Yaroslav Shmarov
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Changer de logiciel d’alerte sans interruption #
La plupart des organisations prévoient de changer de logiciel d’alerte le jour où l’ancien contrat se termine. Ce plan pose un problème. Ce jour-là, l’ancien outil contient encore des dossiers ouverts, et les lanceurs d’alerte qui les ont déposés continuent d’y envoyer des messages. Le nouvel outil ne peut pas reprendre ces dossiers.
Un changement demande donc une période de transition. Les nouveaux signalements arrivent dans le nouveau dispositif d’alerte. Les dossiers ouverts se terminent dans l’ancien. Cet article explique comment organiser cette période, et comment EthicsPortal la rend gratuite.
Pourquoi les dossiers ouverts ne peuvent pas être transférés #
Un signalement n’est pas qu’un texte. C’est un échange avec un lanceur d’alerte, souvent anonyme, qui revient avec un numéro de dossier et un mot de passe connus seulement de l’ancien système. Le dossier a aussi un historique : date de réception, accusé de réception, messages, décisions et journal d’audit.
Vous pouvez exporter cet historique comme archive. Vous ne pouvez pas transférer l’échange. Les identifiants du lanceur d’alerte n’existent pas dans le nouvel outil, et vous ne pouvez pas joindre une personne anonyme en dehors du dispositif pour lui en donner de nouveaux.
Les délais légaux continuent aussi de courir. Selon l’article 9 de la directive 2019/1937 et le décret n° 2022-1284, vous accusez réception de chaque signalement sous 7 jours et faites un retour sous 3 mois. Pour un dossier ouvert, c’est dans l’ancien outil que vous respectez ces délais.
Le changement, étape par étape #
1. Vérifier l’ancien contrat #
Réunissez quatre informations avant de planifier :
- La date de fin et le préavis. Beaucoup de contrats se renouvellent automatiquement si vous ne résiliez pas à temps.
- L’export. Demandez dans quel format vous recevez les dossiers, les messages, les pièces jointes et les journaux d’audit.
- L’accès après la fin du contrat. Certains fournisseurs laissent un accès en lecture pendant un temps. D’autres suppriment les données.
- La réception. Demandez si le fournisseur peut fermer le formulaire aux nouveaux signalements tout en gardant les dossiers ouverts. La transition est alors plus simple.
2. Basculer la réception le jour 1 #
Configurez EthicsPortal : personnes chargées du traitement, catégories, langues et votre procédure d’alerte. Remplacez ensuite l’ancien lien partout où les personnes le trouvent :
- le pied de page du site et la page de la procédure d’alerte
- l’intranet, le livret d’accueil et l’affichage
- les consignes pour signaler par téléphone ou en personne, si vous les proposez
- les documents destinés aux fournisseurs et partenaires, si des personnes extérieures peuvent signaler
À partir de ce jour, les nouveaux signalements vont vers EthicsPortal. L’ancien outil ne reçoit plus que des messages sur les dossiers ouverts.
3. Faire fonctionner les deux outils pendant la transition #
Désignez une personne qui consulte l’ancien outil à intervalle fixe, par exemple tous les deux jours ouvrés. Les lanceurs d’alerte dont le dossier est ouvert continueront de l’utiliser. Chaque délai qui a commencé dans l’ancien outil se termine dans l’ancien outil.
Si quelqu’un dépose par erreur un nouveau signalement dans l’ancien outil, répondez-lui là et indiquez-lui le nouveau dispositif d’alerte.
4. Fermer l’ancien outil #
Avant la fin du contrat :
- Clôturez les dossiers que vous pouvez clôturer. Faites votre retour et consignez le résultat.
- Documentez les dossiers qui restent ouverts. Exportez le dossier complet. Dans l’ancien outil, indiquez au lanceur d’alerte la date de fermeture et comment continuer : un nouveau signalement dans le nouveau dispositif d’alerte, qui cite l’ancien numéro de dossier.
- Exportez tout pour la conservation. Conservez les dossiers et journaux d’audit pendant la durée prévue par votre procédure et par la loi.
5. Mettre à jour vos documents #
Un nouveau fournisseur est un nouveau sous-traitant. Signez l’accord de traitement des données, mettez à jour votre registre des traitements et la notice d’information des lanceurs d’alerte. Vérifiez si le CSE doit être informé ou consulté avant le changement.
Gratuit jusqu’à la fin de votre contrat actuel #
C’est la période de transition qui fait attendre beaucoup d’organisations. Personne ne veut payer deux fournisseurs pour les mêmes mois. Le changement est donc repoussé au dernier jour possible, et les dossiers ouverts n’ont plus de place.
EthicsPortal est gratuit pour votre organisation, du jour où vous basculez la réception jusqu’à la fin de votre contrat actuel, pendant 12 mois au maximum. La facturation commence le lendemain. Vous ne payez qu’un fournisseur à la fois, et vous pouvez commencer la transition jusqu’à un an avant la fin de votre contrat actuel.
Indiquez-nous simplement la date de fin de votre contrat actuel lors de la configuration. Nous n’avons pas besoin du contrat lui-même, ni d’aucune donnée de signalement de l’ancien outil.
Si vous quittez EthicsPortal plus tard #
Les mêmes règles s’appliquent dans l’autre sens. Chaque signalement s’exporte en PDF avec l’historique complet des messages, la chronologie et le journal d’audit, et les administrateurs peuvent exporter à tout moment toutes les données de l’organisation dans un fichier ZIP. Voir la FAQ pour le détail.