Ποιοι πρέπει να συμμορφώνονται με την Οδηγία της ΕΕ για την προστασία των προσώπων που υποβάλλουν αναφορές; #
Η σύντομη απάντηση είναι η εξής: αν ο οργανισμός σας έχει 50 ή περισσότερους εργαζομένους και δραστηριοποιείται στην ΕΕ, σχεδόν βέβαια χρειάζεται εσωτερικό κανάλι αναφορών. Αυτό δεν είναι προαιρετικό. Είναι νόμος και στα 27 κράτη μέλη.
Παρακάτω θα βρείτε όσα χρειάζεστε για να κρίνετε αν υπάγεστε στο πεδίο εφαρμογής, τι απαιτεί πραγματικά η συμμόρφωση και ποιες είναι οι συνέπειες όταν δεν υπάρχει.
Το όριο: 50 εργαζόμενοι #
Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937, άρθρο 8 παράγραφοι 3 και 4, θεσπίζει την υποχρέωση:
- 250+ εργαζόμενοι: το εσωτερικό κανάλι έπρεπε να λειτουργεί ήδη από τις 17 Δεκεμβρίου 2021
- 50–249 εργαζόμενοι: το εσωτερικό κανάλι έπρεπε να λειτουργεί από τις 17 Δεκεμβρίου 2023
Αν έχετε 50 ή περισσότερους εργαζομένους στην ΕΕ, η προθεσμία έχει ήδη παρέλθει. Το κανάλι πρέπει να είναι ήδη σε λειτουργία.
Πώς υπολογίζεται ο αριθμός εργαζομένων #
Η Οδηγία δεν χρησιμοποιεί στενό ορισμό του «εργαζομένου». Τα κράτη μέλη συνήθως συνυπολογίζουν:
- εργαζομένους πλήρους και μερικής απασχόλησης
- εργαζομένους ορισμένου χρόνου και προσωρινά απασχολούμενους
- σε ορισμένες χώρες: αποσπασμένους εργαζομένους, ασκούμενους και μαθητευόμενους
Ο υπολογισμός γίνεται στο επίπεδο της συγκεκριμένης νομικής οντότητας και όχι του ομίλου. Αν ανήκετε σε όμιλο εταιρειών, κάθε οντότητα με 50+ εργαζομένους χρειάζεται δικό της κανάλι, παρότι οι οντότητες με 50–249 εργαζομένους μπορούν να μοιράζονται πόρους για τη λήψη και διερεύνηση αναφορών.
Ποιοι καλύπτονται ανεξαρτήτως μεγέθους #
Ορισμένες κατηγορίες οργανισμών οφείλουν να συμμορφώνονται ανεξάρτητα από τον αριθμό εργαζομένων.
Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες (άρθρο 8 παρ. 4) #
Όλες οι οντότητες που δραστηριοποιούνται στις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες — τράπεζες, επενδυτικές επιχειρήσεις, ασφαλιστικές, ιδρύματα πληρωμών και πάροχοι κρυπτοστοιχείων — πρέπει να διαθέτουν κανάλι αναφορών ανεξάρτητα από το μέγεθός τους.
Δημόσιος τομέας (άρθρο 8 παρ. 9) #
Τα κράτη μέλη μπορούν να απαιτούν από δήμους και άλλους δημόσιους φορείς να θεσπίσουν εσωτερικά κανάλια. Πολλά το έχουν ήδη κάνει, συχνά με χαμηλότερα όρια ή χωρίς όριο.
Εθνικές επεκτάσεις #
Ορισμένα κράτη μέλη υπερβαίνουν το ελάχιστο επίπεδο της Οδηγίας:
- Ιταλία: οι οργανισμοί με πρόγραμμα συμμόρφωσης «Model 231» υπάγονται ανεξαρτήτως μεγέθους
- Βέλγιο: οι επιχειρήσεις με 250+ εργαζομένους πρέπει να δέχονται ανώνυμες αναφορές
- Γαλλία: μετά τον Loi Waserman, ο αναφέρων μπορεί να επιλέγει εσωτερικό ή εξωτερικό κανάλι
Ποιοι μπορούν να υποβάλουν αναφορές #
Η Οδηγία προστατεύει ευρεία κατηγορία «αναφερόντων» και όχι μόνο εργαζομένους. Σύμφωνα με το άρθρο 4, προστατεύονται:
- εργαζόμενοι — υπάλληλοι, δημόσιοι λειτουργοί, ασκούμενοι
- αυτοαπασχολούμενοι — ανάδοχοι και freelancers
- μέτοχοι και μέλη διοικητικών οργάνων
- εθελοντές
- προμηθευτές και οι εργαζόμενοί τους
- υποψήφιοι για εργασία
- πρώην εργαζόμενοι
Το κανάλι σας πρέπει να είναι προσβάσιμο σε όλες αυτές τις ομάδες και όχι μόνο στους σημερινούς εργαζομένους.
Τι σημαίνει στην πράξη συμμόρφωση #
Η ύπαρξη καναλιού σημαίνει ότι καλύπτονται οι απαιτήσεις των άρθρων 8, 9, 16, 18 και 19–21 της Οδηγίας.
1. Ασφαλές κανάλι αναφορών #
Το εσωτερικό κανάλι πρέπει να επιτρέπει γραπτή και, όπου απαιτείται, προφορική υποβολή. Πρέπει:
- να είναι προσβάσιμο σε όλα τα πρόσωπα που καλύπτει η Οδηγία
- να προστατεύει την εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του αναφέροντος
- να μην απαιτεί υποχρεωτικά αποκάλυψη ταυτότητας
2. Τεκμηριωμένη διαδικασία #
Το κανάλι πρέπει να ακολουθεί σαφή διαδικασία:
| Απαίτηση | Προθεσμία | Άρθρο |
|---|---|---|
| Επιβεβαίωση παραλαβής | Εντός 7 ημερών | Άρθρο 9(1)(b) |
| Ορισμός αμερόληπτου προσώπου ή τμήματος | Κατά την παραλαβή | Άρθρο 9(1)(a) |
| Επιμελής παρακολούθηση | Σε συνεχή βάση | Άρθρο 9(1)(c) |
| Ενημέρωση προς τον αναφέροντα | Εντός 3 μηνών | Άρθρο 9(1)(f) |
| Πληροφόρηση για εξωτερικές οδούς αναφοράς | Κατά την υποβολή | Άρθρο 9(1)(g) |
3. Προστασία εμπιστευτικότητας #
Η ταυτότητα του αναφέροντος δεν μπορεί να γνωστοποιείται πέρα από τα πρόσωπα που χειρίζονται την αναφορά, χωρίς τη ρητή συγκατάθεσή του. Αυτό σημαίνει:
- έλεγχο πρόσβασης
- αποφυγή παρακολούθησης που θα μπορούσε να ταυτοποιήσει ανώνυμους αναφέροντες
- κρυπτογράφηση δεδομένων
4. Τήρηση αρχείων #
Οι αναφορές πρέπει να αποθηκεύονται με ασφάλεια και σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο. Πρέπει να υπάρχει ίχνος τεκμηρίωσης που να αποδεικνύει συμμόρφωση σε περίπτωση ελέγχου.
5. Μέτρα κατά των αντιποίνων #
Δεν επιτρέπονται αντίποινα κατά των αναφερόντων. Αυτό περιλαμβάνει απόλυση, υποβιβασμό, στέρηση προαγωγής, αλλαγή καθηκόντων ή οποιοδήποτε άλλο δυσμενές μέτρο.
Τι ΔΕΝ θεωρείται συμμόρφωση #
Ορισμένες πρακτικές δεν καλύπτουν τις απαιτήσεις της Οδηγίας:
- γενική διεύθυνση email όπως
compliance@company.com - ανώνυμο κουτί προτάσεων
- αναφορά στο handbook προσωπικού χωρίς λειτουργικό κανάλι
- εξωτερική τηλεφωνική γραμμή χωρίς διαχείριση υποθέσεων και χωρίς παρακολούθηση προθεσμιών
Τι συμβαίνει αν δεν συμμορφώνεστε #
Κάθε κράτος μέλος έχει προβλέψει κυρώσεις. Διαφέρουν σημαντικά:
| Χώρα | Κύρωση για απουσία καναλιού | Πηγή |
|---|---|---|
| Ισπανία | Έως €1.000.000 | Law 2/2023 |
| Βέλγιο | €24.000–€576.000 και έως 3 έτη φυλάκιση | CMS Expert Guide |
| Γερμανία | €20.000–€500.000 για νομικά πρόσωπα | HinSchG §40 |
| Ιταλία | €10.000–€50.000 | D.Lgs. 24/2023 |
| Πολωνία | Έως PLN 1.080.000 | Act of 14 June 2024 |
Η επιβολή δεν είναι θεωρητική. Οι εθνικές αρχές λειτουργούν πλέον ενεργά και επιβάλλουν πρόστιμα.
Δείτε και τη σελίδα μας για τις κυρώσεις ανά χώρα.
Η ταχύτερη διαδρομή προς τη συμμόρφωση #
Αν ο οργανισμός σας έχει 50+ εργαζομένους, η προθεσμία έχει παρέλθει. Η πρακτική διαδρομή είναι η εξής:
- Θέστε σε λειτουργία κανάλι αναφορών. Το EthicsPortal σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε portal μέσα σε λίγα λεπτά.
- Ορίστε υπεύθυνο. Αναθέστε τουλάχιστον σε ένα αμερόληπτο πρόσωπο την παραλαβή και διερεύνηση αναφορών.
- Ενημερώστε τους εργαζομένους. Κοινοποιήστε το URL και το QR code μέσω posters, onboarding υλικού και εσωτερικών ανακοινώσεων.
- Τεκμηριώστε τη διαδικασία. Υιοθετήστε εσωτερική πολιτική για την προστασία των προσώπων που υποβάλλουν αναφορές.
Το λογισμικό είναι το εύκολο μέρος. Τα οργανωτικά βήματα απαιτούν περισσότερη προσοχή, αλλά είναι απολύτως διαχειρίσιμα.
Για αναλυτική επεξήγηση του πώς το EthicsPortal καλύπτει τις απαιτήσεις της Οδηγίας, δείτε τη σελίδα συμμόρφωσης.
Τελευταία ενημέρωση: