Ανώνυμη έναντι εμπιστευτικής αναφοράς whistleblowing: ποια είναι η διαφορά; #
Οι υπεύθυνοι συμμόρφωσης χρησιμοποιούν συχνά τους όρους «ανώνυμη» και «εμπιστευτική» σαν να είναι το ίδιο πράγμα όταν μιλούν για αναφορές whistleblowing. Δεν είναι. Η διάκριση έχει σημασία τόσο νομικά όσο και πρακτικά.
Αν αυτή η διάκριση χαθεί, μπορεί να υπονομευθεί η εμπιστοσύνη στο κανάλι αναφορών, να εκτεθεί ο οργανισμός σας σε ευθύνη ή να γίνει η διερεύνηση πιο δύσκολη απ’ όσο χρειάζεται. Ακολουθεί τι σημαίνει κάθε όρος, τι λέει η Οδηγία της ΕΕ και πώς αντιμετωπίζονται και οι δύο επιλογές στην πράξη.
Ορισμοί #
Ανώνυμη αναφορά #
Η ταυτότητα του αναφέροντος είναι άγνωστη σε όλους, ακόμη και στον χειριστή της υπόθεσης. Ο οργανισμός λαμβάνει την αναφορά αλλά δεν έχει τρόπο να προσδιορίσει ποιος την υπέβαλε. Ο αναφέρων δεν δίνει όνομα, email ή άλλη ταυτοποιητική πληροφορία.
Η πραγματική ανωνυμία σημαίνει ότι ακόμη και αν ο οργανισμός ήθελε να ταυτοποιήσει τον αναφέροντα, δεν θα μπορούσε, επειδή το σύστημα είναι σχεδιασμένο να το αποτρέπει.
Εμπιστευτική αναφορά #
Η ταυτότητα του αναφέροντος είναι γνωστή στον χειριστή της υπόθεσης ή σε περιορισμένο αριθμό εξουσιοδοτημένων προσώπων, αλλά προστατεύεται από κοινοποίηση σε οποιονδήποτε άλλον. Ο χειριστής γνωρίζει ποιος υπέβαλε την αναφορά, αλλά δεσμεύεται νομικά και οργανωτικά να μη γνωστοποιήσει αυτή την ταυτότητα.
Η εμπιστευτικότητα είναι μια υπόσχεση που στηρίζεται σε νομικές εγγυήσεις. Η ανώνυμη αναφορά αφαιρεί εξαρχής την ανάγκη για αυτή την υπόσχεση.
Τι λέει η Οδηγία της ΕΕ #
Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 αναφέρεται και στις δύο έννοιες, αλλά αφήνει διακριτική ευχέρεια στα κράτη μέλη όσον αφορά τις ανώνυμες αναφορές.
Εμπιστευτικότητα (άρθρο 16): εδώ η Οδηγία είναι σαφής. Η ταυτότητα του αναφέροντος δεν μπορεί να γνωστοποιείται πέρα από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό χωρίς τη ρητή συγκατάθεση του αναφέροντος. Αυτό ισχύει για όλες τις αναφορές, είτε ο αναφέρων αποκαλύπτει την ταυτότητά του είτε όχι. Η εμπιστευτικότητα είναι υποχρεωτική.
Ανώνυμη αναφορά (άρθρο 6(2–3), αιτιολογική σκέψη 34): η Οδηγία δεν υποχρεώνει τα κράτη μέλη να δέχονται ανώνυμες αναφορές μέσω εσωτερικών καναλιών. Δηλώνει όμως ρητά ότι μπορούν να επιλέξουν να τις επιτρέψουν ή να τις απαιτήσουν. Όπου οι ανώνυμες αναφορές γίνονται δεκτές, πρέπει να αντιμετωπίζονται με την ίδια επιμέλεια όπως και οι επώνυμες.
Στην πράξη, η πλειονότητα των κρατών μελών που έχουν μεταφέρει την Οδηγία απαιτούν ή ενθαρρύνουν έντονα την ανώνυμη αναφορά. Ακόμη και εκεί όπου δεν είναι νομικά υποχρεωτική, θεωρείται βέλτιστη πρακτική επειδή αυξάνει τον αριθμό των αναφορών.
Αμφίδρομη επικοινωνία (άρθρο 9(1)(b)): η Οδηγία απαιτεί τα κανάλια αναφορών να επιτρέπουν επικοινωνία με τον αναφέροντα, συμπεριλαμβανομένης επιβεβαίωσης παραλαβής και ενημέρωσης. Για ανώνυμους αναφέροντες, αυτό σημαίνει ότι το κανάλι πρέπει να υποστηρίζει αμφίδρομα μηνύματα χωρίς αποκάλυψη ταυτότητας, συνήθως μέσω κωδικού πρόσβασης ή αριθμού υπόθεσης.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα #
Ανώνυμη αναφορά #
Πλεονεκτήματα:
- αφαιρεί εντελώς τον φόβο ταυτοποίησης
- αυξάνει τον αριθμό αναφορών, ιδιαίτερα για ευαίσθητα ζητήματα
- προστατεύει τον αναφέροντα ακόμη και αν αποτύχουν τα μέτρα εμπιστευτικότητας
- ενισχύει την εμπιστοσύνη στο κανάλι
Μειονεκτήματα:
- η παρακολούθηση της υπόθεσης είναι δυσκολότερη αν δεν υπάρχουν αμφίδρομα μηνύματα
- ορισμένες αναφορές μπορεί να είναι λιγότερο αναλυτικές
- κάποιοι οργανισμοί ανησυχούν για κακόπιστες ή αστήρικτες αναφορές
- η διερεύνηση μπορεί να γίνει πιο απαιτητική όταν δεν είναι γνωστή η θέση του αναφέροντος
Εμπιστευτική αναφορά #
Πλεονεκτήματα:
- διευκολύνει την επικοινωνία για διευκρινίσεις
- ο ρόλος και η οπτική του αναφέροντος βοηθούν τη διερεύνηση
- οι αναφορές είναι συχνά πιο αναλυτικές
- ο χειριστής μπορεί να αξιολογήσει ευκολότερα την αξιοπιστία
Μειονεκτήματα:
- απαιτεί εμπιστοσύνη ότι η εμπιστευτικότητα θα τηρηθεί
- μια παραβίαση ασφάλειας ή απρόσεκτη αποκάλυψη μπορεί να εκθέσει τον αναφέροντα
- αρκετοί εργαζόμενοι δεν θα χρησιμοποιήσουν το κανάλι αν πρέπει να ταυτοποιηθούν
- ο οργανισμός αναλαμβάνει τον νομικό κίνδυνο της τήρησης εμπιστευτικότητας
Πώς λειτουργεί στην πράξη η ανώνυμη αναφορά #
Η ανώνυμη αναφορά δεν σημαίνει ότι ο αναφέρων στέλνει ένα μήνυμα στο κενό και δεν λαμβάνει ποτέ απάντηση. Οι σύγχρονες πλατφόρμες επιλύουν αυτό το πρόβλημα με κωδικούς πρόσβασης.
Συνήθως η διαδικασία έχει ως εξής:
- Ο αναφέρων υποβάλλει αναφορά μέσω του portal χωρίς να δώσει προσωπικά στοιχεία.
- Το σύστημα δημιουργεί μοναδικό κωδικό πρόσβασης ή αριθμό υπόθεσης.
- Ο αναφέρων αποθηκεύει τον κωδικό.
- Ο χειριστής εξετάζει την αναφορά και μπορεί να αναρτήσει ερωτήσεις ή ενημερώσεις.
- Ο αναφέρων επιστρέφει στο portal, εισάγει τον κωδικό και βλέπει τα μηνύματα, χωρίς να αποκαλύπτει την ταυτότητά του.
Αυτό το μοντέλο ικανοποιεί την απαίτηση της Οδηγίας για αμφίδρομη επικοινωνία διατηρώντας παράλληλα την ανωνυμία.
Γιατί είναι σωστό να προσφέρετε και τις δύο επιλογές #
Τα ισχυρότερα κανάλια αναφορών δίνουν επιλογή: υποβολή ανώνυμα ή γνωστοποίηση ταυτότητας με εγγύηση εμπιστευτικότητας.
Οι λόγοι είναι σαφείς:
- διαφορετικές περιστάσεις απαιτούν διαφορετική προσέγγιση
- η επιλογή ενισχύει την εμπιστοσύνη
- έτσι καλύπτετε τα κράτη όπου η ανώνυμη αναφορά είναι υποχρεωτική και υπερβαίνετε το ελάχιστο όπου δεν είναι
- τα καλύτερα κανάλια οδηγούν σε περισσότερες αναφορές
Πώς το χειρίζεται το EthicsPortal #
Το EthicsPortal υποστηρίζει τόσο ανώνυμη όσο και εμπιστευτική αναφορά:
- ανωνυμία by default — δεν απαιτούνται όνομα, email ή λογαριασμός
- προαιρετική γνωστοποίηση ταυτότητας — ο αναφέρων μπορεί να επιλέξει να δώσει όνομα ή στοιχεία επικοινωνίας
- μηνύματα με κωδικό πρόσβασης — κάθε αναφορά λαμβάνει μοναδικό κωδικό για αμφίδρομη επικοινωνία
- επιβαλλόμενη εμπιστευτικότητα — αν ο αναφέρων αποκαλύψει την ταυτότητά του, αυτή είναι ορατή μόνο στους ορισμένους χειριστές
Έτσι ο αναφέρων ελέγχει το επίπεδο έκθεσής του, ενώ ο χειριστής διατηρεί τα εργαλεία που χρειάζεται για αποτελεσματική διερεύνηση.
Το βασικό συμπέρασμα #
Ανώνυμη σημαίνει ότι ο χειριστής δεν γνωρίζει ποιος είστε. Εμπιστευτική σημαίνει ότι γνωρίζει, αλλά δεσμεύεται νομικά να μη γνωστοποιήσει την ταυτότητά σας. Και οι δύο επιλογές υπηρετούν τον ίδιο σκοπό, αλλά με διαφορετικό τρόπο.
Η Οδηγία της ΕΕ επιβάλλει εμπιστευτικότητα. Για τις ανώνυμες αναφορές αφήνει περιθώριο στα κράτη μέλη, τα περισσότερα από τα οποία πλέον τις απαιτούν ή τις συνιστούν. Η ασφαλέστερη προσέγγιση για τον οργανισμό και για τους αναφέροντες είναι να προσφέρετε και τα δύο.
Τελευταία ενημέρωση: