Rzecznik Praw Obywatelskich — zgłoszenia zewnętrzne #

Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. W większości spraw nie prowadzi jednak postępowania sam: dokonuje wstępnej weryfikacji i przekazuje zgłoszenie organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych.

Ta strona jest referencją o organie: co robi RPO, a czego nie, jak złożyć zgłoszenie, jakie obowiązują terminy i co dzieje się później. O obowiązku procedury wewnętrznej i progach zob. przepisy o ochronie sygnalistów w Polsce .

Kim jest RPO w tym systemie #


Organ	Rzecznik Praw Obywatelskich
Podstawa	Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), rozdział 4
Rola	Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, wstępna weryfikacja i przekazanie właściwemu organowi publicznemu (art. 31 ust. 1)
Zgłoszenia zewnętrzne od	25 grudnia 2024 r. — rozdział 4 wszedł w życie po 6 miesiącach od ogłoszenia, pozostała część ustawy po 3 miesiącach (art. 64)
Sankcje	RPO nie nakłada kar — przepisy karne rozdziału 6 stosują sądy

Wybór między zgłoszeniem wewnętrznym a zewnętrznym #

Ustawa daje sygnaliście swobodę. Zgodnie z art. 30 ust. 1 sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Jest to rozwiązanie odmienne od włoskiego, gdzie kanał zewnętrzny otwiera się dopiero po spełnieniu jednego z czterech ustawowych warunków, a zbieżne z rozwiązaniem hiszpańskim i niemieckim.

Zgłoszenie zewnętrzne przyjmuje Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny (art. 30 ust. 2). Oba są odrębnymi administratorami danych osobowych podanych w przyjętym przez siebie zgłoszeniu (art. 30 ust. 3).

Co robi RPO — i czego nie robi #

Artykuł 31 ust. 1 wylicza zadania Rzecznika:

Ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, określającą w szczególności tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi.
Przyjmuje zgłoszenia o naruszeniach w dziedzinach z art. 3 ust. 1 pkt 1–16, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje je organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych.
Przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia samodzielnie tylko wtedy, gdy dotyczą dziedziny z art. 3 ust. 1 pkt 17 i żaden inny organ publiczny nie jest właściwy.
Zapewnia powszechny dostęp do informacji o prawach i środkach ochrony — w szczególności przez Biuletyn Informacji Publicznej.
Udziela porad sygnalistom, osobom pomagającym i osobom, których dotyczy zgłoszenie.
Informuje o organach mogących chronić przed działaniami odwetowymi i — w odpowiednich przypadkach — wspiera w kontaktach z nimi.

To jest sedno polskiego modelu. RPO jest przede wszystkim punktem wejścia i węzłem kierującym, a nie organem prowadzącym postępowanie. Rozpatruje sprawę sam wyłącznie w wąskim zakresie rezydualnym z pkt 17.

Wstępna weryfikacja i przekazanie #

Wstępna weryfikacja polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na zidentyfikowaniu właściwego organu publicznego (art. 32 ust. 1).

Jeżeli dotyczy — RPO przekazuje zgłoszenie niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, i informuje sygnalistę, wskazując organ oraz datę przekazania (art. 32 ust. 2 i 3).
Jeżeli nie dotyczy — RPO odstępuje od przekazania i informuje sygnalistę, podając ustalenia weryfikacji (art. 32 ust. 4 i 5). Może przy tym wskazać inny tryb: powództwo cywilne, zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargę do sądu administracyjnego, skargę, wniosek lub petycję. Taka informacja nie wpływa na dopuszczalność późniejszego środka prawnego ani na bieg terminów (art. 32 ust. 6).

Organ publiczny, który sam przyjął zgłoszenie spoza swojego zakresu działania, przekazuje je właściwemu organowi w terminie 14 dni, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, i informuje o tym sygnalistę (art. 34 ust. 1 pkt 4).

Jak złożyć zgłoszenie zewnętrzne #

Zgłoszenie może być dokonane ustnie lub pisemnie (art. 36 ust. 1). W formie dokumentowej:

papierowo — na adres do korespondencji wskazany przez RPO lub organ publiczny;
elektronicznie — na adres poczty elektronicznej, adres elektronicznej skrzynki podawczej lub adres do doręczeń elektronicznych, albo przez przeznaczony do tego formularz internetowy lub aplikację wskazaną przez organ publiczny.

Informacje RPO dla sygnalistów publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej .

Adres do kontaktu. Aby możliwe było podjęcie działań następczych i przekazanie informacji zwrotnej, sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli go nie podano i nie da się go ustalić, RPO oraz organ publiczny nie realizują części obowiązków informacyjnych (art. 35).

Kanały komunikacji przyjęte na potrzeby zgłoszeń zewnętrznych muszą być niezależne od kanałów zwykłej działalności organu, zapewniać kompletność, poufność i integralność danych oraz trwałe przechowywanie informacji (art. 42 ust. 1).

Terminy #

	Zgłoszenie zewnętrzne	Zgłoszenie wewnętrzne
Potwierdzenie przyjęcia	7 dni od przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił inaczej albo potwierdzenie zagroziłoby poufności jego tożsamości (art. 37)	7 dni (rozdział 3)
Przekazanie do właściwego organu	14 dni od dokonania zgłoszenia (RPO, art. 32 ust. 2); organ publiczny — 14 dni, w uzasadnionych przypadkach 30 dni (art. 34 ust. 1 pkt 4)	—
Informacja zwrotna	3 miesiące od przyjęcia zgłoszenia; 6 miesięcy w uzasadnionych przypadkach, po uprzednim poinformowaniu sygnalisty przed upływem 3 miesięcy (art. 41)	3 miesiące

Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia (art. 41 ust. 3).

Zaświadczenie o ochronie #

Rozwiązanie charakterystyczne dla polskiej ustawy: na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie określonej w rozdziale 2 (art. 38).

Jest to dokument, którym sygnalista może posłużyć się wobec pracodawcy lub w postępowaniu — odpowiednika o tej konstrukcji nie ma w prawie hiszpańskim, niemieckim ani włoskim.

Kiedy zgłoszenie można pozostawić bez rozpoznania #

RPO może pozostawić zgłoszenie bez rozpoznania, gdy wcześniej odstąpił od przekazania wcześniejszego zgłoszenia, albo gdy zgłoszenie dotyczy sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia i nie zawiera istotnych nowych informacji. RPO informuje o tym sygnalistę z uzasadnieniem, a przy kolejnym takim zgłoszeniu — już nie informuje (art. 40 ust. 1). Analogiczne uprawnienie ma organ publiczny (art. 40 ust. 2). Fakt ten odnotowuje się w rejestrze (art. 40 ust. 3).

Odpowiedzialność karna #

Polska nie posługuje się w tym zakresie sankcją administracyjną. Rozdział 6 ustawy wprowadza przepisy karne:

Czyn	Sankcja
Uniemożliwienie lub istotne utrudnienie dokonania zgłoszenia (art. 54 ust. 1)	grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku
— z użyciem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu (art. 54 ust. 2)	pozbawienie wolności do lat 3
Działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej lub osoby powiązanej (art. 55 ust. 1)	grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2; działanie uporczywe — do lat 3
Ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej lub powiązanej (art. 56)	grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku
Zgłoszenie lub ujawnienie publiczne mimo wiedzy, że do naruszenia nie doszło (art. 57)	grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2
Nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy (art. 58)	grzywna — orzekana w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 59)

Brak procedury wewnętrznej jest zatem w Polsce wykroczeniem rozpoznawanym przez sąd, a nie deliktem administracyjnym karanym przez organ nadzoru. Rzecznik Praw Obywatelskich nie nakłada tych kar.

Bezpłatna pomoc prawna #

Ustawa rozszerzyła dostęp do nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego na osobę chcącą dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy, z wyłączeniem zwykłych kryteriów z art. 4 ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej (art. 61).

Źródła urzędowe #

Ostatnia aktualizacja: 20 września 2026