ul public nu setează cookie-uri. Măsurarea audienței sale (Plausible, secțiunea 5) funcționează fără cookie-uri, iar vizitele dvs. din acest browser pot fi excluse:

7. Perioada de păstrare #

Datele sunt păstrate pe durata necesară furnizării serviciului și a obligațiilor legale aferente. Pentru raportări, organizația poate configura perioada de retenție, după care dosarele sunt șterse automat conform regulilor platformei. O raportare rămasă fără activitate timp de 18 luni este închisă automat, moment din care începe perioada de retenție. Pentru invitațiile și notificările trimise personalului păstrăm o înregistrare de trimitere cu adresa criptată a destinatarului, tipul de e-mail și ora trimiterii, niciodată subiectul sau conținutul. Înregistrările legate de o organizație sunt șterse odată cu aceasta; cele care nu sunt legate de nicio organizație sunt șterse la 90 de zile după trimitere. E-mailurile de autentificare și e-mailurile către persoanele care raportează nu sunt înregistrate. Intrările din registrul de audit sunt păstrate cât timp există organizația și sunt șterse odată cu aceasta.

8. Drepturile dvs. #

În condițiile GDPR, puteți solicita, după caz:

acces la date;
rectificare;
ștergere;
restricționare;
portabilitate;
opoziție.

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor, în special în țara UE în care locuiți sau lucrați, ori la autoritatea noastră de supraveghere principală, Președintele Oficiului pentru Protecția Datelor Personale din Polonia (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varșovia).

Pentru exercitarea drepturilor, scrieți la privacy@ethicsportal.eu.

Dacă ați trimis o raportare, Operatorul este organizația al cărei canal de raportare l-ați folosit, iar EthicsPortal acționează ca Persoană împuternicită. Puteți accesa și descărca o copie prin formularul online, folosind ID-ul cazului și parola. Pentru corectare adăugați un mesaj; pentru alte solicitări contactați organizația. Ștergerea poate fi limitată de decizia documentată de păstrare a Operatorului și de obligații legale sau excepții aplicabile privind pretențiile juridice.

Contact pentru protecția datelor: Întrebările referitoare la practicile noastre de protecție a datelor pot fi adresate la privacy@ethicsportal.eu.

9. Transferuri și securitate #

Datele principale ale raportărilor sunt găzduite în Uniunea Europeană. Site-ul public de prezentare este livrat prin Cloudflare (Statele Unite); canalul de raportare și interfața persoanelor responsabile nu sunt. Această prelucrare a site-ului public este în afara lanțului de prelucrare a datelor din raportări la instrucțiunile clientului, acoperit de DPA. Pentru transferurile datelor site-ului public din SEE către Statele Unite, Cloudflare declară că se bazează pe Cadrul UE—SUA privind confidențialitatea datelor și, dacă certificarea expiră sau devine nevalidă, pe Clauze Contractuale Standard cu măsuri suplimentare în temeiul DPA pentru clienții Cloudflare.

E-mailul nostru, evidențele privind clienții și calendarul de programare a demonstrațiilor sunt găzduite de Zoho în Statele Unite. Transferurile către Zoho sunt supuse garanțiilor prevăzute în capitolul V din GDPR.

Stripe Payments Europe are sediul în Irlanda, dar Stripe poate prelucra date de facturare și plată în alte țări. Stripe declară că utilizează mecanismele legale de transfer aplicabile, inclusiv decizii privind caracterul adecvat și Clauze Contractuale Standard, conform Acordului Stripe privind prelucrarea datelor. Atunci când un furnizor implică prelucrare suplimentară, folosim măsuri contractuale și operaționale adecvate pentru protecția datelor.

10. Modificări #

Putem actualiza această politică atunci când serviciul sau obligațiile legale se schimbă. Versiunea curentă este publicată pe această pagină.

11. Ștergerea contului și a datelor #

Vă puteți închide contul în orice moment din setările contului. Adresa dvs. de e-mail este înlocuită cu o adresă fictivă la care nu se poate livra corespondență, iar datele de autentificare cu doi factori, sesiunile active, tokenurile API, preferința de limbă și preferințele de marketing sunt eliminate definitiv. Nu vă mai puteți autentifica și nu vă mai putem contacta prin intermediul Serviciului.

Dacă acest cont nu a acționat niciodată în cadrul unei organizații, înregistrarea este ștearsă în întregime. În caz contrar, apartenențele dvs. la organizații sunt dezactivate, iar notele de caz, mesajele și intrările de audit atribuite se păstrează pentru a menține atribuirea acțiunilor înregistrate. Operatorul stabilește perioada de păstrare potrivit instrucțiunilor sale documentate și legii aplicabile; dreptul la ștergere din RGPD rămâne supus excepțiilor aplicabile pentru obligații legale sau pretenții juridice.

Prin urmare, trei elemente supraviețuiesc închiderii contului:

Fotografia dvs. de profil este ștearsă la închiderea contului. Numele rămâne asociat activităților atribuite atât timp cât organizația relevantă păstrează acea evidență de conformitate. Este păstrat numai pentru a identifica cine a gestionat activitatea înregistrată, nu pentru autentificare sau contact.
Intrările de audit păstrează numele, adresa de e-mail și adresa IP a cererii pentru acțiunile autentificate. Adresele IP ale persoanelor care raportează sunt excluse. Administratorii organizației nu pot modifica sau șterge individual jurnalul care permite doar adăugarea; intrările sunt șterse odată cu organizația.
Exporturile de date create înainte de cererea dvs. se păstrează până la 7 zile, după care sunt șterse automat.

Ștergerea este refuzată cât timp sunteți proprietarul unei organizații, singurul său administrator sau responsabilul de conformitate desemnat. Transferați sau reatribuiți mai întâi rolul. Alte date sunt păstrate doar dacă retenția este impusă de lege (de exemplu, evidențe financiare) și doar pentru perioada cerută.

12. Confidențialitatea copiilor #

Conturile clienților nu sunt destinate copiilor sub 16 ani. Canalul de raportare al unei organizații poate totuși primi o raportare de la un minor atunci când organizația îl pune la dispoziție. Organizația este Operatorul datelor raportării și decide cum este soluționată o cerere de ștergere; o asistăm ca persoană împuternicită. Pentru datele personale pe care le controlăm direct, contactați privacy@ethicsportal.eu, iar noi vom evalua și soluționa cererea potrivit legii aplicabile.

13. Candidați la angajare #

Atunci când candidați la un post la noi (de exemplu, prin e-mail la careers@ethicsportal.eu), colectăm și prelucrăm:

numele și datele dvs. de contact;
CV-ul, mesajul de candidatură și orice alegeți să ne comunicați despre experiența dvs.;
notițe din interviuri sau discuții pe parcursul procesului de recrutare.

Temei legal: prelucrarea este necesară pentru a întreprinde demersuri la cererea dvs. înainte de încheierea unui contract, precum și interesul nostru legitim de a evalua candidați și de a derula un proces de recrutare echitabil. Nu solicităm și vă rugăm să nu trimiteți date din categorii speciale (precum starea de sănătate, religia sau apartenența sindicală) ori istoricul remunerației din posturile anterioare.

Păstrare: păstrăm datele de candidatură doar atât timp cât este necesar pentru evaluarea candidaturii și ocuparea postului. Dacă nu sunteți angajat, ștergem datele de candidatură după închiderea procesului, cu excepția cazului în care ne solicitați să le păstrăm pentru posturi viitoare, situație în care le reținem până la 12 luni.

Aveți aceleași drepturi GDPR asupra datelor de candidatură ca cele prevăzute la secțiunea 8. Pentru a le exercita sau pentru a solicita ștergerea candidaturii, scrieți la privacy@ethicsportal.eu.

13. Modificări ale acestei politici #

Putem actualiza periodic această Politică de confidențialitate. Atunci când facem modificări semnificative, vă vom informa prin e-mail sau printr-o notificare în aplicație. Data „Ultima actualizare” de la începutul paginii arată când a fost revizuită ultima dată politica.

Această politică este o informare, nu un contract, și nu necesită acceptare. Modificările se aplică de la data intrării în vigoare sau a ultimei actualizări indicată, sub rezerva oricărei notificări impuse de legea aplicabilă.

14. Contact #

Pentru întrebări despre această Politică de confidențialitate sau pentru a vă exercita drepturile asupra datelor, contactați-ne:

General: support@ethicsportal.eu Confidențialitate / Drepturi GDPR: privacy@ethicsportal.eu Contact pentru protecția datelor: privacy@ethicsportal.eu Raportări de securitate: security@ethicsportal.eu Juridic / DPA: legal@ethicsportal.eu Locație: Varșovia, Polonia

Ultima actualizare: 30 octombrie 2026