Einen Meldungsfall bearbeiten
3:44 · · Deutsch · mit Untertiteln
Für Fallbearbeiter. Ein fiktiver Fall in EthicsPortal vom Eingang bis zum Abschluss: eine unparteiische Person zuweisen, den Eingang bestätigen, das Risiko einschätzen, nachfragen, interne Notizen getrennt halten, fristgerecht zurückmelden und mit belastbarer Dokumentation abschließen.
Kapitel und Transkript
Bearbeiten Sie eine Meldung vom Eingang bis zum Abschluss, und dokumentieren Sie alles vollständig. Das sind die Mindestregeln der EU. Ihr Verfahren und das nationale Recht gelten zusätzlich.
Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Konto an. Wählen Sie die richtige Organisation. Öffnen Sie „Meldungen“. Prüfen Sie, welche Fälle auf eine Eingangsbestätigung warten, welche Fristen nahe sind und welche Fälle neue Antworten haben. Lesen Sie die ganze Meldung und alle Anhänge, bevor Sie handeln.
Prüfen Sie zuerst Interessenkonflikte. Ein Administrator wählt die zuständige Person und fügt Beteiligte hinzu. Geben Sie nur befugten Personen Zugriff. Administratoren und Betrachter sehen alle Fälle. Eine Zuweisung verbirgt einen Fall nicht vor ihnen.
Wählen Sie „Eingang bestätigen“. Das erfasst den Eingang und informiert die hinweisgebende Person. Das EU-Minimum sind sieben Tage. Prüfen Sie Ihre nationalen Vorschriften. Die Bestätigung belegt den Eingang. Sie bedeutet nicht, dass der Vorwurf bewiesen ist.
Prüfen Sie unmittelbare Sicherheitsrisiken, Repressalien und Beweise, die verschwinden können. Leiten Sie dringende Risiken an den richtigen Not- oder Fachdienst weiter. Entscheiden Sie, ob das Verfahren gilt und wer ermittelt. Behandeln Sie jeden Vorwurf als unbewiesen.
Fragen Sie unter „Nachrichten“ nach den fehlenden Fakten. Hier fragen wir nach dem Lieferanten und dem Lieferdatum. Wählen Sie dann „An die hinweisgebende Person senden“. Fragen Sie neutral. Fragen Sie nie nach der Identität der hinweisgebenden Person. Bitten Sie sie nie, Beweise rechtswidrig zu beschaffen. Erklären Sie den nächsten Schritt, aber versprechen Sie kein Ergebnis.
Halten Sie Ihre Bewertung in „Notizen“ fest. Die hinweisgebende Person sieht die Notizen nie. Dokumentieren Sie die Beweise, die Entscheidung, die Gründe und den nächsten Schritt. Nehmen Sie nur relevante personenbezogene Daten auf. Der Audit-Trail protokolliert die Ereignisse im Fall. Er ersetzt nicht Ihre Ermittlungsdokumentation.
Teilen Sie der hinweisgebenden Person unter „Nachrichten“ mit, welche Maßnahmen ergriffen wurden oder geplant sind, und warum. Schützen Sie Identitäten, Dritte und die Ermittlung. Wenn die Arbeit weitergeht, nennen Sie den Stand und das Datum der nächsten Information. Bis zur Rückmeldefrist muss die Ermittlung nicht abgeschlossen sein.
Die Rückmeldung ist drei Monate nach der Eingangsbestätigung fällig. Ohne Eingangsbestätigung ist sie drei Monate nach den ersten sieben Tagen fällig. EthicsPortal rechnet mit dem früheren Datum. Eine verspätete Eingangsbestätigung verlängert die Frist nie.
Wählen Sie nach Ihrer Rückmeldung „Gesendete Rückmeldung erfassen“. Das markiert nur einen Schritt. Es schreibt keine Antwort. Wenn es angemessen ist, wählen Sie das Ergebnis und ob sich der Hinweis bestätigt hat. Senden Sie das Ergebnis und die Gründe, bevor Sie den Fall schließen. Ein abgeschlossener Fall beweist keine Rechtskonformität.
Prüfen Sie den Audit-Trail. Bewahren Sie den Fall für Ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf. Klären Sie Löschsperren und Löschung mit der zuständigen Person. Behandeln Sie jedes heruntergeladene PDF als vertraulich. Öffnen Sie den Fall wieder, wenn neue Fakten vorliegen. Gehen Sie Repressalien weiter nach.