Yaroslav Shmarov
· Δημοσιεύθηκε
· Τελευταία ενημέρωση
Ποιοι πρέπει να συμμορφώνονται με την Οδηγία της ΕΕ για την προστασία των προσώπων που υποβάλλουν αναφορές; #
Η σύντομη απάντηση είναι η εξής: αν ο οργανισμός σας έχει 50 ή περισσότερους εργαζομένους και δραστηριοποιείται στην ΕΕ, σχεδόν βέβαια χρειάζεται εσωτερικό δίαυλο αναφοράς. Αυτό δεν είναι προαιρετικό. Αν είστε εποπτευόμενη χρηματοοικονομική οντότητα, τον χρειάζεστε ανεξαρτήτως μεγέθους — πέντε εργαζόμενοι αρκούν — επειδή το όριο δεν ισχύει για εσάς. Είναι νόμος και στα 27 κράτη μέλη.
Παρακάτω θα βρείτε όσα χρειάζεστε για να κρίνετε αν υπάγεστε στο πεδίο εφαρμογής, τι απαιτεί πραγματικά η συμμόρφωση και ποιες είναι οι συνέπειες όταν δεν υπάρχει.
Το όριο: 50 εργαζόμενοι #
Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937, άρθρο 8 παράγραφοι 3 και 4, θεσπίζει την υποχρέωση:
- 250+ εργαζόμενοι: τα κράτη μέλη έπρεπε να θέσουν σε ισχύ τους νόμους τους έως τις 17 Δεκεμβρίου 2021 (άρθρο 26 παρ. 1)
- 50–249 εργαζόμενοι: για αυτούς, η υποχρέωση διαύλου αναφορών μπορούσε να περιμένει έως τις 17 Δεκεμβρίου 2023 (άρθρο 26 παρ. 2)
Λιγότεροι από 50 εργαζόμενοι δεν σημαίνει εξαίρεση. Το άρθρο 8 παράγραφος 4 καταργεί εντελώς το όριο για τις εποπτευόμενες χρηματοοικονομικές οντότητες, ενώ αρκετά κράτη μέλη επεκτείνουν περαιτέρω την υποχρέωση — δείτε ποιοι καλύπτονται ανεξαρτήτως μεγέθους παρακάτω.
Πρόκειται για προθεσμίες για τους εθνικούς νόμους. Τα περισσότερα κράτη μέλη ενσωμάτωσαν την Οδηγία με καθυστέρηση, οπότε το πότε ξεκίνησε η δική σας υποχρέωση το ορίζει το εθνικό δίκαιο. Όλοι οι εθνικοί νόμοι ισχύουν πλέον: αν έχετε 50 ή περισσότερους εργαζομένους στην ΕΕ, ο δίαυλος αναφορών πρέπει να λειτουργεί ήδη.
Πώς υπολογίζεται ο αριθμός εργαζομένων #
Η Οδηγία δεν χρησιμοποιεί στενό ορισμό του «εργαζομένου». Τα κράτη μέλη συνήθως συνυπολογίζουν:
- εργαζομένους πλήρους και μερικής απασχόλησης
- εργαζομένους ορισμένου χρόνου και προσωρινά απασχολούμενους
- σε ορισμένες χώρες: αποσπασμένους εργαζομένους, ασκούμενους και μαθητευόμενους
Ο υπολογισμός γίνεται στο επίπεδο της συγκεκριμένης νομικής οντότητας και όχι του ομίλου. Αν ανήκετε σε όμιλο εταιρειών, κάθε οντότητα με 50+ εργαζομένους χρειάζεται δικό της δίαυλο, παρότι οι οντότητες με 50–249 εργαζομένους μπορούν να μοιράζονται πόρους για τη λήψη και διερεύνηση αναφορών.
Ποιοι καλύπτονται ανεξαρτήτως μεγέθους #
Ορισμένες κατηγορίες οργανισμών οφείλουν να συμμορφώνονται ανεξάρτητα από τον αριθμό εργαζομένων.
Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες (άρθρο 8 παρ. 4) #
Όλες οι οντότητες που δραστηριοποιούνται στις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες — τράπεζες, επενδυτικές επιχειρήσεις, ασφαλιστικές, ιδρύματα πληρωμών και πάροχοι κρυπτοστοιχείων — πρέπει να διαθέτουν δίαυλο αναφοράς ανεξάρτητα από το μέγεθός τους.
Δημόσιος τομέας (άρθρο 8 παρ. 9) #
Κάθε νομική οντότητα του δημόσιου τομέα πρέπει να διαθέτει δίαυλο αναφορών, όπως και οι οντότητες που της ανήκουν ή ελέγχονται από αυτήν. Ένα κράτος μέλος μπορεί να εξαιρέσει δήμους με λιγότερους από 10 000 κατοίκους ή λιγότερους από 50 εργαζομένους, καθώς και άλλους δημόσιους φορείς με λιγότερους από 50 εργαζομένους. Το αν ισχύουν αυτές οι εξαιρέσεις εξαρτάται από το εθνικό δίκαιο.
Εθνικές επεκτάσεις #
Ορισμένα κράτη μέλη υπερβαίνουν το ελάχιστο επίπεδο της Οδηγίας:
- Ιταλία: οι οργανισμοί με πρόγραμμα συμμόρφωσης «Model 231» υπάγονται ανεξαρτήτως μεγέθους
- Βέλγιο: οι επιχειρήσεις με 250+ εργαζομένους πρέπει να δέχονται ανώνυμες αναφορές
- Γαλλία: μετά τον Loi Waserman, ο αναφέρων μπορεί να επιλέγει εσωτερικό ή εξωτερικό δίαυλο
Ποιοι μπορούν να υποβάλουν αναφορές #
Η Οδηγία προστατεύει ευρεία κατηγορία «αναφερόντων» και όχι μόνο εργαζομένους. Σύμφωνα με το άρθρο 4, προστατεύονται:
- εργαζόμενοι — υπάλληλοι, δημόσιοι λειτουργοί, ασκούμενοι
- αυτοαπασχολούμενοι — ανάδοχοι και ελεύθεροι επαγγελματίες
- μέτοχοι και μέλη διοικητικών οργάνων
- εθελοντές
- προμηθευτές και οι εργαζόμενοί τους
- υποψήφιοι για εργασία
- πρώην εργαζόμενοι
Ο δίαυλός σας πρέπει να είναι προσβάσιμος σε όλες αυτές τις ομάδες και όχι μόνο στους σημερινούς εργαζομένους.
Τι σημαίνει στην πράξη συμμόρφωση #
Η ύπαρξη διαύλου σημαίνει ότι καλύπτονται οι απαιτήσεις των άρθρων 8, 9, 16, 18 και 19–21 της Οδηγίας.
1. Ασφαλής δίαυλος αναφοράς #
Ο εσωτερικός δίαυλος πρέπει να επιτρέπει γραπτή και, όπου απαιτείται, προφορική υποβολή. Πρέπει:
- να είναι προσβάσιμος σε όλα τα πρόσωπα που καλύπτει η Οδηγία
- να προστατεύει την εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του αναφέροντος
- να μην απαιτεί υποχρεωτικά αποκάλυψη ταυτότητας
2. Τεκμηριωμένη διαδικασία #
Ο δίαυλος πρέπει να ακολουθεί σαφή διαδικασία:
| Απαίτηση | Προθεσμία | Άρθρο |
|---|---|---|
| Επιβεβαίωση παραλαβής | Εντός 7 ημερών | Άρθρο 9(1)(b) |
| Ορισμός αμερόληπτου προσώπου ή τμήματος | Κατά την παραλαβή | Άρθρο 9(1)(a) |
| Επιμελής παρακολούθηση | Σε συνεχή βάση | Άρθρο 9(1)(c) |
| Ενημέρωση προς τον αναφέροντα | Εντός 3 μηνών | Άρθρο 9(1)(f) |
| Πληροφόρηση για εξωτερικές οδούς αναφοράς | Κατά την υποβολή | Άρθρο 9(1)(g) |
3. Προστασία εμπιστευτικότητας #
Η ταυτότητα του αναφέροντος δεν μπορεί να γνωστοποιείται πέρα από τα πρόσωπα που χειρίζονται την αναφορά, χωρίς τη ρητή συγκατάθεσή του. Αυτό σημαίνει:
- έλεγχο πρόσβασης
- αποφυγή παρακολούθησης που θα μπορούσε να ταυτοποιήσει ανώνυμους αναφέροντες
- κρυπτογράφηση δεδομένων
4. Τήρηση αρχείων #
Οι αναφορές πρέπει να αποθηκεύονται με ασφάλεια και σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο. Πρέπει να υπάρχει ίχνος τεκμηρίωσης που να αποδεικνύει συμμόρφωση σε περίπτωση ελέγχου.
5. Μέτρα κατά των αντιποίνων #
Δεν επιτρέπονται αντίποινα κατά των αναφερόντων. Αυτό περιλαμβάνει απόλυση, υποβιβασμό, στέρηση προαγωγής, αλλαγή καθηκόντων ή οποιοδήποτε άλλο δυσμενές μέτρο.
Τι ΔΕΝ θεωρείται συμμόρφωση #
Ορισμένες πρακτικές δεν καλύπτουν τις απαιτήσεις της Οδηγίας:
- γενική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως
compliance@company.com - ανώνυμο κουτί προτάσεων
- αναφορά στο εγχειρίδιο προσωπικού χωρίς λειτουργικό δίαυλο
- εξωτερική τηλεφωνική γραμμή χωρίς διαχείριση υποθέσεων και χωρίς παρακολούθηση προθεσμιών
Τι συμβαίνει αν δεν συμμορφώνεστε #
Κάθε κράτος μέλος έχει προβλέψει κυρώσεις. Διαφέρουν σημαντικά:
| Χώρα | Χωρίς δίαυλο αναφορών | Αντίποινα | Ποινική ευθύνη | Νόμος |
|---|---|---|---|---|
| Ισπανία | Έως 1 000 000 € | Έως 1 000 000 € | Όχι | Ley 2/2023 |
| Πολωνία | Πρόστιμο έως 5 000 PLN (~1 200 €), που επιβάλλεται από δικαστήριο | Παρεμπόδιση: πρόστιμο, περιορισμός της ελευθερίας ή φυλάκιση έως 1 έτος (3 με βία/απειλές). Αντίποινα: έως 2 έτη (3 σε περίπτωση επιμονής) | Ναι | Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 |
| Ιταλία | 10 000–50 000 € | 10 000–50 000 € | Όχι | D.Lgs. 24/2023 |
| Γερμανία | Έως 20 000 € | Έως 50 000 € (×10 για νομικά πρόσωπα, έως 500 000 €) | Όχι | HinSchG |
| Βέλγιο | Επιχειρήσεις: ποινικό πρόστιμο 24 000–576 000 € ή διοικητικό πρόστιμο 2 400–28 000 €, και τα δύο με προσαύξηση 25% | Παρεμπόδιση, αντίποινα ή παραβίαση της εμπιστευτικότητας: φυλάκιση 6 μηνών–3 ετών ή/και πρόστιμο 4 800–48 000 € | Ναι | Loi du 28 novembre 2022 |
Η επιβολή δεν είναι θεωρητική. Οι εθνικές αρχές λειτουργούν πλέον ενεργά και επιβάλλουν πρόστιμα.
Δείτε και τη σελίδα μας για τις κυρώσεις ανά χώρα.
Η ταχύτερη διαδρομή προς τη συμμόρφωση #
Αν ο οργανισμός σας έχει 50+ εργαζομένους, η προθεσμία έχει παρέλθει. Η πρακτική διαδρομή είναι η εξής:
- Θέστε σε λειτουργία δίαυλο αναφορών. Το EthicsPortal σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε τον δίαυλο αναφορών μέσα σε λίγα λεπτά.
- Ορίστε υπεύθυνο. Αναθέστε τουλάχιστον σε ένα αμερόληπτο πρόσωπο την παραλαβή και διερεύνηση αναφορών.
- Ενημερώστε τους εργαζομένους. Κοινοποιήστε τη διεύθυνση και τον κωδικό QR μέσω αφισών, υλικού υποδοχής νέων εργαζομένων και εσωτερικών ανακοινώσεων.
- Τεκμηριώστε τη διαδικασία. Υιοθετήστε εσωτερική πολιτική για την προστασία των προσώπων που υποβάλλουν αναφορές.
Το λογισμικό είναι το εύκολο μέρος. Τα οργανωτικά βήματα απαιτούν περισσότερη προσοχή, αλλά είναι απολύτως διαχειρίσιμα.
Για αναλυτική επεξήγηση του πώς το EthicsPortal καλύπτει τις απαιτήσεις της Οδηγίας, δείτε τη σελίδα συμμόρφωσης.