Kako EthicsPortal funkcionira #
Tijek aktivacije #
1. Konfigurirajte svoj kanal za prijavu nepravilnosti #
Postavite račun organizacije, a zatim konfigurirajte:
- Naziv i logotip organizacije: vaš kanal za prijavu nepravilnosti, vaš identitet
- Kategorije prijava: prijevara, uznemiravanje, sigurnost ili odredite vlastite
- Razdoblje čuvanja podataka: 12, 24, 36 ili 60 mjeseci, zatim automatsko brisanje
Vašem kanalu za prijavu nepravilnosti dodjeljuje se jedinstvena URL adresa čim se konfiguracija spremi.
2. Podijelite poveznicu #
Svaki kanal za prijavu nepravilnosti dobiva poveznicu za dijeljenje i QR kôd. Postavite QR kôd u prostorije za odmor, sanitarne čvorove, priručnik za zaposlenike, materijale za uvođenje u posao. Radnici mu pristupaju iz bilo kojeg preglednika. Aplikacija, račun ni mreža tvrtke nisu potrebni.
Svaki kanal za prijavu nepravilnosti ima i vlastitu adresu e-pošte. Prijavitelji koji radije pišu iz vlastite aplikacije za e-poštu šalju prijavu na tu adresu, a ona stiže kao predmet kao i svaka druga.
Pogledajte vlastiti kanal za prijavu nepravilnosti EthicsPortala u produkciji: secure.ethicsportal.eu/p/R8HXGNHO.
3. Vodite tijek rada s predmetima #
Kada stigne prijava, dobivate obavijest e-poštom. S nadzorne ploče upravljajte svakim predmetom u jednom prikazu:
- Dodjela i trijaža: usmjerite predmete pravoj osobi za rješavanje i postavite prioritet (Nizak, Normalan, Visok, Hitan) pri procjeni
- Filtriranje i pretraživanje: pronađite predmete prema statusu, kategoriji ili roku
- Prijave e-poštom: e-poruke poslane na adresu kanala automatski postaju predmeti. Osobe za rješavanje nikada ne vide adresu pošiljatelja, a prijavitelj dobiva ID slučaja i lozinku za sigurni sandučić. Uključeno je prema zadanim postavkama, a organizacija ga može isključiti. Kako to funkcionira
- Bilježenje vanjskih prijava: zaprimili ste prijavu telefonom, pismom ili osobno? Stvorite je ručno kako bi sve bilo na jednom mjestu. Ako prijavitelj želi pratiti predmet online, EthicsPortal generira jednokratnu lozinku koju mu prenosite
Otvorite predmet kako biste ga riješili od početka do kraja:
- Pročitajte cjelovitu prijavu: opis, kategorija, strukturirani odgovori iz unosa i prenesene datoteke. Prijave koje označavaju zabrinutost zbog osvete nose istaknutu oznaku hitnosti (čl. 19. Direktive)
- Potvrdite primitak: Direktiva to zahtijeva unutar 7 dana. EthicsPortal prati rok i automatski označava predmete u kašnjenju
- Komunicirajte s prijaviteljem: sigurna dvosmjerna razmjena poruka koju prijavitelj otvara ID-om slučaja i lozinkom. Prijavitelj ostaje anoniman, a imena vaših osoba za rješavanje nikada se ne otkrivaju
- Dajte povratnu informaciju: Direktiva to zahtijeva unutar 3 mjeseca. Prati se automatski
- Dodajte interne bilješke: bilješke nevidljive prijavitelju, vidljive vašem timu
- Izvezite u PDF: stvorite potpun spis predmeta za pravni pregled, revizore ili dokumentaciju o usklađenosti
Što prijavitelji doživljavaju #
Iskustvo prijavitelja je važno jer određuje hoće li ljudi zaista koristiti kanal.
- Bez računa, bez aplikacije, bez prijave. Samo preglednik na bilo kojem uređaju, uključujući osobni telefon na mobilnom podatkovnom prometu
- Potpuno anonimno prema zadanim postavkama. IP adrese prijavitelja ne pohranjuju se uz prijave niti u zapisnicima aplikacije. Metapodaci datoteka (EXIF, GPS, autor) automatski se uklanjaju prije pohrane
- Neobvezno otkrivanje identiteta. Prijavitelji mogu podijeliti svoje ime ako to žele. To se nikada ne zahtijeva
- Ili pošaljite e-poruku. Prijavitelji mogu poslati i e-poruku na adresu kanala. E-pošta nije anonimna, pa odgovor koji dobiju upućuje na online obrazac za prijavu svakoga kome je potrebna anonimnost
- Neobvezna vođena pitanja. Kratak skup pitanja usklađenih s Direktivom koji se može preskočiti — odnos prema organizaciji (čl. 4.), kako saznaju, kada se dogodilo, je li već prijavljeno i boje li se osvete (čl. 19.) — pomaže osobama za rješavanje u trijaži. Svako je pitanje neobvezno, pa obvezan odgovor nikada ne ugrožava anonimnost
- ID slučaja i lozinka. Nakon slanja prijavitelj dobiva ID slučaja (
WB-XXXX-XXXX) i lozinku koju generira sustav. Oboje je potrebno za provjeru ažuriranja i odgovaranje na poruke osobe za rješavanje - Imena osoba za rješavanje nikada se ne prikazuju. Prijavitelj vidi „Osoba za rješavanje predmeta” i ništa više
Kada se prijavitelji vrate radi provjere svojeg predmeta, unose svoj ID slučaja i lozinku te vide samo ono što im je potrebno: status, poruke osobe za rješavanje i sve datoteke koje su prenijeli. Identiteti osoba za rješavanje ostaju skriveni iza generičke oznake „Osoba za rješavanje predmeta”.
Što je ispod haube #
Svaka tehnička odluka služi jednoj svrsi: da vas zadrži usklađenima, a vaše prijavitelje zaštićenima.
- Enkripcija pohranjenih podataka. Tekst prijava, podaci o prijavitelju i poruke enkriptirani su u bazi podataka, a privici su enkriptirani zasebnim ključem za svaku datoteku
- Skeniranje na viruse. Sve prenesene datoteke skeniraju se na zlonamjerni softver na poslužitelju. Zaražene datoteke automatski se uklanjaju
- Zapis aktivnosti koji dopušta samo dodavanje. Svaka se radnja bilježi. Unosi se ne mogu mijenjati nakon stvaranja. Revizori dobivaju tko je što učinio i kada
- Dvofaktorska autentifikacija. Dvofaktorska autentifikacija temeljena na TOTP-u za račune osoba za rješavanje i administratora, putem bilo koje standardne aplikacije za autentifikaciju. Prijavitelji otvaraju sigurni sandučić svojim ID-om slučaja i lozinkom koju generira sustav, a koja se pohranjuje samo kao bcrypt sažetak
- Podaci iz prijava smješteni u EU-u. Temeljni podaci iz prijava pohranjeni su na Hetznerovim poslužiteljima u Nürnbergu u Njemačkoj, uz sigurnosnu kopiju privitaka u Falkensteinu u Njemačkoj. Marketinška stranica isporučuje se putem Cloudflarea (CDN, Sjedinjene Američke Države); kanal za prijavu nepravilnosti i portal za osobe za rješavanje nisu. Mjere za tu zasebnu obradu javne stranice dokumentirane su u Politici privatnosti
- Provizioniranje putem SCIM 2.0. Povežite svojeg davatelja identiteta — Okta, Microsoft Entra ID ili bilo koji SCIM 2.0 direktorij — kako biste automatski provizionirali osobe za rješavanje i deprovizionirali ih u trenutku kada napuste vašu organizaciju, čime im se zatvara pristup prijavama. Generirajte i rotirajte token veze u postavkama organizacije te postavite ulogu koju primaju novi korisnici
- Jedinstvena prijava (SSO) putem SAML 2.0. Dopustite svojem timu da se autentificira putem vašeg davatelja identiteta — Okta, Microsoft Entra ID ili bilo kojeg davatelja SAML 2.0. Konfigurira se po organizaciji na jednoj ili više domena e-pošte, uz neobavezno nametanje (zahtijevanje SSO-a za te domene) i neobavezno just-in-time provizioniranje članova pri prvoj prijavi
- Bez praćenja. Bez analitike, bez kolačića za praćenje, bez skripti trećih strana na kanalu za prijavu nepravilnosti
Za mapu, članak po članak, načina na koji svaka značajka ispunjava Direktivu pogledajte mapu pokrivenosti Direktive 2019/1937. Za tumačenja dvosmislenih odredbi Direktive pogledajte tumačenja Direktive 2019/1937.
Posljednje ažuriranje: