Politika privatnosti #

Datum stupanja na snagu: 17. veljače 2026. Posljednje ažuriranje: 28. listopada 2026.

1. Uvod #

EthicsPortal je trgovački naziv koji koristi Yaroslav Shmarov, samostalni poduzetnik (jednoosobowa działalność gospodarcza) registriran u Poljskoj (NIP: 5272755790), sa sjedištem na adresi ul. Obrzeżna 1A, 02-691 Varšava, Poljska („mi”, „nas”, „naš”). Ova politika privatnosti opisuje kako prikupljamo, koristimo, pohranjujemo i štitimo vaše osobne podatke kada koristite EthicsPortal na ethicsportal.eu („Usluga”).

Ova obavijest objašnjava našu obradu; nije zahtjev za privolu. Jedina obrada koja se temelji na privoli jest slanje neobvezne marketinške e-pošte, za koje privolu dajete zasebno i možete je povući u bilo kojem trenutku.

Kontakt: privacy@ethicsportal.eu

Osnovni podaci o ugovornoj strani objavljeni su na stranici povjerenja.

2. Podaci koje prikupljamo #

2.1 Podaci o računu #

Kada stvorite račun, prikupljamo:

• Adresu e-pošte
• Prikazano ime (ako je navedeno)
• Postavku jezika

Osoblje pristupa sustavu bez lozinke — koristimo čarobne poveznice (jednokratni kodovi poslani na vašu e-poštu), pa ne prikupljamo ni ne pohranjujemo lozinke osoblja. Prijavitelj koji želi pratiti svoju prijavu online dobiva lozinku koju generira sustav i koja se pohranjuje samo kao bcrypt sažetak.

Koristimo informacije o izvoru registracija kako bismo razumjeli kako klijenti otkrivaju EthicsPortal i mjerili učinkovitost našeg marketinga.

2.2 Podaci o plaćanju #

Plaćanja pretplata i računa obrađuju se putem usluga Stripe Checkout i Billing Portal koje pruža Stripe. Stripeu dostavljamo adresu e-pošte računa te interne identifikatore organizacije i korisnika potrebne za stvaranje i upravljanje pretplatom. Stripe izravno prikuplja ime platitelja, adresu za naplatu, porezni identifikacijski broj i podatke o načinu plaćanja. Ne primamo niti pohranjujemo pune brojeve kartica ili bankovnih računa.

Radi izvršenja plaćanja Stripe obrađuje osobne podatke u naše ime. Stripe također obrađuje određene podatke kao neovisni voditelj obrade za svrhe koje sam određuje, uključujući sprječavanje prijevara, usklađenost s propisima i rad platnih mreža. Te su aktivnosti uređene Stripeovom politikom privatnosti.

2.3 Zapisnici poslužitelja #

Naši poslužitelji automatski bilježe informacije kada pristupate Usluzi, uključujući:

• IP adresu
• Vrstu i verziju preglednika
• Posjećene stranice i vremenske oznake
• URL upućivanja

Zapisnici poslužitelja koriste se za sigurnosni nadzor i otklanjanje pogrešaka. Ne koriste se za oglašavanje ni praćenje.

Posebno za kanal za prijavu nepravilnosti, zapisnici aplikacije ne sadrže IP adrese prijavitelja. TLS posrednički poslužitelj (proxy) ispred aplikacije vodi kratkotrajne zapisnike veza, uključujući IP adrese, u sigurnosne svrhe.

2.4 Podaci iz prijava nepravilnosti #

Kada prijavitelj nepravilnosti pošalje prijavu putem kanala za prijavu nepravilnosti organizacije, prikupljamo:

• Opis prijave, kategoriju i izvor
• Ime i podatke za kontakt prijavitelja (ako su dobrovoljno navedeni)
• Poruke razmijenjene između prijavitelja i organizacije

Opisi prijava, imena prijavitelja, podaci za kontakt prijavitelja i sadržaji poruka enkriptirani su u bazi podataka pomoću enkripcije na razini aplikacije. IP adrese prijavitelja ne pohranjuju se uz prijave, poruke ni revizijske zapise. Ograničavanje brzine koristi pseudonimizirani sažetak IP adrese izračunat s ključem, koji se čuva samo tijekom razdoblja ograničavanja brzine. Zapisnici aplikacije za kanal za prijavu nepravilnosti ne sadrže IP adrese.

2.5 Osobni podaci trećih strana navedenih u prijavama #

Prijava nepravilnosti može sadržavati osobne podatke o drugim osobama — primjerice o osobi na koju se prijava odnosi ili o svjedocima. Za te podatke iz prijave EthicsPortal djeluje kao izvršitelj obrade u ime organizacije korisnika, koja je voditelj obrade. Organizacija je odgovorna za zakonitost te obrade i za pružanje svih informacija koje zahtijeva članak 14. GDPR-a osobama na koje se odnose.

U skladu s člankom 14. stavkom 5. točkom (b) GDPR-a i zahtjevima povjerljivosti iz Direktive EU-a o zaštiti prijavitelja nepravilnosti (2019/1937), obavješćivanje imenovane osobe može se odgoditi ili ograničiti kada bi to naštetilo ispitivanju ili ugrozilo zaštitu identiteta prijavitelja nepravilnosti.

3. Kako koristimo vaše podatke i pravna osnova #

Ako se oslanjamo na legitimni interes, možete u bilo kojem trenutku uložiti prigovor (odjeljak 8.). Ne prodajemo vaše osobne podatke. Ne koristimo vaše podatke za personalizirano oglašavanje. Ne koristimo automatizirano donošenje odluka koje proizvodi pravne učinke koji se odnose na vas ili na sličan način značajno na vas utječu.

4. Usluge trećih strana #

Dijelimo podatke sa sljedećim uslugama trećih strana, samo koliko je nužno za pružanje Usluge:

Svaka usluga treće strane uređena je vlastitom politikom privatnosti. Potičemo vas da ih pregledate.

5. Kolačići i analitika web-mjesta #

Aplikacija (secure.ethicsportal.eu) koristi samo kolačiće prve strane potrebne za prijavu u račun, zadržavanje prijave i pamćenje vaših postavki:

Ne koristimo kolačiće za praćenje trećih strana ni kolačiće za personalizirano oglašavanje.

Javno web-mjesto ne postavlja kolačiće. Njegovo mjerenje posjećenosti (Plausible, odjeljak 4.) radi bez kolačića, a svoje posjete u ovom pregledniku možete isključiti:

6. Pohrana i sigurnost podataka #

• Lokacija poslužitelja: Temeljni podaci aplikacije smješteni su kod Hetznera u Nürnbergu u Njemačkoj (Europska unija)
• Enkripcija u prijenosu: Sve veze koriste HTTPS/TLS
• Enkripcija pri pohrani: Podaci iz prijava nepravilnosti (opisi, imena prijavitelja, podaci za kontakt, poruke) enkriptirani su u bazi podataka pomoću Active Record Encryption
• Pristup osoblja bez lozinke: Osoblje koristi čarobne poveznice, pa se lozinke osoblja ne pohranjuju. Lozinke prijavitelja generira sustav i pohranjuju se samo kao bcrypt sažetak
• Kontrola pristupa: Pristup bazi podataka ograničen je samo na ovlašteno osoblje

Iako poduzimamo razumne mjere za zaštitu vaših podataka, nijedna metoda prijenosa ni pohrane nije 100 % sigurna. Ako otkrijete sigurnosnu ranjivost, molimo obratite nam se na security@ethicsportal.eu.

7. Čuvanje podataka #

• Podaci o računu čuvaju se sve dok je vaš račun aktivan
• Podaci o organizaciji čuvaju se dok je vaša organizacija aktivna
• Prijave nepravilnosti — zatvorene ili odbačene prijave automatski se brišu nakon razdoblja čuvanja koje konfigurira organizacija korisnika (12, 24, 36, 48 ili 60 mjeseci). Aktivne i tekuće prijave čuvaju se do zatvaranja; prijava bez aktivnosti 18 mjeseci zatvara se automatski, čime započinje razdoblje čuvanja
• Zapisi o slanju e-pošte — za pozivnice i obavijesti zaposlenicima: enkriptirana adresa primatelja, vrsta poruke i vrijeme slanja, nikada predmet ni sadržaj. Zapisi povezani s organizacijom brišu se zajedno s njom; zapisi koji nisu povezani ni s jednom organizacijom brišu se 90 dana nakon slanja. E-poruke za prijavu u račun i e-poruke prijaviteljima ne bilježe se
• Zapisnici poslužitelja prepisuju se kad se popune. Zapisnik proxyja, koji sadrži IP adrese, trenutačno se prepisuje nakon otprilike dva dana. Zapisnici aplikacije ne sadrže IP adrese
• Evidencija plaćanja čuva se kako zahtijevaju primjenjivi porezni i računovodstveni propisi
• Zapisi aktivnosti — određeni događaji vezani uz prijave i račune čuvaju se za potrebe usklađenosti, uključujući koja je osoba za rješavanje pregledala koju prijavu (jedan zapis po osobi za rješavanje, prijavi i 24 sata); čitanja drugih stranica ne bilježe se. Zapisi aktivnosti čuvaju se dok organizacija postoji i brišu se zajedno s njom

Kada zatvorite račun, podaci za pristup uklanjaju se. Ograničeni pripisani zapisi mogu ostati prema dokumentiranim uputama Voditelja obrade, primjenjivim pravnim obvezama ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva. Odjeljak 9. navodi što ostaje i zašto.

8. Vaša prava prema GDPR-u #

Budući da imamo sjedište u Europskoj uniji, primjenjuje se Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR). Imate pravo na:

• Pristup — zatražiti kopiju osobnih podataka koje imamo o vama
• Ispravak — zatražiti ispravak netočnih podataka
• Brisanje — zatražiti brisanje svojih podataka („pravo na zaborav”)
• Ograničenje — zatražiti da ograničimo način na koji obrađujemo vaše podatke
• Prenosivost podataka — zatražiti svoje podatke u strukturiranom, strojno čitljivom formatu
• Prigovor — prigovoriti obradi svojih podataka
• Povlačenje privole — povući privolu u bilo kojem trenutku kada se obrada temelji na privoli
• Podnošenje pritužbe — podnijeti pritužbu nadzornom tijelu za zaštitu podataka, osobito u državi EU-a u kojoj živite ili radite, ili našem vodećem nadzornom tijelu, predsjedniku poljskog Ureda za zaštitu osobnih podataka (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varšava)

Kako ostvariti svoja prava: Većinom svojih podataka možete upravljati izravno putem postavki računa. Za brisanje računa posjetite stranicu postavki računa. Za sve druge zahtjeve pišite nam na privacy@ethicsportal.eu.

Ako ste poslali prijavu nepravilnosti: organizacija čiji ste kanal za prijavu nepravilnosti koristili Voditelj je obrade, a EthicsPortal djeluje kao njezin Izvršitelj. Kopiji možete pristupiti i preuzeti je putem online obrasca koristeći ID slučaja i lozinku. Za ispravak dodajte poruku; za druge zahtjeve obratite se organizaciji (mi ćemo joj pomoći kao Izvršitelj). Brisanje može biti ograničeno dokumentiranom odlukom Voditelja o čuvanju te primjenjivom pravnom obvezom ili iznimkom za pravne zahtjeve.

Kontakt za zaštitu podataka: Upiti u vezi s našom praksom zaštite podataka mogu se uputiti na privacy@ethicsportal.eu.

9. Brisanje računa i podataka #

Svoj račun možete zatvoriti u bilo kojem trenutku u postavkama računa. Vaša adresa e-pošte zamjenjuje se zamjenskom adresom na koju se pošta ne može dostaviti, a vjerodajnice za dvofaktorsku prijavu, aktivne sesije, API tokeni, jezična postavka i marketinške postavke trajno se uklanjaju. Više se ne možete prijaviti, a mi vas više ne možemo kontaktirati putem Usluge.

Ako vaš račun nikada nije djelovao unutar organizacije, zapis se briše u cijelosti. U suprotnom se vaša članstva deaktiviraju, a pripisane bilješke o predmetu, poruke i revizijski zapisi ostaju sačuvani kako bi se zadržala pripadnost zabilježenih radnji. Voditelj obrade određuje razdoblje čuvanja prema svojim dokumentiranim uputama i primjenjivom pravu; pravo na brisanje prema GDPR-u podliježe primjenjivim iznimkama za pravne obveze ili pravne zahtjeve.

Stoga tri stvari nadživljavaju zatvaranje računa:

• Vaša profilna slika briše se pri zatvaranju računa. Vaše ime ostaje povezano s pripisanim radnjama dok odgovarajuća organizacija čuva taj zapis o usklađenosti. Čuva se samo radi utvrđivanja tko je obradio zabilježenu radnju, a ne radi autentikacije ili kontakta.
• Revizijski zapisi zadržavaju vaše ime, adresu e-pošte i, za autentificirane radnje, IP adresu zahtjeva. IP adrese prijavitelja su isključene. Administratori organizacije ne mogu uređivati niti pojedinačno brisati revizijski trag koji omogućuje samo dodavanje; zapisi se brišu zajedno s organizacijom.
• Izvozi podataka izrađeni prije vašeg zahtjeva čuvaju se do 7 dana, nakon čega se automatski brišu.

Brisanje se odbija dok ste vlasnik organizacije, njezin jedini administrator ili njezina imenovana povjerljiva osoba. Najprije prenesite ili dodijelite ulogu drugoj osobi.

10. Privatnost djece #

Korisnički računi nisu namijenjeni djeci mlađoj od 16 godina. Organizacijski kanal za prijavu nepravilnosti ipak može primiti prijavu maloljetne osobe kada ga organizacija učini dostupnim. Organizacija je Voditelj obrade podataka iz prijave i odlučuje o zahtjevu za brisanje; mi joj pomažemo kao Izvršitelj obrade. Za osobne podatke koje izravno kontroliramo obratite se na privacy@ethicsportal.eu; procijenit ćemo i obraditi zahtjev prema primjenjivom pravu.

11. Međunarodni prijenosi podataka #

Mailjet i AppSignal imaju sjedište u EU-u. Kada njihovi pružatelji usluga obrađuju podatke izvan EGP-a, ti prijenosi podliježu zaštitnim mjerama iz poglavlja V GDPR-a (vidjeti DPA).

Temeljni podaci iz prijava pohranjeni su na poslužiteljima u Njemačkoj (EU). Javna marketinška stranica isporučuje se putem Cloudflarea (SAD); kanal za prijavu nepravilnosti i portal za osobe za rješavanje nisu. Ta obrada javne stranice izvan je lanca obrade podataka iz prijava po uputama korisnika koji pokriva DPA. Za prijenose podataka javne stranice iz EGP-a u SAD Cloudflare navodi da se oslanja na Okvir za zaštitu podataka EU—SAD i, ako certifikacija istekne ili prestane vrijediti, na standardne ugovorne klauzule s dodatnim mjerama prema Cloudflareovu DPA-u za korisnike.

Naša e-pošta, evidencija klijenata i kalendar za rezervaciju demonstracija smješteni su kod Zoha u SAD-u. Prijenosi Zohu podliježu zaštitnim mjerama iz poglavlja V GDPR-a.

Stripe Payments Europe ima sjedište u Irskoj, ali Stripe može obrađivati podatke o naplati i plaćanju u drugim državama. Stripe navodi da koristi primjenjive zakonite mehanizme prijenosa, uključujući odluke o primjerenosti i standardne ugovorne klauzule, kako je opisano u Stripeovu ugovoru o obradi podataka.

12. Kandidati za posao #

Kada se prijavite za radno mjesto kod nas (primjerice slanjem e-pošte na careers@ethicsportal.eu), prikupljamo i obrađujemo:

• Vaše ime i podatke za kontakt
• Vaš životopis, poruku prijave i sve što odlučite reći nam o svojem iskustvu
• Bilješke s razgovora ili razmjena tijekom postupka zapošljavanja

Pravna osnova: obrada je nužna za poduzimanje koraka na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora te naš legitimni interes u procjeni kandidata i vođenju poštenog postupka zapošljavanja. Ne tražimo i molimo da ne šaljete posebne kategorije podataka (poput zdravlja, vjere ili članstva u sindikatu) ni povijest plaća s prethodnih radnih mjesta.

Čuvanje: podatke o prijavi čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za procjenu vaše prijave i popunjavanje radnog mjesta. Ako niste zaposleni, podatke o prijavi brišemo nakon zatvaranja postupka, osim ako nas zamolite da ih zadržimo za buduća radna mjesta, u kojem ih slučaju čuvamo do 12 mjeseci.

Imate ista prava prema GDPR-u nad podacima o svojoj prijavi kao što je navedeno u odjeljku 8. Za njihovo ostvarivanje ili za zahtjev za brisanje svoje prijave, pišite na privacy@ethicsportal.eu.

13. Promjene ove politike #

Ovu politiku privatnosti možemo s vremena na vrijeme ažurirati. Kada uvedemo značajne promjene, obavijestit ćemo vas e-poštom ili obaviješću u aplikaciji. Datum „Posljednje ažuriranje” na vrhu ove stranice označava kada je politika posljednji put izmijenjena.

Ova je politika obavijest, a ne ugovor, i ne zahtijeva prihvaćanje. Promjene se primjenjuju od navedenog datuma stupanja na snagu ili posljednjeg ažuriranja, uz svaku obavijest koju zahtijeva primjenjivo pravo.

14. Kontaktirajte nas #

Ako imate pitanja o ovoj politici privatnosti ili želite ostvariti svoja prava nad podacima, obratite nam se na:

Općenito: support@ethicsportal.eu Privatnost / prava prema GDPR-u: privacy@ethicsportal.eu Kontakt za zaštitu podataka: privacy@ethicsportal.eu Prijave sigurnosnih ranjivosti: security@ethicsportal.eu Pravna pitanja / ugovor o obradi podataka: legal@ethicsportal.eu Lokacija: Varšava, Poljska

Posljednje ažuriranje: 30. listopada 2026.