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Modèle gratuit de politique de lancement d’alerte pour la directive européenne 2019/1937 #

Toute organisation de 50 salariés ou plus dans l’UE a besoin d’une politique écrite de lancement d’alerte. Ce n’est pas facultatif — c’est une exigence de la directive européenne 2019/1937, et la plupart des États membres l’ont transposée en droit national avec des sanctions en cas de non-conformité.

Une politique de lancement d’alerte remplit deux fonctions : elle indique aux employés comment signaler des actes répréhensibles, et elle indique à votre organisation comment traiter ces signalements. Sans politique claire, les signalements passent entre les mailles du filet, les gestionnaires improvisent, et votre organisation s’expose à des risques juridiques et de réputation.

Vous trouverez ci-dessous un modèle de politique complet que vous pouvez copier et adapter. Remplacez les mentions entre crochets par les informations de votre organisation. Le modèle couvre chaque élément exigé par la directive.

Modèle de politique de lancement d’alerte #

[NOM DE L’ORGANISATION]

Politique de protection des lanceurs d’alerte

Date d’entrée en vigueur : [DATE]

Approuvé par : [NOM / FONCTION]

Version : 1.0

1. Objet et champ d’application #

La présente politique établit un cadre pour le signalement de violations présumées de la loi, de la réglementation ou des règles internes au sein de [NOM DE L’ORGANISATION]. Elle met en oeuvre les exigences de la directive européenne 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union, telle que transposée en droit national [de l’ÉTAT MEMBRE].

Cette politique s’applique à l’ensemble des activités, filiales et unités opérationnelles de [NOM DE L’ORGANISATION] au sein de l’Union européenne.

2. Qui peut effectuer un signalement #

Conformément à l’article 4 de la directive, les personnes suivantes peuvent soumettre un signalement via les canaux décrits dans la présente politique :

La protection s’étend également aux facilitateurs, aux tiers liés à l’auteur du signalement (tels que des collègues ou des proches) et aux entités juridiques que l’auteur du signalement détient, pour lesquelles il travaille ou avec lesquelles il est autrement lié dans un contexte professionnel (article 4(4)).

3. Ce qui peut être signalé #

Les signalements peuvent concerner des violations du droit de l’Union dans les domaines couverts par la directive (article 2), notamment :

Les signalements peuvent également concerner des violations des politiques internes de l’entreprise, des codes de conduite et du droit national applicable, à condition que la loi nationale de transposition [de l’ÉTAT MEMBRE] étende la protection à ces signalements.

4. Comment effectuer un signalement #

Canal de signalement interne #

[NOM DE L’ORGANISATION] met à disposition un canal de signalement interne sécurisé et confidentiel :

Les signalements peuvent être soumis de manière anonyme. Les lanceurs d’alerte qui choisissent de rester anonymes recevront un code d’accès pour consulter l’état de leur signalement et communiquer de manière sécurisée avec le gestionnaire de cas.

[NOM DE L’ORGANISATION] encourage l’utilisation du canal de signalement interne comme première démarche, car cela permet à l’organisation d’enquêter et de traiter les violations rapidement.

Signalement externe auprès des autorités compétentes #

Les auteurs de signalements ont le droit de signaler directement à l’autorité compétente à tout moment, conformément à l’article 10 de la directive. Les auteurs de signalements ne sont pas tenus d’utiliser le canal interne avant de signaler auprès d’une autorité externe.

L’autorité compétente [dans l’ÉTAT MEMBRE] est : [NOM ET COORDONNÉES DE L’AUTORITÉ NATIONALE].

Divulgation publique #

Dans les circonstances exceptionnelles définies à l’article 15 de la directive, les auteurs de signalements peuvent procéder à une divulgation publique tout en bénéficiant de la protection — par exemple, lorsqu’ils ont des motifs raisonnables de croire que la violation constitue un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public, ou lorsqu’il existe un risque de représailles.

5. Confidentialité #

L’identité de l’auteur du signalement ne sera divulguée à aucune personne en dehors des membres du personnel autorisés compétents pour recevoir ou assurer le suivi des signalements, sans le consentement explicite de l’auteur du signalement (article 16).

Cette obligation de confidentialité s’applique à toute information permettant de déduire directement ou indirectement l’identité de l’auteur du signalement.

L’identité de l’auteur du signalement ne peut être divulguée que lorsqu’il s’agit d’une obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit de l’Union ou le droit national dans le cadre d’enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires, y compris en vue de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée.

Toute personne qui divulgue l’identité d’un auteur de signalement en violation de la présente politique fera l’objet de mesures disciplinaires.

6. Interdiction des représailles #

[NOM DE L’ORGANISATION] interdit strictement toute forme de représailles contre les auteurs de signalements, conformément aux articles 19 à 21 de la directive. Les représailles comprennent, sans s’y limiter :

La charge de la preuve dans les procédures de représailles est inversée : lorsqu’un auteur de signalement établit qu’il a fait un signalement et a ensuite subi un préjudice, il est présumé que le préjudice a été infligé en représailles. La personne ayant pris la mesure préjudiciable doit prouver qu’elle reposait sur des motifs dûment justifiés sans rapport avec le signalement (article 21(5)).

Tout employé reconnu coupable de représailles fera l’objet de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement.

7. Processus d’enquête #

À réception d’un signalement, [NOM DE L’ORGANISATION] procédera comme suit :

  1. Accusé de réception dans les sept jours calendaires suivant la réception du signalement (article 9(1)(b)).
  2. Évaluation du signalement pour déterminer s’il relève du champ d’application de la présente politique et justifie une enquête.
  3. Enquête diligente en recueillant les informations pertinentes, en interrogeant les témoins si nécessaire et en examinant les documents, tout en maintenant la confidentialité.
  4. Retour d’information à l’auteur du signalement dans les trois mois suivant l’accusé de réception. Le retour d’information comprendra des informations sur l’état de l’enquête et, dans la mesure du possible, les conclusions et les mesures prises ou envisagées (article 9(1)(f)).
  5. Clôture du dossier avec des conclusions documentées et, le cas échéant, des recommandations de mesures correctives, de sanctions disciplinaires ou de transmission aux autorités compétentes.

Lorsqu’un signalement est évalué comme ne relevant pas du champ d’application de la présente politique, l’auteur du signalement en sera informé et, le cas échéant, orienté vers la procédure appropriée.

8. Protection des données #

Les signalements et toutes les données associées seront traités conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et au droit national applicable en matière de protection des données.

Les données personnelles manifestement non pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne seront pas collectées ou, si elles sont collectées accidentellement, seront supprimées dans les meilleurs délais (article 17(3)).

Les données relatives aux signalements ne seront pas conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire et proportionné pour se conformer aux exigences de la présente politique et du droit applicable. [NOM DE L’ORGANISATION] définira et documentera des durées de conservation spécifiques conformément à la loi nationale de transposition.

9. Formation et sensibilisation #

[NOM DE L’ORGANISATION] s’engage à :

10. Révision #

La présente politique sera révisée au moins une fois par an et mise à jour si nécessaire pour refléter les évolutions du droit applicable, de la structure organisationnelle ou des bonnes pratiques.

11. Contact #

Pour toute question relative à cette politique ou au canal de signalement :

Fin du document de politique.

Utilisation de ce modèle #

Copiez le texte ci-dessus dans le format documentaire de votre entreprise, remplacez chaque mention entre crochets et faites-le relire par votre service juridique. Le modèle couvre les exigences de la directive 2019/1937, mais les lois nationales de transposition de votre État membre peuvent imposer des obligations supplémentaires — consultez un conseil juridique local.

Une fois votre politique en place, vous avez besoin d’un canal technique pour recevoir les signalements. EthicsPortal fournit un portail de signalement sécurisé et anonyme conforme aux exigences de la directive pour les canaux internes — mise en place en quelques minutes, à partir de 49 €/mois.