Yaroslav Shmarov · Veröffentlicht 12. November 2026

Hinweisgebersystem wechseln ohne Lücke #

Die meisten Organisationen planen den Wechsel des Hinweisgebersystems für den Tag, an dem der alte Vertrag endet. Dieser Plan hat ein Problem. An diesem Tag enthält das alte System noch offene Fälle, und die hinweisgebenden Personen schreiben dort weiter Nachrichten. Das neue System kann diese Fälle nicht übernehmen.

Ein Wechsel braucht deshalb eine Übergangszeit. Neue Meldungen gehen an den neuen Meldekanal. Offene Fälle werden im alten System abgeschlossen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie diese Zeit planen und wie EthicsPortal sie kostenlos macht.

Warum offene Fälle nicht umziehen können #

Eine Meldung ist mehr als ein Text. Sie ist ein Austausch mit einer hinweisgebenden Person, oft anonym, die mit einer Fallnummer und einem Passwort zurückkommt. Diese Zugangsdaten kennt nur das alte System. Zum Fall gehört außerdem eine Historie: Eingangsdatum, Eingangsbestätigung, Nachrichten, Entscheidungen und Protokoll.

Diese Historie können Sie als Unterlage exportieren. Den Austausch können Sie nicht übertragen. Die Zugangsdaten existieren im neuen System nicht, und eine anonyme Person können Sie außerhalb des Kanals nicht erreichen, um ihr neue Zugangsdaten zu geben.

Auch die gesetzlichen Fristen laufen weiter. Nach Artikel 9 der Richtlinie 2019/1937 und § 17 HinSchG bestätigen Sie den Eingang einer Meldung innerhalb von 7 Tagen und geben innerhalb von 3 Monaten eine Rückmeldung. Für einen offenen Fall halten Sie diese Fristen im alten System ein.

Der Wechsel Schritt für Schritt #

Zeitstrahl eines Wechsels mit zwei Balken. Das alte System erhält alle Meldungen bis Tag 1, wenn der Meldeeingang umgestellt wird. Von da an bis zum Ende des alten Vertrags behält es nur offene Fälle bis zu ihrem Abschluss, und EthicsPortal erhält alle neuen Meldungen kostenlos. Nach Ende des alten Vertrags erhält EthicsPortal alle Meldungen. — Zwei Systeme laufen parallel, aber Sie zahlen immer nur eines. In voller Größe öffnen

1. Den alten Vertrag prüfen #

Klären Sie vier Punkte, bevor Sie planen:

Vertragsende und Kündigungsfrist. Viele Verträge verlängern sich automatisch, wenn Sie nicht rechtzeitig kündigen.
Export. Fragen Sie, in welchem Format Sie Fälle, Nachrichten, Anhänge und Protokolle erhalten.
Zugang nach Vertragsende. Manche Anbieter erlauben noch eine Zeit lang Lesezugriff. Andere löschen die Daten.
Meldeeingang. Fragen Sie, ob der Anbieter das Formular für neue Meldungen schließen und offene Fälle weiterführen kann. Das macht die Übergangszeit übersichtlicher.

2. Am Tag 1 den Meldeeingang umstellen #

Richten Sie EthicsPortal ein: zuständige Personen, Kategorien, Sprachen und Ihre Richtlinie zum Hinweisgeberschutz. Ersetzen Sie dann den alten Link überall, wo Beschäftigte ihn finden:

im Footer der Website und auf der Seite zur Richtlinie
im Intranet, im Mitarbeiterhandbuch und auf Aushängen
in den Hinweisen zur telefonischen und persönlichen Meldung, falls Sie diese anbieten
in Unterlagen für Lieferanten und Partner, falls externe Personen melden können

Ab diesem Tag gehen neue Meldungen an EthicsPortal. Das alte System erhält nur noch Nachrichten zu offenen Fällen.

3. Beide Systeme in der Übergangszeit betreiben #

Bestimmen Sie eine Person, die das alte System regelmäßig prüft, zum Beispiel alle zwei Arbeitstage. Hinweisgebende Personen mit offenen Fällen nutzen es weiter. Jede Frist, die im alten System begonnen hat, endet auch dort.

Wenn jemand im alten System versehentlich einen neuen Sachverhalt meldet, antworten Sie dort und nennen Sie den neuen Meldekanal.

4. Das alte System beenden #

Vor Vertragsende:

Schließen Sie die Fälle, die Sie schließen können. Geben Sie Rückmeldung und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Dokumentieren Sie die Fälle, die offen bleiben. Exportieren Sie die vollständige Akte. Teilen Sie der hinweisgebenden Person im alten System mit, an welchem Tag der Kanal schließt und wie sie weitermachen kann: mit einer neuen Meldung im neuen Meldekanal, die sich auf die alte Fallnummer bezieht.
Exportieren Sie alles für die Aufbewahrung. Bewahren Sie Fallakten und Protokolle so lange auf, wie Ihre Richtlinie und das Gesetz es verlangen.

5. Ihre Unterlagen anpassen #

Ein neuer Anbieter ist ein neuer Auftragsverarbeiter. Schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag ab und passen Sie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Datenschutzhinweise für hinweisgebende Personen an. Prüfen Sie, ob der Betriebsrat vor dem Wechsel zu beteiligen ist.

Kostenlos bis zum Ende Ihres aktuellen Vertrags #

Wegen der Übergangszeit warten viele Organisationen. Niemand möchte für dieselben Monate zwei Anbieter bezahlen. Also rückt der Wechsel auf den letzten möglichen Tag, und die offenen Fälle haben keinen Platz mehr.

EthicsPortal ist für Ihre Organisation kostenlos, ab dem Tag der Umstellung bis zum Ende Ihres aktuellen Vertrags, für bis zu 12 Monate. Die Abrechnung beginnt am Tag danach. Sie zahlen immer nur einen Anbieter, und Sie können die Übergangszeit bis zu einem Jahr vor Ende Ihres aktuellen Vertrags beginnen.

Nennen Sie uns dafür bei der Einrichtung das Enddatum Ihres aktuellen Vertrags. Den Vertrag selbst brauchen wir nicht, und wir brauchen keine Meldungsdaten aus dem alten System.

Wenn Sie EthicsPortal später verlassen #

Dieselben Regeln gelten auch in die andere Richtung. Jede Meldung lässt sich als PDF mit vollständigem Nachrichtenverlauf, Zeitstrahl und Protokoll exportieren, und Administratoren können jederzeit alle Daten der Organisation als ZIP-Datei exportieren. Details finden Sie in den FAQ.