Δωρεάν πρότυπο πολιτικής προστασίας προσώπων που υποβάλλουν αναφορές για την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 #
Κάθε οργανισμός με 50 ή περισσότερους εργαζομένους στην ΕΕ χρειάζεται γραπτή πολιτική προστασίας προσώπων που υποβάλλουν αναφορές. Αυτό δεν είναι προαιρετικό. Απαιτείται από τους εθνικούς νόμους που μεταφέρουν την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937. Οι κυρώσεις για μη συμμόρφωση διαφέρουν ανά χώρα — δείτε τη σελίδα μας για κυρώσεις.
Μια τέτοια πολιτική έχει δύο βασικές λειτουργίες: εξηγεί στους εργαζομένους πώς να υποβάλλουν αναφορές και εξηγεί στον οργανισμό πώς να τις διαχειρίζεται. Χωρίς σαφή πολιτική, οι αναφορές χάνονται, οι χειριστές αυτοσχεδιάζουν και ο οργανισμός αναλαμβάνει τόσο νομικό όσο και φήμης κίνδυνο.
Παρακάτω ακολουθεί πλήρες πρότυπο που μπορείτε να αντιγράψετε και να προσαρμόσετε. Αντικαταστήστε όλα τα στοιχεία σε αγκύλες με τα στοιχεία του οργανισμού σας. Το πρότυπο καλύπτει τα βασικά στοιχεία που απαιτεί η Οδηγία.
Πρότυπο πολιτικής προστασίας προσώπων που υποβάλλουν αναφορές #
[ΟΝΟΜΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ]
Πολιτική προστασίας προσώπων που υποβάλλουν αναφορές
Ημερομηνία έναρξης ισχύος: [ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ]
Εγκρίθηκε από: [ΟΝΟΜΑ / ΘΕΣΗ]
Έκδοση: 1.0
1. Σκοπός και πεδίο εφαρμογής #
Η παρούσα πολιτική θεσπίζει πλαίσιο για την αναφορά ύποπτων παραβάσεων νόμου, κανονισμών ή εσωτερικών κανόνων εντός του [ΟΝΟΜΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ]. Εφαρμόζει τις απαιτήσεις της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης, όπως αυτή έχει μεταφερθεί στο εθνικό δίκαιο του/της [ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ].
Η πολιτική εφαρμόζεται σε όλες τις δραστηριότητες, θυγατρικές και επιχειρησιακές μονάδες του [ΟΝΟΜΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ] εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
2. Ποιοι μπορούν να υποβάλουν αναφορά #
Σύμφωνα με το άρθρο 4 της Οδηγίας, μέσω των καναλιών που περιγράφονται στην παρούσα πολιτική μπορούν να υποβάλλουν αναφορά τα ακόλουθα πρόσωπα:
- νυν και πρώην εργαζόμενοι, συμπεριλαμβανομένων όσων τελούν σε δοκιμαστική περίοδο ή περίοδο προειδοποίησης
- υποψήφιοι για εργασία που απέκτησαν πληροφορίες κατά τη διαδικασία πρόσληψης
- ανάδοχοι, υπεργολάβοι και προμηθευτές
- μέτοχοι και μέλη διοικητικών, διαχειριστικών ή εποπτικών οργάνων
- εθελοντές και ασκούμενοι, αμειβόμενοι ή μη
- κάθε πρόσωπο που εργάζεται υπό την εποπτεία και καθοδήγηση αναδόχων, υπεργολάβων ή προμηθευτών
- πρόσωπα των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, όταν οι πληροφορίες αποκτήθηκαν κατά τη διαδικασία πρόσληψης ή σε προ-συμβατικές διαπραγματεύσεις
Η προστασία επεκτείνεται επίσης σε facilitators, σε συνδεόμενα τρίτα πρόσωπα και σε νομικές οντότητες με τις οποίες ο αναφέρων συνδέεται στο πλαίσιο της εργασίας.
3. Τι μπορεί να αναφέρεται #
Οι αναφορές μπορούν να αφορούν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης στους τομείς του άρθρου 2 της Οδηγίας, μεταξύ άλλων:
- παρατυπίες στις δημόσιες συμβάσεις
- παραβάσεις στις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, την καταπολέμηση νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας
- παραβάσεις σχετικές με την ασφάλεια και συμμόρφωση προϊόντων
- παραβάσεις στην ασφάλεια μεταφορών
- παραβάσεις στην προστασία του περιβάλλοντος
- ζητήματα ακτινοπροστασίας και πυρηνικής ασφάλειας
- ασφάλεια τροφίμων και ζωοτροφών, υγεία και καλή διαβίωση των ζώων
- παραβάσεις στη δημόσια υγεία
- παραβάσεις στην προστασία καταναλωτών
- παραβάσεις στην προστασία ιδιωτικότητας και προσωπικών δεδομένων
- παραβάσεις στην ασφάλεια δικτύων και πληροφοριακών συστημάτων
- παραβάσεις κανόνων ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων
- φορολογικές ρυθμίσεις που υπονομεύουν τον σκοπό της εφαρμοστέας φορολογικής νομοθεσίας
- απάτη, διαφθορά και άλλα ποινικά αδικήματα που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της ΕΕ
Οι αναφορές μπορούν επίσης να αφορούν παραβάσεις εσωτερικών πολιτικών, κωδίκων δεοντολογίας και εφαρμοστέου εθνικού δικαίου, στον βαθμό που το εθνικό δίκαιο του/της [ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ] παρέχει προστασία και για τέτοιες αναφορές.
4. Πώς υποβάλλεται μια αναφορά #
Εσωτερικό κανάλι αναφορών #
Ο/Η [ΟΝΟΜΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ] διαθέτει ασφαλές και εμπιστευτικό εσωτερικό κανάλι:
- Online portal: [URL ΤΟΥ PORTAL]
- Ορισμένο πρόσωπο: [ΟΝΟΜΑ / ΘΕΣΗ ΤΟΥ ΟΡΙΣΜΕΝΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ Ή ΤΜΗΜΑΤΟΣ]
- Εναλλακτικοί τρόποι: [ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ / EMAIL / ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΔΙΑ ΖΩΣΗΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗ]
Οι αναφορές μπορούν να υποβάλλονται ανώνυμα. Οι αναφέροντες που επιλέγουν να παραμείνουν ανώνυμοι λαμβάνουν κωδικό πρόσβασης ώστε να παρακολουθούν την κατάσταση της αναφοράς τους και να επικοινωνούν με ασφάλεια με τον χειριστή της υπόθεσης.
Ο/Η [ΟΝΟΜΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ] ενθαρρύνει τη χρήση του εσωτερικού καναλιού ως πρώτο βήμα, καθώς αυτό επιτρέπει στον οργανισμό να διερευνά και να αντιμετωπίζει ταχύτερα τις παραβάσεις.
Εξωτερική αναφορά σε αρμόδια αρχή #
Τα πρόσωπα που υποβάλλουν αναφορές έχουν δικαίωμα να αναφέρουν οποτεδήποτε και σε αρμόδια εξωτερική αρχή, όπως προβλέπει το άρθρο 10 της Οδηγίας. Δεν υποχρεούνται να χρησιμοποιήσουν πρώτα το εσωτερικό κανάλι.
Η αρμόδια αρχή στο/στη [ΚΡΑΤΟΣ ΜΕΛΟΣ] είναι: [ΟΝΟΜΑ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΤΗΣ ΕΘΝΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ].
Δημόσια αποκάλυψη #
Στις εξαιρετικές περιστάσεις που προβλέπει το άρθρο 15 της Οδηγίας, ο αναφέρων μπορεί να προβεί και σε δημόσια αποκάλυψη και να εξακολουθεί να απολαμβάνει προστασία.
5. Εμπιστευτικότητα #
Η ταυτότητα του αναφέροντος δεν θα γνωστοποιείται πέρα από τα εξουσιοδοτημένα μέλη προσωπικού που είναι αρμόδια να λαμβάνουν ή να παρακολουθούν αναφορές, χωρίς τη ρητή συγκατάθεση του αναφέροντος.
Η υποχρέωση εμπιστευτικότητας καλύπτει και κάθε πληροφορία από την οποία η ταυτότητα του αναφέροντος μπορεί να συναχθεί άμεσα ή έμμεσα.
Η ταυτότητα μπορεί να αποκαλυφθεί μόνο όταν αυτό αποτελεί αναγκαία και αναλογική υποχρέωση βάσει του δικαίου της Ένωσης ή του εθνικού δικαίου στο πλαίσιο έρευνας από αρχές ή δικαστικών διαδικασιών.
Κάθε πρόσωπο που αποκαλύπτει την ταυτότητα αναφέροντος κατά παράβαση της παρούσας πολιτικής υπόκειται σε πειθαρχικές κυρώσεις.
6. Απαγόρευση αντιποίνων #
Ο/Η [ΟΝΟΜΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ] απαγορεύει αυστηρά κάθε μορφή αντιποίνων κατά των προσώπων που υποβάλλουν αναφορές. Αυτό περιλαμβάνει, ενδεικτικά:
- αναστολή, απόλυση ή ισοδύναμα μέτρα
- υποβιβασμό, στέρηση προαγωγής ή αλλαγή καθηκόντων ή τόπου εργασίας
- μείωση αποδοχών ή αλλαγές στο ωράριο
- στέρηση εκπαίδευσης
- αρνητική αξιολόγηση απόδοσης ή αρνητική σύσταση
- εξαναγκασμό, εκφοβισμό, παρενόχληση ή απομόνωση
- διάκριση ή δυσμενή μεταχείριση
- μη μετατροπή προσωρινής σύμβασης σε αορίστου χρόνου
- μη ανανέωση ή πρόωρη λύση προσωρινής σύμβασης
- βλάβη, συμπεριλαμβανομένης βλάβης φήμης ή οικονομικής ζημίας
- blacklisting
- πρόωρη λύση ή ακύρωση σύμβασης παροχής αγαθών ή υπηρεσιών
- ανάκληση άδειας ή διοικητικής έγκρισης
- ψυχιατρικές ή ιατρικές παραπομπές
Το βάρος απόδειξης στις διαδικασίες περί αντιποίνων αντιστρέφεται: αν ο αναφέρων αποδείξει ότι υπέβαλε αναφορά και στη συνέχεια υπέστη βλάβη, τεκμαίρεται ότι η βλάβη συνδέεται με την αναφορά, εκτός αν αποδειχθεί το αντίθετο.
7. Διαδικασία διερεύνησης #
Με την παραλαβή αναφοράς, ο/η [ΟΝΟΜΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ]:
- Επιβεβαιώνει την παραλαβή εντός επτά ημερολογιακών ημερών.
- Αξιολογεί την αναφορά για να διαπιστώσει αν εμπίπτει στο πεδίο της πολιτικής και αν δικαιολογεί διερεύνηση.
- Διερευνά επιμελώς συγκεντρώνοντας σχετικές πληροφορίες, λαμβάνοντας καταθέσεις και εξετάζοντας έγγραφα με τήρηση της εμπιστευτικότητας.
- Παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα εντός τριών μηνών από την επιβεβαίωση παραλαβής.
- Κλείνει την υπόθεση με τεκμηριωμένα πορίσματα και, όπου απαιτείται, προτείνει διορθωτικά μέτρα, πειθαρχικές κυρώσεις ή παραπομπή σε αρμόδιες αρχές.
Αν η αναφορά κριθεί εκτός του πεδίου της παρούσας πολιτικής, ο αναφέρων ενημερώνεται και, όπου ενδείκνυται, παραπέμπεται στην κατάλληλη διαδικασία.
8. Προστασία δεδομένων #
Οι αναφορές και όλα τα σχετικά δεδομένα επεξεργάζονται σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR) και την εφαρμοστέα εθνική νομοθεσία για την προστασία δεδομένων.
Προσωπικά δεδομένα που προδήλως δεν σχετίζονται με τη διαχείριση συγκεκριμένης αναφοράς δεν συλλέγονται ή, αν συλλεχθούν κατά λάθος, διαγράφονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.
Τα δεδομένα των αναφορών διατηρούνται όχι περισσότερο απ’ όσο είναι αναγκαίο και αναλογικό για τους σκοπούς της παρούσας πολιτικής και του εφαρμοστέου δικαίου. Ο/Η [ΟΝΟΜΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ] ορίζει και τεκμηριώνει συγκεκριμένες περιόδους διατήρησης σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο.
9. Εκπαίδευση και ενημέρωση #
Ο/Η [ΟΝΟΜΑ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ]:
- εκπαιδεύει όλους τους ορισμένους χειριστές υποθέσεων σχετικά με τις υποχρεώσεις τους βάσει της παρούσας πολιτικής και του εφαρμοστέου δικαίου
- ενημερώνει όλους τους εργαζομένους και τα λοιπά πρόσωπα της ενότητας 2 για τη διαθεσιμότητα και τη χρήση του εσωτερικού καναλιού
- καθιστά την παρούσα πολιτική εύκολα προσβάσιμη, μεταξύ άλλων στο intranet της εταιρείας και στη διαδικασία onboarding
10. Αναθεώρηση #
Η πολιτική αυτή επανεξετάζεται τουλάχιστον ετησίως και επικαιροποιείται όταν απαιτείται ώστε να αντανακλά αλλαγές στο εφαρμοστέο δίκαιο, στην οργανωτική δομή ή στις βέλτιστες πρακτικές.
11. Επικοινωνία #
Για ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα πολιτική ή το κανάλι αναφορών:
- Ορισμένο πρόσωπο: [ΟΝΟΜΑ / ΘΕΣΗ]
- Email: [ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ EMAIL]
- Portal αναφορών: [URL]
Τέλος εγγράφου.
Χρήση αυτού του προτύπου #
Αντιγράψτε το παραπάνω κείμενο στη μορφή εγγράφων της εταιρείας σας, αντικαταστήστε όλα τα στοιχεία σε αγκύλες και ζητήστε έλεγχο από τη νομική σας ομάδα. Το πρότυπο καλύπτει τις απαιτήσεις της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937, αλλά ο εθνικός νόμος μεταφοράς μπορεί να επιβάλλει και πρόσθετες υποχρεώσεις.
Μόλις η πολιτική σας είναι έτοιμη, χρειάζεστε και τεχνικό κανάλι για τη λήψη αναφορών. Το EthicsPortal παρέχει ασφαλές ανώνυμο portal αναφορών που καλύπτει τις απαιτήσεις για εσωτερικό κανάλι και ενεργοποιείται μέσα σε λίγα λεπτά.
Τελευταία ενημέρωση: