Hoe EthicsPortal werkt #
Uitrolproces #
1. Stel uw portaal in #
Maak het organisatieaccount aan en stel vervolgens in:
- Organisatienaam en logo: uw portaal, uw identiteit
- Meldcategorieën: fraude, intimidatie, veiligheid, of definieer uw eigen categorieën
- Bewaartermijn: 12, 24, 36 of 60 maanden, daarna automatisch verwijderd
Aan het portaal wordt een unieke URL toegewezen zodra de configuratie is opgeslagen.
2. Deel de link #
Elk portaal krijgt een deelbare link en een QR-code. Plaats de QR-code in pauzeruimtes, toiletten, het personeelshandboek en onboardingpakketten. Werknemers openen het portaal vanuit elke browser. Geen app, account of bedrijfsnetwerk vereist.
Bekijk het eigen meldkanaal van EthicsPortal in productie: secure.ethicsportal.eu/p/BiPdmk .
3. Beheer de zaakworkflow #
Wanneer een melding binnenkomt, ontvangt u een e-mailmelding. Vanuit het dashboard beheert u elke zaak in één overzicht:
- Toewijzen en triëren: stuur zaken naar de juiste behandelaar
- Filteren en zoeken: vind zaken op status, categorie of termijn
- Externe meldingen vastleggen: een melding ontvangen per telefoon, e-mail of persoonlijk? Maak deze handmatig aan zodat alles op één plek staat
Open een zaak om deze van begin tot eind te behandelen:
- Lees de volledige melding: beschrijving, categorie, gestructureerde intakeantwoorden en geüploade bestanden. Meldingen waarin een zorg over represailles wordt gesignaleerd, dragen een opvallende urgentiebadge (art. 19 van de richtlijn)
- Bevestig de ontvangst: de richtlijn vereist dit binnen 7 dagen. EthicsPortal bewaakt de termijn en signaleert te late zaken automatisch
- Communiceer met de melder: veilige tweerichtingsberichten via toegangscode. De melder blijft anoniem en de namen van uw behandelaars worden nooit onthuld
- Geef terugkoppeling: de richtlijn vereist dit binnen 3 maanden. Automatisch bewaakt
- Voeg interne notities toe: notities die onzichtbaar zijn voor de melder en zichtbaar voor uw team
- Exporteer naar pdf: genereer een volledig zaakdossier voor juridische beoordeling, auditors of nalevingsdocumentatie
Wat melders ervaren #
De ervaring van de melder doet ertoe, want die bepaalt of mensen het kanaal daadwerkelijk gebruiken.
- Geen account, geen app, geen login. Gewoon een browser op elk apparaat, ook een persoonlijke telefoon op mobiele data
- Standaard volledig anoniem. Geen IP-registratie. Bestandsmetadata (EXIF, GPS, auteur) worden automatisch verwijderd vóór opslag
- Optionele bekendmaking van identiteit. Melders kunnen hun naam delen als ze dat willen. Het is nooit verplicht
- Optionele geleide vragen. Een korte, overslaanbare reeks vragen die aansluiten op de richtlijn — relatie tot de organisatie (art. 4), hoe zij ervan weten, wanneer het gebeurde, of het eerder is gemeld en of zij represailles vrezen (art. 19) — helpt behandelaars bij het triëren. Elke vraag is optioneel, zodat de anonimiteit nooit in het gedrang komt door een verplicht antwoord
- Tweefactortoegang tot de zaak. De melder kiest bij indiening een 6-cijferige toegangscode en ontvangt een zaak-ID (
WB-XXXX-XXXX). Beide zijn vereist om de status te controleren en op berichten van de behandelaar te reageren - Namen van behandelaars worden nooit getoond. De melder ziet “Zaakbehandelaar” en niets meer
Wanneer melders terugkomen om hun zaak te controleren, voeren zij hun zaak-ID en 6-cijferige toegangscode in en zien zij alleen wat ze nodig hebben: status, berichten van de behandelaar en alle bestanden die zij hebben geüpload. De identiteit van behandelaars blijft verborgen achter een algemene aanduiding “Zaakbehandelaar”.
Wat er onder de motorkap zit #
Elke technische keuze dient één doel: u nalevend houden en uw melders beschermen.
- Versleuteld in rust. Alle meldgegevens worden in de database versleuteld
- Virusscanning. Alle geüploade bestanden worden server-side gescand op malware. Geïnfecteerde bestanden worden automatisch verwijderd
- Audit trail met uitsluitend toevoegingen. Elke actie wordt gelogd. Vermeldingen kunnen na aanmaak niet meer worden gewijzigd. Auditors krijgen wie wat deed en wanneer
- Tweefactorauthenticatie. TOTP-gebaseerde 2FA voor behandelaars- en beheerdersaccounts, via elke standaard authenticator-app. Melders authenticeren zich eveneens met twee factoren: zaak-ID plus een door de melder gekozen 6-cijferige toegangscode (uitsluitend opgeslagen als bcrypt-digest)
- Automatische termijnbewaking. Ontvangstbevestigingstermijn van 7 dagen en terugkoppelingstermijn van 3 maanden met meldingen bij overschrijding
- In de EU gehoste meldgegevens. De kerngegevens van meldingen worden opgeslagen op Hetzner-servers in Neurenberg, Duitsland. De marketingwebsite wordt geleverd via Cloudflare (CDN, Verenigde Staten); de meld- en behandelportalen niet. Waarborgen voor doorgifte zijn gedocumenteerd in de gepubliceerde lijst van sub-verwerkers
- Geen tracking. Geen IP-registratie, geen analytics-cookies, geen scripts van derden op het meldportaal
Voor het artikelsgewijze overzicht van hoe elke functie aan de richtlijn voldoet, zie het dekkingsoverzicht van Richtlijn (EU) 2019/1937 . Voor interpretatieve standpunten over de meerduidige bepalingen van de richtlijn, zie de interpretaties van Richtlijn (EU) 2019/1937 .
Laatst bijgewerkt: