Πλήρως συμμορφούμενος δίαυλος αναφορών, επιχειρησιακά έτοιμος μέσα σε λίγα λεπτά #

Το EthicsPortal παρέχει πλήρως ρυθμισμένο δίαυλο αναφορών που καλύπτει τις απαιτήσεις της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 από την πρώτη στιγμή. Χωρίς έργο υλοποίησης και χωρίς ανάγκη για τμήμα πληροφορικής.

Ρύθμιση σε 3 βήματα #

1. Ρυθμίστε τον δίαυλο αναφορών σας (2 λεπτά) #

Δημιουργήστε λογαριασμό και προσαρμόστε:

• Όνομα και λογότυπο οργανισμού — ο δίαυλος αναφορών σας, η ταυτότητά σας
• Κατηγορίες αναφορών — απάτη, παρενόχληση, ασφάλεια ή δικές σας κατηγορίες
• Περίοδο διατήρησης δεδομένων — 12, 24, 36 ή 60 μήνες, έπειτα αυτόματη διαγραφή

Ο δίαυλος αναφορών σας είναι άμεσα διαθέσιμος σε μοναδική διεύθυνση. Χωρίς εγκατάσταση και χωρίς αναμονή.

2. Μοιραστείτε τον σύνδεσμο (1 λεπτό) #

Κάθε δίαυλος αναφορών λαμβάνει κοινοποιήσιμο σύνδεσμο και κωδικό QR. Τοποθετήστε τον κωδικό QR σε χώρους διαλείμματος, τουαλέτες, εγχειρίδια προσωπικού και υλικό υποδοχής νέων εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι αποκτούν πρόσβαση από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης — χωρίς εφαρμογή, χωρίς λογαριασμό και χωρίς ανάγκη για εταιρικό δίκτυο.

Κάθε δίαυλος αναφορών διαθέτει επίσης τη δική του διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όσοι προτιμούν να γράψουν από τη δική τους εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνουν εκεί την αναφορά τους, και αυτή φτάνει ως υπόθεση όπως κάθε άλλη.

Δίαυλος αναφορών σε παραγωγική χρήση: secure.ethicsportal.eu/p/R8HXGNHO — του ίδιου του EthicsPortal.

3. Ξεκινήστε να διαχειρίζεστε υποθέσεις #

Όταν υποβληθεί αναφορά, λαμβάνετε ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Από τον πίνακα ελέγχου διαχειρίζεστε όλες τις υποθέσεις σε ενιαία προβολή:

• Αναθέστε και αξιολογήστε προτεραιότητα — δρομολογήστε την υπόθεση στον κατάλληλο χειριστή και ορίστε προτεραιότητα (Χαμηλή, Κανονική, Υψηλή, Επείγουσα) κατά την αξιολόγηση
• Φιλτράρετε και αναζητήστε — βρείτε υποθέσεις κατά κατάσταση, κατηγορία ή προθεσμία
• Αναφορές μέσω email — τα μηνύματα που αποστέλλονται στη διεύθυνση του διαύλου γίνονται αυτόματα υποθέσεις. Οι χειριστές δεν βλέπουν ποτέ τη διεύθυνση του αποστολέα, και το πρόσωπο που αναφέρει λαμβάνει αριθμό υπόθεσης και κωδικό πρόσβασης για το ασφαλές εισερχόμενο. Είναι ενεργό από προεπιλογή και ο οργανισμός μπορεί να το απενεργοποιήσει. Πώς λειτουργεί
• Καταγράψετε εξωτερικές αναφορές — λάβατε αναφορά τηλεφωνικά, με επιστολή ή δια ζώσης; Καταχωρίστε την χειροκίνητα ώστε όλα να βρίσκονται σε ένα σημείο. Αν το πρόσωπο που αναφέρει θέλει να παρακολουθεί την υπόθεση διαδικτυακά, το EthicsPortal δημιουργεί κωδικό πρόσβασης μίας χρήσης, τον οποίο του μεταβιβάζετε

Ανοίξτε μια υπόθεση για να τη χειριστείτε από την αρχή έως το τέλος:

• Διαβάστε ολόκληρη την αναφορά — περιγραφή, κατηγορία και αρχεία που ανέβηκαν
• Βεβαιώστε την παραλαβή — η Οδηγία το απαιτεί εντός 7 ημερών. Το EthicsPortal παρακολουθεί την προθεσμία και επισημαίνει αυτόματα τις εκπρόθεσμες υποθέσεις
• Επικοινωνήστε με το πρόσωπο που αναφέρει — ασφαλής αμφίδρομη επικοινωνία, στην οποία το πρόσωπο που αναφέρει αποκτά πρόσβαση με αριθμό υπόθεσης και κωδικό πρόσβασης. Το πρόσωπο παραμένει ανώνυμο και τα ονόματα των χειριστών δεν αποκαλύπτονται ποτέ
• Παρέχετε ανατροφοδότηση — η Οδηγία το απαιτεί εντός 3 μηνών. Παρακολουθείται αυτόματα
• Προσθέστε εσωτερικές σημειώσεις — αόρατες για το πρόσωπο που αναφέρει, ορατές για την ομάδα σας
• Εξαγάγετε σε PDF — δημιουργήστε πλήρη φάκελο υπόθεσης για νομικό έλεγχο, ελεγκτές ή τεκμηρίωση συμμόρφωσης

Τι βιώνουν τα πρόσωπα που αναφέρουν #

Η εμπειρία του προσώπου που αναφέρει έχει σημασία, γιατί από αυτήν εξαρτάται αν ο δίαυλος θα χρησιμοποιηθεί στην πράξη.

• Χωρίς λογαριασμό, χωρίς εφαρμογή, χωρίς σύνδεση. Μόνο πρόγραμμα περιήγησης σε οποιαδήποτε συσκευή — ακόμη και προσωπικό κινητό με δεδομένα κινητής τηλεφωνίας
• Πλήρως ανώνυμη από προεπιλογή. Οι διευθύνσεις IP των αναφερόντων δεν αποθηκεύονται μαζί με τις αναφορές ούτε στα αρχεία καταγραφής της εφαρμογής. Τα μεταδεδομένα αρχείων (EXIF, GPS, στοιχεία συντάκτη) αφαιρούνται αυτόματα πριν από την αποθήκευση
• Η αποκάλυψη ταυτότητας είναι προαιρετική. Το πρόσωπο μπορεί να δώσει το όνομά του μόνο αν το επιλέξει — δεν απαιτείται ποτέ
• Ή στείλτε email. Τα πρόσωπα που αναφέρουν μπορούν επίσης να γράψουν στη διεύθυνση του διαύλου. Το email δεν είναι ανώνυμο, γι’ αυτό η απάντηση που λαμβάνουν παραπέμπει στην ηλεκτρονική φόρμα αναφοράς όσους χρειάζονται ανωνυμία
• Αριθμός υπόθεσης και κωδικός πρόσβασης. Μετά την υποβολή, το πρόσωπο λαμβάνει αριθμό υπόθεσης (WB-XXXX-XXXX) και κωδικό πρόσβασης που δημιουργεί το σύστημα. Και τα δύο απαιτούνται για έλεγχο κατάστασης και απάντηση σε μηνύματα
• Τα ονόματα των χειριστών δεν εμφανίζονται ποτέ. Το πρόσωπο βλέπει μόνο «Χειριστής υπόθεσης»

Όταν τα πρόσωπα που αναφέρουν επιστρέφουν για να ελέγξουν την υπόθεσή τους, εισάγουν τον αριθμό υπόθεσης και τον κωδικό πρόσβασης και βλέπουν μόνο όσα χρειάζονται: κατάσταση, μηνύματα του χειριστή και τα αρχεία που ανέβασαν. Η ταυτότητα των χειριστών παραμένει κρυφή πίσω από τη γενική ένδειξη «Χειριστής υπόθεσης».

Τι βρίσκεται από κάτω #

Κάθε τεχνική επιλογή εξυπηρετεί έναν στόχο: να διατηρεί τη συμμόρφωσή σας και να προστατεύει τα πρόσωπα που αναφέρουν.

• Κρυπτογράφηση σε κατάσταση ηρεμίας. Το κείμενο των αναφορών, τα στοιχεία του προσώπου που αναφέρει και τα μηνύματα κρυπτογραφούνται στη βάση δεδομένων, ενώ τα συνημμένα αρχεία κρυπτογραφούνται με ξεχωριστό κλειδί ανά αρχείο
• Έλεγχος για κακόβουλο λογισμικό. Όλα τα μεταφορτωμένα αρχεία ελέγχονται από την πλευρά του διακομιστή για κακόβουλο λογισμικό. Τα μολυσμένα αρχεία αφαιρούνται αυτόματα
• Ίχνος ελέγχου μόνο με προσθήκες. Κάθε ενέργεια καταγράφεται. Οι εγγραφές δεν μπορούν να τροποποιηθούν μετά τη δημιουργία τους. Οι ελεγκτές βλέπουν ποιος έκανε τι και πότε
• Έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων. Έλεγχος δύο παραγόντων βασισμένος σε TOTP για χειριστές και διαχειριστές μέσω οποιασδήποτε τυπικής εφαρμογής ελέγχου ταυτότητας. Τα πρόσωπα που αναφέρουν συνδέονται με τον αριθμό υπόθεσης και κωδικό πρόσβασης που δημιουργεί το σύστημα, αποθηκευμένο μόνο ως bcrypt digest
• Αυτόματη παρακολούθηση προθεσμιών. Προθεσμία 7 ημερών για βεβαίωση παραλαβής και 3 μηνών για ανατροφοδότηση με ειδοποιήσεις καθυστέρησης
• Τα δεδομένα αναφορών φιλοξενούνται εντός ΕΕ. Τα βασικά δεδομένα αναφορών αποθηκεύονται σε διακομιστές της Hetzner στη Νυρεμβέργη, με αντίγραφο ασφαλείας των συνημμένων αρχείων στο Falkenstein της Γερμανίας. Ο δημόσιος ιστότοπος παραδίδεται μέσω Cloudflare (CDN, Ηνωμένες Πολιτείες)· ο δίαυλος αναφορών και η πύλη χειριστών όχι. Η χωριστή επεξεργασία του δημόσιου ιστοτόπου περιγράφεται στην Πολιτική απορρήτου
• Παροχή χρηστών μέσω SCIM 2.0. Συνδέστε τον πάροχο ταυτότητάς σας — Okta, Microsoft Entra ID ή οποιονδήποτε κατάλογο SCIM 2.0 — για να παρέχετε αυτόματα χειριστές υποθέσεων και να καταργείτε την παροχή τους τη στιγμή που αποχωρούν από τον οργανισμό σας, κλείνοντας την πρόσβασή τους στις αναφορές. Δημιουργήστε και εναλλάξτε το διακριτικό σύνδεσης στις ρυθμίσεις του οργανισμού και ορίστε τον ρόλο που λαμβάνουν οι νέοι χρήστες
• Ενιαία σύνδεση (SSO) με SAML 2.0. Αφήστε την ομάδα σας να ταυτοποιείται μέσω του παρόχου ταυτότητάς σας — Okta, Microsoft Entra ID ή οποιονδήποτε πάροχο SAML 2.0. Ρυθμίζεται ανά οργανισμό σε έναν ή περισσότερους τομείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με προαιρετική επιβολή (απαίτηση SSO για αυτούς τους τομείς) και προαιρετική just-in-time παροχή μελών κατά την πρώτη σύνδεση
• Χωρίς παρακολούθηση. Χωρίς στατιστικά, χωρίς cookies παρακολούθησης και χωρίς scripts τρίτων στον δίαυλο αναφορών

Για την αντιστοίχιση λειτουργίας–άρθρου ανά διάταξη της Οδηγίας, δείτε την Κάλυψη Οδηγίας 2019/1937. Για ερμηνευτικές θέσεις σε αμφίσημες διατάξεις της Οδηγίας, δείτε τις Ερμηνείες Οδηγίας 2019/1937.

Τελευταία ενημέρωση: 4 Νοεμβρίου 2026