Traiter un signalement
3:32 · · Français · sous-titres inclus
Pour les personnes chargées du traitement. Un dossier fictif suivi dans EthicsPortal de la réception à la clôture : désigner une personne impartiale, accuser réception, évaluer les risques, poser des questions, séparer le raisonnement interne, faire un retour d’information dans les délais et clôturer avec un dossier solide.
Chapitres et transcription
Traitez un signalement de la réception à la clôture, et gardez un dossier complet. Ce sont les règles minimales de l'UE. Votre procédure et le droit national s'appliquent aussi.
Connectez-vous avec votre propre compte. Sélectionnez la bonne organisation. Ouvrez « Signalements ». Repérez les dossiers en attente d'accusé de réception, les délais proches et les dossiers avec de nouvelles réponses. Lisez tout le signalement et tous les fichiers avant d'agir.
Vérifiez d'abord les conflits d'intérêts. Un administrateur choisit la personne responsable et ajoute des participants. Ne donnez accès qu'aux personnes autorisées. Les administrateurs et les observateurs voient tous les dossiers. L'attribution ne leur cache pas un dossier.
Sélectionnez « Accuser réception ». Cela enregistre la réception et informe le lanceur d'alerte. Le minimum européen est de sept jours. En France, c'est sept jours ouvrés. L'accusé de réception confirme la réception. Il ne signifie pas que les faits sont établis.
Vérifiez les risques immédiats pour la sécurité, les représailles et les preuves qui peuvent disparaître. Transmettez les risques urgents au service d'urgence ou spécialisé approprié. Décidez si la procédure s'applique et qui va enquêter. Traitez chaque allégation comme non établie.
Dans « Messages », demandez les faits manquants. Ici, nous demandons le fournisseur et la date de livraison. Puis sélectionnez « Envoyer au lanceur d'alerte ». Posez des questions neutres. Ne demandez jamais l'identité du lanceur d'alerte. Ne lui demandez jamais d'obtenir des preuves de manière illicite. Expliquez la prochaine étape, mais ne promettez aucun résultat.
Consignez votre évaluation dans « Notes ». Le lanceur d'alerte ne voit jamais les notes. Consignez les preuves, la décision, les motifs et la prochaine étape. N'incluez que les données personnelles pertinentes. La piste d'audit enregistre les événements du dossier. Elle ne remplace pas votre dossier d'enquête.
Dans « Messages », indiquez au lanceur d'alerte les mesures prises ou prévues, et pourquoi. Protégez les identités, les tiers et l'enquête. Si le travail continue, indiquez l'avancement et la date du prochain point. L'enquête n'a pas à être terminée au délai de retour d'information.
Le retour d'information est dû trois mois après l'accusé de réception. Sans accusé de réception, il est dû trois mois après les sept premiers jours. EthicsPortal retient la première des deux dates. Un accusé de réception tardif ne prolonge jamais le délai.
Après votre retour d'information, sélectionnez « Enregistrer le retour envoyé ». Cela marque seulement une étape. Cela ne rédige pas la réponse. Le moment venu, choisissez l'issue, et indiquez si les faits ont été confirmés. Envoyez l'issue et les motifs avant de clôturer. Un dossier clôturé ne prouve pas la conformité.
Relisez la piste d'audit. Conservez le dossier pendant votre durée légale de conservation. Consultez la personne responsable sur les gels juridiques et la suppression. Traitez chaque PDF téléchargé comme sensible. Rouvrez le dossier si de nouveaux faits arrivent. Continuez à traiter toute forme de représailles.