Der interne Meldekanal, den das Hinweisgeberschutzgesetz vorschreibt

So funktioniert es

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   Schritt 1: Portal konfigurieren

   Organisationskonto einrichten, Begrüßungstext, Meldekategorien und Logo des Portals konfigurieren. Keine technische Einrichtung erforderlich.

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   Schritt 2: Link teilen

   Geben Sie Ihren Beschäftigten den Portal-Link oder QR-Code. Meldungen können anonym aus jedem Browser abgegeben werden — ohne App, ohne Konto.

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   Schritt 3: Meldungen sicher bearbeiten

   Wenn eine Meldung eingeht, kommunizieren Sie verschlüsselt mit der hinweisgebenden Person, behalten Sie die 7-Tage- und 3-Monats-Fristen im Blick und exportieren Sie vollständige Fallakten für Audit und Aufsicht.

Entwickelt für die EU-Compliance

Die Fragen, die Rechts- und Compliance-Abteilungen stellen, bevor sie einen Meldekanal freigeben, klar beantwortet.

• Können Hinweisgeber vollständig anonym bleiben? →

  Ja. Kein Konto, keine IP-Protokollierung, und Datei-Metadaten werden beim Upload entfernt. Sich zu erkennen zu geben ist freiwillig.

• Werden die gesetzlichen Fristen der Richtlinie überwacht? →

  Ja. Die Sieben-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung und die Drei-Monats-Frist für die Rückmeldung laufen automatisch, und überfällige Fälle werden gekennzeichnet.

• Ist der Zugriff auf Meldungen auf die von Ihnen autorisierten Personen beschränkt? →

  Ja. Rollenbasierter Zugriff. Nur Administratoren und zugewiesene Fallbearbeiter sehen einen Fall, und Hinweisgeber sehen nie den Namen eines Bearbeiters.

• Werden Meldedaten verschlüsselt und in der EU gespeichert? →

  Ja. Verschlüsselt im Ruhezustand und gehostet in Nürnberg, Deutschland. Meldedaten verlassen die EU nie.

• Können Sie telefonisch oder persönlich abgegebene Meldungen aufnehmen? →

  Ja. Zeigen Sie eine Telefonnummer im Portal an und erfassen Sie telefonische, schriftliche und persönliche Meldungen an einem Ort.

• Gibt es eine manipulationssichere Aufzeichnung jeder Aktion? →

  Ja. Der Audit-Trail ist nur anfügbar. Nichts kann bearbeitet oder gelöscht werden, sodass Sie einer Aufsichtsbehörde nachweisen können, was geschehen ist.

• Können Sie festlegen, wie lange Daten gespeichert werden, und sie automatisch löschen? →

  Ja. Wählen Sie eine Aufbewahrungsfrist von 12 bis 60 Monaten. Abgeschlossene Fälle werden bei Ablauf automatisch gelöscht.

• Gibt es einen AVV und eine veröffentlichte Liste der Unterauftragsverarbeiter? →

  Ja. Ein öffentlicher Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), auf Anfrage gegengezeichnet, sowie die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter nach Artikel 28.

Nachweise für Audit und Aufsicht

Vier Compliance-Dokumente direkt aus dem Portal — bereit für Rechtsabteilung, Compliance oder Aufsichtsbehörde.

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  Compliance-Bericht

  Checkliste zur Richtlinie 2019/1937, SLA-Kennzahlen, Datenschutzmaßnahmen und Zusammenfassung des Audit-Protokolls — ohne Offenlegung sensibler Meldungsinhalte.

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  Compliance-Zertifikat

  Teilbarer Nachweis, dass Ihre Organisation einen internen Meldekanal gemäß HinSchG und EU-Richtlinie 2019/1937 betreibt.

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  Hinweisgeber-Richtlinie

  Sofort einsetzbare interne Richtlinie, die Ihre Organisation veröffentlichen und an Beschäftigte kommunizieren kann.

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  Datenschutzhinweise

  DSGVO-Informationspflichten nach Art. 13/14, die hinweisgebenden Personen vor der Meldung angezeigt werden — vorausgefüllt mit den Verantwortlichen-Daten Ihrer Organisation.