Como funciona o EthicsPortal #
Fluxo de implementação #
1. Configure o seu portal #
Configure a conta da organização e, em seguida, defina:
- Nome e logótipo da organização: o seu portal, a sua identidade
- Categorias de denúncia: fraude, assédio, segurança ou defina as suas próprias
- Prazo de conservação dos dados: 12, 24, 36 ou 60 meses, sendo depois eliminados automaticamente
É atribuído ao portal um URL único assim que a configuração é guardada.
2. Partilhe o link #
Cada portal recebe um link partilhável e um código QR. Coloque o código QR em salas de pausa, casas de banho, no manual do trabalhador, nos pacotes de integração. Os trabalhadores acedem ao portal a partir de qualquer navegador. Não é necessária aplicação, conta nem rede da empresa.
Veja o próprio canal de denúncia do EthicsPortal em produção: secure.ethicsportal.eu/p/BiPdmk .
3. Opere o fluxo de processos #
Quando chega uma denúncia, recebe uma notificação por email. A partir do painel, gere cada processo numa única vista:
- Atribua e triagem: encaminhe os processos para o gestor certo
- Filtre e pesquise: encontre processos por estado, categoria ou prazo
- Registe denúncias externas: recebeu uma denúncia por telefone, email ou presencialmente? Crie-a manualmente para que tudo fique num só lugar
Abra um processo para o tratar de ponta a ponta:
- Leia a denúncia completa: descrição, categoria, respostas estruturadas de receção e ficheiros carregados. As denúncias que assinalam uma preocupação de retaliação têm um indicador de urgência destacado (art. 19.º da Diretiva)
- Acuse a receção: a Diretiva exige-o no prazo de 7 dias. O EthicsPortal acompanha o prazo e assinala automaticamente os processos em atraso
- Comunique com o denunciante: mensagens seguras bidirecionais através de código de acesso. O denunciante mantém-se anónimo e os nomes dos seus gestores nunca são revelados
- Dê seguimento: a Diretiva exige-o no prazo de 3 meses. Acompanhado automaticamente
- Acrescente notas internas: notas invisíveis para o denunciante, visíveis para a sua equipa
- Exporte para PDF: gere um processo completo para revisão jurídica, auditores ou documentação de conformidade
O que os denunciantes vivenciam #
A experiência do denunciante importa porque determina se as pessoas usam efetivamente o canal.
- Sem conta, sem aplicação, sem início de sessão. Apenas um navegador em qualquer dispositivo, incluindo um telemóvel pessoal com dados móveis
- Totalmente anónimo por predefinição. Sem registo de IP. Os metadados dos ficheiros (EXIF, GPS, autor) são removidos automaticamente antes do armazenamento
- Divulgação opcional da identidade. Os denunciantes podem partilhar o seu nome se assim o entenderem. Nunca é exigido
- Perguntas guiadas opcionais. Um conjunto curto e ignorável de perguntas alinhadas com a Diretiva — relação com a organização (art. 4.º), como teve conhecimento, quando ocorreu, se já tinha sido denunciado e se teme retaliação (art. 19.º) — ajuda os gestores na triagem. Cada pergunta é opcional, pelo que o anonimato nunca é comprometido por uma resposta obrigatória
- Acesso ao processo com dois fatores. O denunciante escolhe um código de acesso de 6 dígitos na submissão e recebe um ID do caso (
WB-XXXX-XXXX). Ambos são necessários para consultar atualizações e responder às mensagens do gestor - Os nomes dos gestores nunca são mostrados. O denunciante vê “Gestor do caso” e nada mais
Quando os denunciantes regressam para consultar o seu processo, introduzem o ID do caso e o código de acesso de 6 dígitos e veem apenas o que precisam: estado, mensagens do gestor e quaisquer ficheiros que tenham carregado. As identidades dos gestores permanecem ocultas atrás de uma etiqueta genérica “Gestor do caso”.
O que está por baixo #
Cada decisão técnica serve um propósito: manter a sua conformidade e proteger os seus denunciantes.
- Cifrado em repouso. Todos os dados das denúncias são cifrados na base de dados
- Análise de vírus. Todos os ficheiros carregados são analisados em busca de software malicioso do lado do servidor. Os ficheiros infetados são removidos automaticamente
- Registo de atividades só com acrescentos. Cada ação é registada. As entradas não podem ser modificadas após a criação. Os auditores obtêm quem fez o quê e quando
- Autenticação de dois fatores. 2FA baseada em TOTP para contas de gestor e administrador, através de qualquer aplicação de autenticação padrão. Os denunciantes também se autenticam com dois fatores: o ID do caso mais um código de acesso de 6 dígitos escolhido pelo denunciante (armazenado apenas como um digest bcrypt)
- Acompanhamento automático de prazos. Prazos de 7 dias para acusar a receção e de 3 meses para dar seguimento, com notificações de atraso
- Dados das denúncias alojados na UE. Os dados essenciais das denúncias são armazenados em servidores da Hetzner em Nuremberga, Alemanha. O site de marketing é entregue através da Cloudflare (CDN, Estados Unidos); os portais de denúncia e de gestão não. As salvaguardas de transferência estão documentadas na lista publicada de subcontratantes
- Sem rastreio. Sem registo de IP, sem cookies de análise, sem scripts de terceiros no portal de denúncia
Para o mapa artigo a artigo de como cada funcionalidade satisfaz a Diretiva, consulte o mapa de cobertura da Diretiva 2019/1937 . Para as posições interpretativas sobre as disposições ambíguas da Diretiva, consulte as interpretações da Diretiva 2019/1937 .
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