> Stel een veilig intern meldkanaal in voor naleving van Richtlijn (EU) 2019/1937, inclusief portaalconfiguratie, zaakbeheer en audit-exports.

Source: https://ethicsportal.eu/nl/product/
Updated: 2026-09-23

---

# Hoe EthicsPortal werkt

## Uitrolproces

### 1. Stel uw meldkanaal in

Maak het organisatieaccount aan en stel vervolgens in:

- **Organisatienaam en logo:** uw meldkanaal, uw identiteit
- **Meldcategorieën:** fraude, intimidatie, veiligheid, of definieer uw eigen categorieën
- **Bewaartermijn:** 12, 24, 36 of 60 maanden, daarna automatisch verwijderd

Aan uw meldkanaal wordt een unieke URL toegewezen zodra de configuratie is opgeslagen.

<figure class="not-prose my-6 sm:my-8 rounded-lg border border-base-300 overflow-hidden shadow-sm">
  <img src="/images/screenshots/en-portal-edit.png" alt="Scherm voor meldkanaalconfiguratie" class="w-full h-auto block" loading="lazy" decoding="async" />
</figure>


### 2. Deel de link

Elk meldkanaal krijgt een **deelbare link** en een **QR-code**. Plaats de QR-code in pauzeruimtes, toiletten, het personeelshandboek en onboardingpakketten. Werknemers openen het vanuit elke browser. Geen app, account of bedrijfsnetwerk vereist.

Bekijk het eigen meldkanaal van EthicsPortal in productie: [secure.ethicsportal.eu/p/R8HXGNHO](https://secure.ethicsportal.eu/p/R8HXGNHO).

<figure class="not-prose my-6 sm:my-8 rounded-lg border border-base-300 overflow-hidden shadow-sm">
  <img src="/images/screenshots/en-portal-public-desktop.png" alt="Meldkanaallink en QR-code delen" class="w-full h-auto block" loading="lazy" decoding="async" />
</figure>


### 3. Beheer de zaakworkflow {#3-operate-the-case-workflow}

Wanneer een melding binnenkomt, ontvangt u een e-mailmelding. Vanuit het dashboard beheert u elke zaak in één overzicht:

- **Toewijzen en triëren:** stuur zaken naar de juiste behandelaar en stel bij de beoordeling een prioriteit in (Laag, Normaal, Hoog, Dringend)
- **Filteren en zoeken:** vind zaken op status, categorie of termijn
- **Externe meldingen vastleggen:** een melding ontvangen per telefoon, e-mail of persoonlijk? Maak deze handmatig aan zodat alles op één plek staat

<figure class="not-prose my-6 sm:my-8 rounded-lg border border-base-300 overflow-hidden shadow-sm">
  <img src="/images/screenshots/en-reports.png" alt="Dashboard met meldingen, zaaklijst, filters en status" class="w-full h-auto block" loading="lazy" decoding="async" />
</figure>


Open een zaak om deze van begin tot eind te behandelen:

- **Lees de volledige melding:** beschrijving, categorie, gestructureerde intakeantwoorden en geüploade bestanden. Meldingen waarin een zorg over represailles wordt gesignaleerd, dragen een opvallende urgentiebadge (art. 19 van de richtlijn)
- **Bevestig de ontvangst:** de richtlijn vereist dit binnen 7 dagen. EthicsPortal bewaakt de termijn en signaleert te late zaken automatisch
- **Communiceer met de melder:** veilige tweerichtingsberichten via toegangscode. De melder blijft anoniem en de namen van uw behandelaars worden nooit onthuld
- **Geef terugkoppeling:** de richtlijn vereist dit binnen 3 maanden. Automatisch bewaakt
- **Voeg interne notities toe:** notities die onzichtbaar zijn voor de melder en zichtbaar voor uw team
- **Exporteer naar pdf:** genereer een volledig zaakdossier voor juridische beoordeling, auditors of nalevingsdocumentatie

<figure class="not-prose my-6 sm:my-8 rounded-lg border border-base-300 overflow-hidden shadow-sm">
  <img src="/images/screenshots/en-report.png" alt="Weergave van een individuele zaak met veilige berichten, termijnen en audit trail" class="w-full h-auto block" loading="lazy" decoding="async" />
</figure>


---

## Wat melders ervaren

De ervaring van de melder doet ertoe, want die bepaalt of mensen het kanaal daadwerkelijk gebruiken.

- **Geen account, geen app, geen login.** Gewoon een browser op elk apparaat, ook een persoonlijke telefoon op mobiele data
- **Standaard volledig anoniem.** Geen IP-registratie. Bestandsmetadata (EXIF, GPS, auteur) worden automatisch verwijderd vóór opslag
- **Optionele bekendmaking van identiteit.** Melders kunnen hun naam delen als ze dat willen. Het is nooit verplicht
- **Optionele geleide vragen.** Een korte, overslaanbare reeks vragen die aansluiten op de richtlijn --- relatie tot de organisatie (art. 4), hoe zij ervan weten, wanneer het gebeurde, of het eerder is gemeld en of zij represailles vrezen (art. 19) --- helpt behandelaars bij het triëren. Elke vraag is optioneel, zodat de anonimiteit nooit in het gedrang komt door een verplicht antwoord
- **Tweefactortoegang tot de zaak.** De melder kiest bij indiening een 6-cijferige toegangscode en ontvangt een zaak-ID (`WB-XXXX-XXXX`). Beide zijn vereist om de status te controleren en op berichten van de behandelaar te reageren
- **Namen van behandelaars worden nooit getoond.** De melder ziet "Zaakbehandelaar" en niets meer

<figure class="not-prose my-6 sm:my-8 rounded-lg border border-base-300 overflow-hidden shadow-sm">
  <img src="/images/screenshots/en-new-report-desktop.png" alt="Anoniem meldformulier" class="w-full h-auto block" loading="lazy" decoding="async" />
</figure>


Wanneer melders terugkomen om hun zaak te controleren, voeren zij hun zaak-ID en 6-cijferige toegangscode in en zien zij alleen wat ze nodig hebben: status, berichten van de behandelaar en alle bestanden die zij hebben geüpload. De identiteit van behandelaars blijft verborgen achter een algemene aanduiding "Zaakbehandelaar".

<figure class="not-prose my-6 sm:my-8 rounded-lg border border-base-300 overflow-hidden shadow-sm">
  <img src="/images/screenshots/en-public-report-desktop.png" alt="Weergave van de melder van zijn ingediende zaak met veilige tweerichtingsberichten" class="w-full h-auto block" loading="lazy" decoding="async" />
</figure>


---

## Wat er onder de motorkap zit

Elke technische keuze dient één doel: u nalevend houden en uw melders beschermen.

- **Versleuteld in rust.** Alle meldgegevens worden in de database versleuteld
- **Virusscanning.** Alle geüploade bestanden worden server-side gescand op malware. Geïnfecteerde bestanden worden automatisch verwijderd
- **Audit trail met uitsluitend toevoegingen.** Elke actie wordt gelogd. Vermeldingen kunnen na aanmaak niet meer worden gewijzigd. Auditors krijgen wie wat deed en wanneer
- **Tweefactorauthenticatie.** TOTP-gebaseerde 2FA voor behandelaars- en beheerdersaccounts, via elke standaard authenticator-app. Melders authenticeren zich eveneens met twee factoren: zaak-ID plus een door de melder gekozen 6-cijferige toegangscode (uitsluitend opgeslagen als bcrypt-digest)
- **Automatische termijnbewaking.** Ontvangstbevestigingstermijn van 7 dagen en terugkoppelingstermijn van 3 maanden met meldingen bij overschrijding
- **In de EU gehoste meldgegevens.** De kerngegevens van meldingen worden opgeslagen op Hetzner-servers in Neurenberg, Duitsland. De marketingwebsite wordt geleverd via Cloudflare (CDN, Verenigde Staten); de meld- en behandelportalen niet. Waarborgen voor deze afzonderlijke verwerking van de openbare website staan in de [Privacyverklaring](/privacy/)
- **SCIM 2.0-provisioning.** Koppel uw identity provider --- Okta, Microsoft Entra ID of elke SCIM 2.0-directory --- om zaakbehandelaars automatisch te provisioneren en hun toegang tot meldingen direct in te trekken zodra zij uw organisatie verlaten. Genereer en roteer het verbindingstoken in de organisatie-instellingen en stel de rol in die nieuwe gebruikers ontvangen
- **SAML 2.0 eenmalige aanmelding (SSO).** Laat uw team zich authenticeren via uw identity provider --- Okta, Microsoft Entra ID of elke SAML 2.0-provider. Per organisatie te configureren over een of meer e-maildomeinen, met optionele afdwinging (SSO verplicht stellen voor die domeinen) en optionele just-in-time provisioning van leden bij de eerste aanmelding
- **Geen tracking.** Geen IP-registratie, geen analytics-cookies, geen scripts van derden op het meldkanaal

---

Voor het artikelsgewijze overzicht van hoe elke functie aan de richtlijn voldoet, zie het [dekkingsoverzicht van Richtlijn (EU) 2019/1937](/directive-coverage/). Voor interpretatieve standpunten over de meerduidige bepalingen van de richtlijn, zie de [interpretaties van Richtlijn (EU) 2019/1937](/directive-interpretations/).