Si les employés doivent demander ou se trouve le canal de signalement, vous n’en avez pas #
Un employé soupconnne une fraude. Il veut faire un signalement. Sa première action ne devrait pas être de se rendre aux RH et de demander : « est-ce qu’on à un canal de signalement ? »
Le simple fait de poser la question est en soi un signal. Dans le type exact d’entreprise que la Directive vise à encadrer — là où des fautes sont commises et quelqu’un souhaite les signaler — se renseigner sur un canal de signalement indique aux gens que vous envisagez de signaler quelque chose. Avant même d’avoir tapé un seul mot, vous êtes exposé.
La loi est claire : vous devez informer les employés #
La Loi Waserman et la Directive UE 2019/1937 n’exigent pas seulement que les organisations mettent en place un canal de signalement. Elles exigent qu’elles s’assurent que les travailleurs en connaissent l’existence.
L’article 9(1)(g) impose des « informations claires et facilement accessibles » sur les procédures de signalement — tant internes qu’externes. Ce n’est pas facultatif. Si vous disposez d’un canal de signalement mais que vos employés ignorent son existence, vous n’êtes pas en conformité avec la Loi Waserman.
Les transpositions nationales vont plus loin :
- Allemagne (HinSchG §13) : Les employeurs doivent fournir des « informations claires et facilement accessibles sur l’utilisation du canal de signalement interne ».
- France (Sapin II, Loi Waserman) : Les entreprises doivent informer les employés des procédures de signalement et publier ces informations par des moyens accessibles.
- Pologne (Ustawa o ochronie sygnalistow) : Les employeurs doivent informer les employés des procédures de signalement au moins une fois par an.
Le schema est le même partout : mettre en place le canal, c’est la moitie du travail. Faire en sorte que les employés en aient connaissance, c’est l’autre moitie.
Le problème de conception dont personne ne parle #
La plupart des discussions sur la conformité s’arrêtent a « informer les employés » et supposent qu’un email à l’échelle de l’entreprise ou une page intranet suffit. Ce n’est pas le cas.
Pensez à ce qui se passe concrètement :
Scenario 1 : Le canal est sur l’intranet de l’entreprise. L’employé doit utiliser son ordinateur professionnel, se connecter au réseau d’entreprise, naviguer jusqu’à la section conformité et cliquer pour accéder au portail de signalement. Chaque étape laisse une trace numérique sur un appareil contrôlé par l’employeur. Le service informatique peut voir quelles pages vous consultez sur l’intranet.
Scenario 2 : Le canal nécessite une application d’entreprise. L’employé doit télécharger une application, éventuellement via un système MDM (Mobile Device Management) d’entreprise, et créer un compte. Le simple fait d’installer une application de signalement sur son téléphone professionnel est en soi une declaration.
Scenario 3 : Le canal est mentionne une seule fois dans le règlement intérieur. Page 47, section 12.3, entre la politique de stationnement et le code vestimentaire. Personne ne se souvient qu’il existe. Quand quelqu’un en a besoin, il doit demander. Et demander, c’est le problème.
Ce que « facilement accessible » signifie réellement #
Si vous prenez au sérieux l’intention de la Directive — protéger les personnes qui signalent des fautes — alors « facilement accessible » signifie :
L’employé doit pouvoir accéder au canal sans :
- Utiliser un appareil de l’entreprise
- Être sur le réseau de l’entreprise
- Installer une application
- Créer un compte
- Demander à quiconque ou le trouver
- Laisser la moindre trace de sa recherche
Cela reduit considérablement les options. Le canal doit être une URL publique qui fonctionne dans n’importe quel navigateur sur n’importe quel appareil — y compris un téléphone personnel en 4G, complètement en dehors de l’infrastructure de l’employeur.
Comment rendre le canal véritablement accessible #
1. Une URL publique, pas une page intranet. Le portail de signalement doit être accessible depuis n’importe quel navigateur, sur n’importe quel appareil, sans authentification. Un employé chez lui, sur son téléphone personnel, à 23 h, doit pouvoir saisir une URL et commencer un signalement. Pas de VPN, pas de connexion, pas d’email d’entreprise requis.
2. Des QR codes dans les espaces prives. Imprimez le QR code et placez-le là où les gens peuvent le scanner sans être observés : toilettes, salles de pause, vestiaires, dos des portes d’ascenseur. Un employé qui scanne un QR code sur le mur des toilettes ne laisse aucune trace numérique et n’attire aucune attention.
3. Des affiches physiques, pas seulement des emails. Un email à l’échelle de l’entreprise sur le canal de signalement est facilement manqué et difficile à retrouver six mois plus tard. Une affiche sur le mur de chaque cuisine de bureau avec un QR code et une URL est toujours la quand quelqu’un en a besoin.
4. Le mentionner lors de chaque intégration. L’accueil des nouveaux employés doit inclure l’URL du canal de signalement et une carte imprimee avec le QR code. Pas enfoui dans un règlement. Remis directement en main propre.
5. Pas de compte requis. Si l’outil de signalement exige que l’employé crée un compte avec son adresse email pour deposer un signalement, il n’est ni anonyme ni sur. Le lanceur d’alerte doit pouvoir soumettre sans fournir aucune information identifiante et recevoir un code d’accès pour consulter les suites ulterieurement.
C’est ainsi que fonctionne EthicsPortal #
Chaque organisation EthicsPortal obtient une URL de signalement publique. Elle fonctionne sur n’importe quel navigateur, n’importe quel appareil. Pas d’application, pas de compte, pas de réseau d’entreprise.
Le portail genere un QR code qui peut être imprime et affiche n’importe ou. Scannez-le, et vous êtes sur la page de signalement. Pas de connexion, pas de trace.
Les lanceurs d’alerte soumettent anonymement — pas de nom, pas d’email, pas d’enregistrement d’IP. Ils reçoivent un code d’accès pour consulter les mises à jour. L’ensemble de l’interaction se déroule dans une fenêtre de navigateur qui peut être fermée sans laisser de trace.
Le référent ne voit jamais l’identité du lanceur d’alerte. Le lanceur d’alerte ne voit jamais le nom du référent. Le système compte jusqu’à 7 jours, compte jusqu’à 3 mois, et enregistre tout.
Voilà à quoi ressemble « facilement accessible » quand on prend la Directive au sérieux.
Si le canal de signalement de votre organisation oblige les employés a demander à quelqu’un ou le trouver, vous avez une case de conformité cochée. Vous n’avez pas de canal de signalement. Mettez en place un vrai canal en dix minutes.
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