Wéi implementéieren ech en Hiweisgeeber-Meldekanal? #
Eng Schrëtt-fir-Schrëtt-Ulengung fir d’Ariichtung vun engem konforme Meldekanal.
Schrëtt 1: Ulengesberäich klären #
Art. 8 Abs. 3 gëllt fir all juristesch Persoun mat op mannst 50 Mataarbechter. Ëffentlech Stellen ënnerleien der Pflicht onofhängeg vun der Gréisst.
Schrëtt 2: Tool auswielen #
Dräi Optiounen:
- Intern opbauen — deier, laang, a schwéier mat Art. 16 ze eenigen
- Extern Hotline — ouni Fallmanagement awer meeschtens net konform
- SaaS-Portal — séier, konform, bezahlbar
EthicsPortal ass a Minutten asazbereet fir 49 €/Mount.
Schrëtt 3: Bearbeechter benennen #
Op mannst eng onpartaiesch Persoun. An klenge Firmen ass dat dacks d’HR- oder Compliance-Verantwortlech. A gréisser Firmen kann eng Group benannt ginn.
Schrëtt 4: Portal konfiguréieren #
- Numm a Logo
- Meldekategorien (Betrug, Diskriminatioun, Aarbechtssecuritéit, …)
- Wëllkommtext
- Späicherdauer
Schrëtt 5: Richtlinn verabschideden #
E schrëftlecht Dokument, dat d’Meldeverfahren, d’Fristen an de Schutz virun Repressalie beschreift.
Schrëtt 6: Mataarbechter informéieren #
- Portal-URL iwwer Aushang
- QR-Code an den Opausenhaller oder Toiletten
- Onboarding-Dokumenter
- E-Mail-Campagne
- Interne Kommunikatioun (Intranet, Slack, Teams)
Schrëtt 7: Fristen iwwerwachen #
7-Deeg-Empfangsbestätegung, 3-Méint-Réckmeldung. Dokumentéiert.
Schrëtt 8: Audit-Protokoll féieren #
All Aktioun muss protokolléiert ginn — wien huet wat wéini gemaach.
Schrëtt 9: Revisioun #
Mindestens jährlech d’Verfahren iwwerpréiwen.
Typesch Feeler #
- Allgemeng E-Mail (compliance@firma.lu) — schützt d’Vertraulechkeet net
- Kee Fristenmonitoring — Art. 9 net erfëllt
- Keen Audit-Protokoll — Art. 18 net erfëllt
- IP-Adressen gespäichert — Art. 16 verletzt
- Dateimetadaten am Upload — kann d’Identitéit erofgin
Zulescht aktualiséiert: